Viele Unternehmen haben ihre Dokumentenprozesse inzwischen digitalisiert: Rechnungen werden eingescannt, Unterlagen archiviert und Prozesse teilweise automatisiert. Geht es aber um den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Dokumentenverarbeitung, stehen viele Unternehmen noch am Anfang. Gerade dort, wo Dokumente in verschiedenen Formaten eingehen und mehrere Beteiligte in den Prozess eingebunden sind, bleibt der Arbeitsaufwand in der Regel hoch.
Im Rahmen unserer KI-Webinarserie haben wir daher diesmal einen Blick auf einen konkreten Anwendungsfall, nämlich den der mateco GmbH, geworfen. Gemeinsam mit DocuWare hat das Unternehmen einen zuvor sehr zeitaufwendigen und manuellen Dokumentenprozess automatisiert – und dabei gezeigt, wie Intelligent Document Processing (IDP) und KI-basierte Prozesse die Effizienz im Arbeitsalltag deutlich steigern können.
Übersicht:
- Ein komplexes Umfeld mit vielen Dokumenten
- Wenn Papier zum Zeitfresser wird
- Digitale Transformation mit DocuWare IDP
- Effiziente Workflows: Automatisierung im Alltag
- Weniger Aufwand, mehr Transparenz
- Zukunftsfähigkeit: KI, die mitwächst
- Vielseitige Einsatzmöglichkeiten: Über Strafzettel hinaus
- Fazit: Automatisiertes Dokumentenmanagement als echter Mehrwert
Ein komplexes Umfeld mit vielen Dokumenten
Die mateco GmbH verfügt über ein dichtes Netzwerk aus mehr als 60 Niederlassungen und vermietet tausende Arbeitsbühnen sowie zahlreiche Fahrzeuge für deren Transport, Service und Wartung. Diese dezentrale Struktur hat zur Folge, dass täglich verschiedene Personen mit den Fahrzeugen unterwegs sind – angefangen bei den eigenen Mitarbeitenden über Servicetechniker bis hin zu externen Fahrern und Kunden.
Eine so große Flotte bedeutet zwangsläufig auch Verkehrsverstöße. Bei mateco gehen jährlich rund 1.500 Strafzettel ein – Tendenz steigend. Neben klassischen Bußgeldverstößen spielen dabei auch zunehmend Schreiben privater Parkraumbetreiber eine Rolle, die mithilfe automatischer Kennzeichenerfassung Verstöße dokumentieren. Was zunächst nach einem einfachen Verwaltungsfall klingt, entpuppte sich in der Praxis als sehr aufwendig.
Wenn Papier zum Zeitfresser wird
Vor der Einführung von DocuWare IDP wurde die eingehende Post zunächst über einen Nachsendeauftrag zu einem externen Scan-Dienstleister weitergeleitet. Dieser öffnete die Briefe, digitalisierte sie und stellte die Dokumente anschließend über ein Webportal zum Download bereit.
Erst danach begann der eigentliche Bearbeitungsprozess: Die zuständigen Mitarbeitenden mussten jedes Dokument einzeln herunterladen, intern weiterleiten und anschließend herausfinden, wer das betreffende Fahrzeug zum Zeitpunkt des Verstoßes genutzt hatte. Dafür suchten sie zunächst anhand des Kennzeichens im ERP-System nach dem Fahrzeug, um den entsprechenden Standort zu bestimmen. Anschließend kontaktierten sie die jeweiligen Niederlassungen per E-Mail, um den Fahrer zu identifizieren.
Dieser Ablauf war nicht nur zeitintensiv, sondern auch schwer überschaubar. Fehlende Rückmeldungen und die mangelnde Übersicht über offene Vorgänge, zusätzliche Mahnungen und ein hoher Abstimmungsaufwand gehörten zum Tagesgeschäft. Nicht selten landeten wichtige Poststücke versehentlich sogar direkt bei Führungskräften zuhause.
Hinzu kam, dass Strafzettel von unterschiedlichen Behörden ausgestellt werden und daher kein einheitliches Dokumentenlayout vorhanden ist. Informationen wie Aktenzeichen, Tatzeitpunkt oder Zahlungsdaten befinden sich häufig an verschiedenen Stellen im Dokument. Tom Imhof, Mitarbeiter im Flottenmanagement bei mateco, erinnert sich: „So ging es einfach nicht mehr weiter. Zu viele Hürden, zu viel Manuelles, zu wenig Transparenz.“
Digitale Transformation mit DocuWare IDP
Die Entscheidung, DocuWare IDP einzusetzen, brachte die dringend benötigte Wende. Im neuen Prozess können sämtliche Dokumente stapelweise gescannt werden, egal, ob es sich um Strafzettel, Rechnungen oder andere Post handelt. „Die KI trennt und erkennt verschiedene Dokumenttypen – etwa Strafzettel oder Rechnungen – völlig automatisch“, erklärt Marc Inden, Director Process Automation & IDP bei DocuWare, in der Webinar-Demo.
Sobald ein Strafzettel identifiziert wurde, liest das System automatisch alle relevanten Informationen aus dem Dokument aus. Dazu gehören beispielsweise Aktenzeichen, Kennzeichen, Tatzeitpunkt, IBAN oder die Kontaktdaten der Behörde. Diese Daten stehen unabhängig vom Layout sofort digital zur Verfügung und bilden damit die Grundlage für den nächsten Schritt.
Effiziente Workflows: Automatisierung im Alltag
Spätestens hier beginnt der wahre Mehrwert der Automatisierung. Für jeden neuen Vorgang startet automatisch ein passender Workflow im DocuWare System. Wer am jeweiligen Fahrzeug war, welche Abteilung oder Niederlassung betroffen ist und welche weiteren Schritte einzuleiten sind, wird auf Basis der hinterlegten Daten elektronisch abgefragt und zugeordnet.
Die Kommunikation mit den zuständigen Mitarbeitenden oder auch direkt mit Kunden wird durch automatisch generierte E-Mail-Vorlagen erleichtert. Standardantworten werden direkt aus dem System heraus verschickt und inklusive aller relevanten Dokumente versendet. Dies führt nicht nur zu höherer Prozessgeschwindigkeit, sondern auch zu deutlich mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Verfahren.
Weniger Aufwand, mehr Transparenz
Die Auswirkungen der Automatisierung sind deutlich messbar. Durch die automatisierte Datenerkennung, die Integration mit bestehenden Systemen und die workflow-basierte Bearbeitung konnte mateco laut Imhof den manuellen Aufwand deutlich reduzieren: „Wir sparen pro Strafzettel ungefähr acht Minuten ein – insgesamt rund 200 Stunden Arbeit im Jahr!“
Von der manuellen E-Mail-Bearbeitung über die Abfrage in unterschiedlichen Systemen bis hin zur fehlenden Übersicht über offene Vorgänge ist der gesamte Prozess heute schlanker, effizienter und sicherer. Ein Nebeneffekt: Fehlerquellen werden auf ein Minimum reduziert, während die Mitarbeitenden sich deutlich öfter anderen, wertschöpfenden Aufgaben widmen können.
Zukunftsfähigkeit: KI, die mitwächst
Ein weiterer wichtiger Vorteil von Intelligent Document Processing liegt in der Flexibilität. Dokumente mit unterschiedlichen Layouts lassen sich zuverlässig verarbeiten, da die KI unabhängig von festen Positionen im Dokument erkennt. Darüber hinaus können Anwendende die integrierte KI mit eigenen Beispieldaten versorgen und nachtrainieren, um neue Dokumenttypen oder spezifische Unternehmensanforderungen abzubilden – ohne dass hierfür Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Anders als generative KI-Lösungen wie etwa ChatGPT, die auf Textinterpretation und Antwortgenerierung setzen, arbeitet DocuWare IDP streng dokumentenbasiert. „IDP gibt wirklich immer nur das zurück, was auf dem Dokument steht. Keine Halluzinationen, keine Fantasie-Antworten“, ergänzt Marc Inden.
Vielseitige Einsatzmöglichkeiten: Über Strafzettel hinaus
Der mateco Fall zeigt sehr anschaulich, wie umfassend intelligente Dokumentenverarbeitung eingesetzt werden kann. Das System ist nicht auf einen einzigen Use Case beschränkt. Neben Verkehrsverstößen lassen sich beispielsweise auch der gesamte Posteingang, Lieferscheine, Schadensmeldungen oder Fahrzeug- und Personaldokumente automatisiert verarbeiten. Besonders dort, wo Dokumente regelmäßig eingehen und in nachgelagerte Prozesse überführt werden müssen, kann die KI-basierte Dokumentenverarbeitung deutliche Effizienzgewinne ermöglichen.
Durch die Integration mit bestehenden ERP-Systemen oder Datenbanken entstehen dabei durchgängige, effiziente Abläufe, die sich flexibel an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen lassen.
Fazit: Automatisiertes Dokumentenmanagement als echter Mehrwert
Für mateco ist der Schritt zu einer digitalisierten, automatisierten Dokumentenverarbeitung zur Erfolgsgeschichte geworden. Heute profitiert das Unternehmen von schnelleren Bearbeitungszeiten, klar strukturierten Workflows und einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden. Gleichzeitig bildet die Lösung eine solide Grundlage, um weitere dokumentenbasierte Prozesse schrittweise zu automatisieren.
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