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Dokumente sicher aus der Ferne verwalten

Mit einer über hundertjährigen Geschichte ist das Tätigkeitsfeld der italienischen Gastaldi-Gruppe breit gefächert und reicht von logistischen Dienstleistungen über Tourismus bis hin zur Immobilienverwaltung. In der internen Prozess- und Dokumentenverwaltung setzt das Beratungsunternehmen Gastaldi International auf DocuWare Cloud. Heute werden Aufgaben dadurch schneller und effizienter erledigt.

Maßgeschneiderte Lösungen für spezifische Kundenbedürfnisse stehen bei Gastaldi stets im Vordergrund. Gastaldi International ist innerhalb der Gruppe auf die Beratung im Schadensmanagement spezialisiert. Etwa 30 Mitarbeiter bedienen an den Standorten Genua, Neapel und Mailand die speziellen Anforderungen von Versicherungsunternehmen und Rückversicherern im Bereich Transport und Schifffahrt.

DocuWare Cloud beschleunigt digitale Transformation

Basis sämtlicher Beratungsdienstleistungen sind jene Informationen, welche die Mitarbeiter des Unternehmens beim Kunden vor Ort sammeln und verarbeiten. Gastaldi International setzte dabei bereits in der Vergangenheit auf die Unterstützung durch digitales Dokumenten-Management. Jedoch deckte das alte System nicht alle funktionalen und organisatorischen Anforderungen ab. Mit Beginn der Corona-Pandemie wurden die Unzulänglichkeiten deutlich, denn auch für das Beratungsunternehmen ergaben sich schlagartig neue Anforderungen in Bezug auf Dokumentenzugriff von beliebigen Standorten, etwa dem Homeoffice. Entsprechend schnell entschied man sich deshalb dafür, das in die Jahre gekommene System durch eine modernere Lösung zu ersetzen. Einfach einsetzbar sollte die neue Lösung sein, um sowohl Dokumente als auch Prozesse flexibel aus der Ferne verwalten zu können, bei einer gleichzeitig hohen Informationssicherheit. DocuWare Cloud konnte sich dabei in der Entscheidungsphase gegen alle anderen Produkte durchsetzen, vor allem aufgrund der Einfachheit und umfassenden Funktionsvielfalt. Gerade die intuitive Bedienung schätzen die Mitarbeiter heute sehr. Realisiert wurde das Projekt vom in der Nähe von Mailand ansässigen DocuWare Partner Ricoh Italia Srl.

Effiziente Prozesse durch weniger Papierkram

DocuWare wurde direkt in die Schadensdatenbank des Unternehmens integriert. Sämtliche Informationen, auf denen das Geschäft von Gastaldi International basiert, sind im elektronischen Archiv abgelegt. Ein filigranes Rechtesystem stellt dabei sicher, dass der Zugriff auf sensible Kundendaten nur durch den jeweils berechtigten Anwenderkreis erfolgt. Ebenso kontrolliert das DMS eine Vielzahl dokumentenbasierter Workflows im Unternehmen, wie etwa abteilungsübergreifende Genehmigungsabläufe. Die neue und innovative digitale Arbeitsweise führte beim Beratungsunternehmen in kürzester Zeit zu einer deutlich verbesserten Prozesseffizienz. William Fielding, Managing Director, Gastaldi International, hebt hervor: „Da der bisher nervige Papierkram digital viel einfacher zu erledigen ist, werden Prozessvorgaben mit weniger Aufwand eingehalten, was gleichzeitig die Informationssicherheit des Unternehmens verbessert. Den alten Zeiten papierbasierter Prozesse trauert bei uns keiner mehr nach. Vielmehr bekommen wir immer wieder Vorschläge seitens der Mitarbeiter, wie wir unsere Arbeitsabläufe noch weiter digitalisieren können.“

DocuWare übernimmt Wartung der Cloud-Plattform

Insgesamt ist Gastaldi International sehr zufrieden mit der ersten Cloud-basierten Software-Lösung im unternehmerischen IT-Portfolio. „Durch innovative IT-Lösungen wie DocuWare können wir schnell auf veränderte Rahmenbedingungen und individuelle Kundenwünsche reagieren“, so William Fielding. Vorteile ergeben sich auch dadurch, dass keine weiteren Ressourcen für den Betrieb benötigt werden. Denn Verwaltung, Aktualisierung oder Wartung der Cloud-Plattform werden direkt von DocuWare übernommen. Mittelfristig möchte das Beratungsunternehmen den digitalen Dokumenten-Pool deshalb auch als zentrale Ablage für sämtliche Buchhaltungs- und Verwaltungsdokumente einsetzen. Ziel ist es, die unternehmerische Effizienz zusätzlich zu steigern und interne Kosten weiter zu senken, etwa durch den Abbau des Papierarchivs.

Den vollständigen Bericht „Dokumente sicher aus der Ferne verwalten" lesen Sie auch in der Zeitung ERFOLG 11/12 des Schweizerischen KMU Verbandes

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