Ein papierloses Büro glich noch vor wenigen Jahren einem unerfüllbaren Traum. Doch die Zeiten haben sich geändert: Im Zuge des digitalen Wandels kann mittlerweile jedes Unternehmen von den Vorteilen eines papierlosen Büros profitieren. Welche das sind und welche Schritte Sie sicher zum Ziel bringen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Weshalb Sie sich von einem papierbasierten Dokumentenmanagement verabschieden sollten
Die Erfahrung hat gezeigt, dass Unternehmen, die sich von papierbasierten Prozessen verabschiedet haben, einen enormen Nutzen aus der Umstellung ziehen. Sie sparen nicht nur Kosten, sondern profitieren auch von Vorteilen wie transparenteren Arbeitsabläufen und einer höheren Kundenzufriedenheit.
Lassen Sie uns nun anhand einiger Beispiele genauer beleuchten, weshalb ein papierbasiertes Dokumentenmanagement nicht zukunftsfähig ist.
Sind Sie auch schon einmal bei der Suche nach wichtigen Dokumenten verzweifelt? Dann wissen Sie, wie viel Zeit und Energie mit einem papierbasierten Ablagesystem verschwendet wird. Nach Meinung angesehener Experten bindet die Suche nach Informationen in Unternehmen, die ein papierbasiertes Dokumentenmanagement nutzen, 30 bis 40 Prozent des Arbeitstages. Und in der IDC-Studie „Print & Document Management in Deutschland 2016“ haben 42 Prozent der Befragten angegeben, dass ihr Arbeitsalltag dadurch beeinträchtigt wird.
Diese Beeinträchtigung geht auch mit enormen Ausgaben einher. Im Schnitt verursacht bereits ein einziges falsch abgelegtes Dokument durchschnittliche Kosten in Höhe von 100 Euro. Geht das Dokument sogar völlig verloren, erhöht sich diese Summe schnell auf einen Betrag zwischen 280 und 560 Euro.
In Unternehmen, die ihr Dokumentenmanagement digitalisiert haben und auf ein papierloses Büro setzen, ist das nicht Fall. Mit der passenden Software können alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf zentral gespeicherte Informationen zugreifen und dadurch jede Menge Zeit und Geld sparen.
Wie Sie von dem papierlosen Büro profitieren
Ein papierloses Büro erlaubt es nicht nur, die verschiedenen Geschäftsprozesse transparenter zu gestalten, sondern sie werden auch effizienter, da sich viele Routineaufgaben automatisieren lassen. Seien es Rechnungen, Aufträge oder Serviceanfragen: Die Bearbeitung alltäglicher Aufgaben gestaltet sich mit einem digitalen Dokumentenmanagement so leicht wie nie zuvor und die Fehlerquote sinkt.
Vor allem die Buchhaltung kann von dieser Tatsache profitieren, wie das Beispiel elektronischer Rechnungen zeigt. Falls Sie Ihre Rechnungen digitalisiert zugesendet bekommen, entfallen umständliche Aufgaben wie Scan- oder Kopiervorgänge. Rechnungen können automatisiert weitergeleitet, sicher auf Knopfdruck archiviert und relevante Informationen wie Kundendaten von professionellen ECM-Systemen automatisch ausgelesen werden. Ein weiterer Vorteil elektronischer Rechnungen: Sie senken die Ausgaben enorm. Experten gehen davon aus, dass die deutsche Wirtschaft jährlich 500 Milliarden Euro einsparen könnte, wenn die Kosten für Porto, Papier und Druck in die Rechnung einbezogen werden.
Ein papierloses Büro in 90 Tagen – So klappt die Umsetzung!
90 Tage. Innerhalb dieser Zeit können Sie sich von Papierakten befreien und ein papierloses Büro ins Leben rufen. Sie denken, dieses Versprechen sei nicht realistisch? Dann sagen wir: Doch, das ist es – vorausgesetzt, Sie halten sich genau an die einzelnen Schritte, die wir Ihnen heute vorstellen werden.
Allerdings ist ein papierloses Büro nichts, was einfach so aus dem Boden gestampft werden kann. Stattdessen müssen einige Grundvoraussetzungen gegeben sein, um das Projekt zum Erfolg zu führen: Ihre Mitarbeiter müssen mitziehen, Sie benötigen die richtige Technologie und vor allem sollten Sie eine klare Strategie verfolgen!
Lassen Sie uns die einzelnen Schritte nun kurz und knapp anreißen (eine detailliertere Erläuterung finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden „Papierlos in weniger als 90 Tagen“):
Schritt 1: Lenkungsausschuss etablieren
Der Erfolg eines jeden Projekts hängt davon ab, wie gründlich es vorbereitet wird – so auch bei der Einführung des papierlosen Büros. Etablieren Sie deshalb zunächst einen Lenkungsausschuss, der sich aus Mitgliedern der Geschäftsführung sowie den einzelnen Abteilungsleitern zusammensetzt.
Schritt 2: Aufmerksamkeit erzeugen
Eine Initiative wie die Einführung eines papierlosen Büros benötigt zwingend die Unterstützung einer breiten Basis, um schnellstmöglich Erfolge zu verzeichnen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Aufmerksamkeit erzeugen und Ihren Mitarbeitern den Nutzen des papierlosen Büros klar vor Augen führen.
Schritt 3: Geschäftsprozesse analysieren
Ihre Bemühungen, schnellstmöglich von einem papierlosen Büro profitieren zu können, werden nur dann Früchte tragen, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse im Vorfeld gründlich analysieren. Klären Sie genau, in welchen Bereichen der größte Verbesserungsbedarf besteht und greifen Sie in diesem Zusammenhang auch ganz bewusst auf das Feedback Ihrer Mitarbeiter zurück.
Schritt 4: Design der ECM-Konfiguration
In dieser Phase geht es darum, das Wissen des Lenkungsausschusses mit der technischen Expertise eines externen Dienstleisters zu verknüpfen. Die Zeit der grauen Theorie ist damit vorbei: Das geplante papierlose Büro nimmt langsam, aber sicher Gestalt an.
Schritt 5: Betrieb der ECM-Lösung
Nun geht es ans Eingemachte: Die gewählte ECM-Lösung kann in die Testphase starten, und die Weiterbildung der Mitarbeiter beginnt. Ihre Systemadministratoren bekommen Gelegenheit, externen Experten über die Schulter blicken, während diese das System auf den Servern oder in der Cloud konfigurieren.
Schritt 6: Dokumentation des papierlosen Büros
Sie haben das papierlose Büro in Ihrem Unternehmen verwirklicht? Gratulation, doch damit ist das Projekt noch lange nicht beendet. Ein papierloses Büro ist ein kontinuierlich wachsendes System, das sich einer Arbeitsumwelt anpasst, die sich ständig verändert.
Wenn Sie erfahren möchten, worauf Sie in diesem Zusammenhang unbedingt achten sollten und wie Sie die vorherigen Schritte optimal umsetzen, laden Sie sich hier unseren Leitfaden „Papierloses Büro in 90 Tagen“ herunter. Dort können Sie ausführlich nachlesen, wie Sie Ihren Arbeitsplatz innerhalb kürzester Zeit in ein papierloses Büro umwandeln und im Anschluss die Erfolge messen können.
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