Als die ROTEX Heating Systems GmbH im Jahr 2012 DocuWare einführte, sollte an erster Stelle die Freigabe der rund 150 Eingangsrechnungen pro Tag beschleunigt werden. Eine neue Unterschriftenrichtlinie beim weltweit agierenden Hersteller kompletter Heizungssysteme hatte die Rechnungsverteilung und Genehmigung per Hauspost an ihre Grenzen gebracht. Wenn Mitarbeiter abwesend waren, blieben die Rechnungen in den Postfächern liegen. Für sämtliche Genehmigungsschritte waren die Dokumente manchmal sogar Wochen unterwegs, wobei ein zentraler Überblick über ihren Verbleib fehlte. Hinzu kam der Wunsch nach einem zentralen Dokumenten-Pool, da bei der Suche nach täglich benötigten Dokumenten, etwa Angeboten, Auftragsbestätigungen, Bestellungen oder Verträgen, unnötig viel Arbeitszeit verloren ging.
Nach einer gründlichen Marktrecherche fiel schnell die Entscheidung für DocuWare. Die ausschlaggebenden Argumente waren die Funktionalität des Systems, die einfache Bedienung durch den Web Client sowie die gute Beratungsleistung des Nürnberger DocuWare-Partners tutum. DocuWare wurde ohne Programmierung direkt in das SAP-System integriert. Auch die Integration in das Microsoft-SharePoint-Unternehmensportal ging problemlos vonstatten.
Der Startschuss des DMS-Projekts fiel in der Buchhaltung; innerhalb kürzester Zeit wurden auch alle anderen Abteilungen mit ihren Kostenstellenverantwortlichen in den Workflow eingebunden – rund 80 der 350 Mitarbeiter arbeiten heute regelmäßig mit DocuWare. Auch der Außendienst greift problemlos über VPN-Leitung und Web Client auf den zentralen Dokumenten-Pool zu.
IT-Teamkoordinator Sven Jantzef hebt die Vorteile der DocuWare-Lösung hervor: „Dank elektronischem Dokumenten-Management konnten wir unsere rechnungsrelevanten Prozesse stark verbessern und die Genehmigungsläufe massiv beschleunigen. Da auch elektronische Rechnungen per E-Mail akzeptiert und automatisch im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt werden, sparen wir zusätzlich Papier und Kosten. Bei Bedarf kann schnell auf abgelegte Rechnungen und Dokumente zugegriffen werden, ohne Aktenordner in den Archiven zu wälzen.“
Den ausführlichen Bericht, in dem auf das Zusammenspiel von DMS, SAP und Microsoft SharePoint eingegangen wird, lesen Sie im Jubiläumsheft 10 Jahre „SAP & Dokumente“, einem Supplement von s@pport, dem Fachmagazin für SAP-Anwender. Der Titel lautet: „Für ein optimales Klima“.
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