Beim Oberbayerischen Volksblatt (OVB) wurden gleich drei Bereiche mit DocuWare digitalisiert: Dadurch sind Prozesse in der Buchhaltung, dem Personalmanagement und im Vertragswesen einfacher und deutlich schneller geworden.
Das Verbreitungsgebiet des Oberbayerischen Volksblatts erstreckt sich in Südostbayern entlang des Inns vom Landkreis Rosenheim über den Chiemgau und Traunstein bis nach Mühldorf und Wasserburg. Die Alleinstellung in weiten Teilen dieser Region wird durch kontinuierliche Weiterentwicklung des Print- und Online-Angebots verstärkt.
Sitz des Verlagshauses mit 200 Festangestellten – 70 in der Druckerei, 130 in Redaktion, Vertrieb, Marketing und Verwaltung – ist Rosenheim. Die zahlreichen vom OVB herausgegebenen lokalen Zeitungen werden im Mantelteil in Kooperation mit dem Münchner Merkur erstellt, an dessen Verlag das OVB beteiligt ist. Die Reichweite der Heimatzeitungen beträgt insgesamt rund 200.000 Leserinnen und Leser. Wie alle Zeitungsverlage ist auch das Oberbayerische Volksblatt einem Schrumpfungsprozess im Printbereich unterworfen. Doch der unvermeidliche Rückgang bei den Print-Abozahlen sei beim OVB schwächer als im Gesamtmarkt und das Wachstum der Digitalabos entwickle sich sehr gut, berichtet der kaufmännische Leiter Thomas Ostermayer und erklärt, dass man in der Corona-Zeit im August 2020 wohl einen günstigen Zeitpunkt gewählt habe, um Abonnenten für das Online-Angebot zu gewinnen.
Mit DocuWare offen für die Cloud
Thomas Ostermayer begann 2017 sich mit dem Thema Dokumenten-Management zu beschäftigen: Das DMS sollte einfach implementierbar und bedienbar sein, als Inhouse-Lösung zur Verfügung stehen, aber auch eine Cloud-Option für eine mögliche Verlegung der OVB-IT in die Cloud bieten. Die Integrationsmöglichkeit in die kaufmännische Lösung von Sage war eine weitere Anforderung. Nach einiger Marktforschung kam man zu dem Schluss, dass DocuWare die Anforderungen am besten erfüllt.
Rechnungsprüfung sicher im Griff
Im vierten Quartal 2018 wurde DocuWare inhouse installiert und in den verschiedenen Anwendungsbereichen getestet. Seit dem 1.1.2019 werden alle eingehenden Rechnungen entweder automatisch aus dem Mail-System in den elektronischen Briefkorb weitergeleitet oder – falls sie per Papier eingehen, was aktuell noch bei zwei Dritteln der Rechnungen der Fall ist – eingescannt und anschließend in den Briefkorb eingelesen. Wenn die Prüfung nach 48 Stunden nicht erfolgt ist, veranlasst die Buchhaltung eine Klärung.
Personaldokumente sekundenschnell zur Hand
Auch in der Personalabrechnung wurden mit dem DMS die Prozesse vereinfacht. So sind etwa Krankmeldungen im Personalarchiv hinterlegt, so dass die Kolleginnen bei Nachfragen nicht zum Schrank gehen müssen, um das Dokument herauszusuchen, sondern es gleich am Bildschirm angezeigt bekommen. Alle Arbeitsverträge und Zeugnisse, die gesamte Personalakte ist sekundenschnell verfügbar. Das erspart täglich viel Zeit. Der kaufmännische Leiter hebt hervor: „Ein wichtiger Punkt bei allen sensiblen Daten wie etwa im Personalbereich ist für uns, dass das DMS über ein sehr differenziertes Berechtigungssystem verfügt, das eine genaue, sichere Regelung der Zugriffsrechte erlaubt.“
Auch für die Geschäftsleitung unverzichtbar
Der dritte Anwendungsbereich der digitalen Lösung betrifft die geschäftlichen Verträge und notariellen Urkunden, Bilanzen, Abschlüsse und Vorstandsbeschlüsse, die jetzt sicher elektronisch archiviert und mit der komfortablen Suchfunktion für die Geschäftsleitung jederzeit schnell auffindbar sind. Insgesamt nutzen 25 Personen im ganzen Unternehmen das System, das für sie zu einem unverzichtbaren Arbeitswerkzeug geworden ist. Rund 10.000 Dokumente befinden sich heute in den drei digitalen Archiven. Jährlich kommen 3.000 – 4.000 Dokumente hinzu. Statt neue Aktenschränke aufzustellen werden diese sukzessive abgebaut.
Den vollständigen Bericht „Heimatzeitungen auf Digitalisierungskurs“ lesen Sie in der Sonderausgabe „Digitalisierung & Innovation“ des Oberbayerischen Volksblatts vom 16.9.2021.
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