Um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren, müssen Unternehmen zahlreiche gesetzliche Bestimmungen einhalten. Dazu gehören unter anderem Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen. Manche Unternehmen schrecken jedoch vor komplexen Gesetzestexten zurück und scheuen deshalb die Einführung eines ECM-Systems. Dabei sind die wichtigsten Regelungen schnell erklärt.
Der neue Leitfaden des Digitalverbands Bitkom „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ erläutert in zehn einfachen Sätzen die wichtigsten Regelungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und gibt Ratschläge für die digitale Archivierung in Unternehmen:
- Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
- Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
- Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
- Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
- Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
- Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
- Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
- Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
- Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
- Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.
Der kostenlose Leitfaden ist in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) entstanden.
Weitere aktuelle Publikationen zur elektronischen Archivierung:
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