Immer wieder brechen unerwartet Feuer aus – und Papier brennt gut. Wenn sich ein Großteil der Unternehmensunterlagen also plötzlich in Rauch auflöst, ist die Geschäftstätigkeit erst einmal stark beeinträchtigt. Hohe Verluste können daraus resultieren.
Deshalb ist (mindestens) eine Sicherheitskopie Pflicht. Allerdings sind redundante Kopien von Papierdokumenten sehr teuer, so dass ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) die beste Option ist, um Geschäftsdaten vor den Folgen von Naturkatastrophen oder Cyber-Attacken zu schützen.
Allerdings gibt es ein großes Problem mit den digitalen Backups: Viele IT-Chefs tun sich schwer, ein einheitliches System zu finden, das die enorme Vielfalt der Informationsträger verwalten kann. Denn Informationsträger sind neben Papierdokumenten vor allem E-Mails und Dateien, aber auch Daten in den Geschäftsapplikationen wie Finanz- oder Personalbuchhaltung, CRM- oder ERP-System. Genau hier kann ein modernes DMS- oder ECM-Produkt Abhilfe schaffen, denn ein derartiges System ebnet vier Wege zur Datensicherung im Unternehmen und zur „Business Continuity“.
4 Tipps, um Datenverluste zu vermeiden
1. Integration unterschiedlicher IT-Systeme: Mit Hilfe einer ECM-Lösung lassen sich Papierdokumente scannen und an einer zentralen Stelle elektronisch speichern, gemeinsam mit allen E-Mails und Dateien wie beispielsweise Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PowerPoint-Folien oder sogar Bildern. Auch die Fibu-Software und andere Business-Applikationen lassen sich integrieren, so dass Daten daraus mit zugehörigen Dokumenten strukturiert abgelegt und zentral in einem einheitlichen System verwaltet werden können.
2. Backup der Daten in die Cloud: Ein gutes Dokumentenmanagement-System erlaubt auch die Sicherung aller oder ausgewählter Daten in die Cloud, wo sie viel besser geschützt werden können als auf einem Server im eigenen Unternehmen. Sind die Daten in der Cloud, werden sie durch mehrfach abgestufte Sicherungsmaßnahmen wirksam und effizient vor Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser geschützt. Statt sich um seine Geschäftsdaten sorgen zu müssen, kann sich der Unternehmer auf den Schutz der Menschen und Gebäude fokussieren. Brennt dann am Montag ein Büro aus, kann bereits am Dienstag von zu Hause aus oder an einem anderen Standort weitergearbeitet werden – mit den aktuellen Daten aus der Cloud.
3. Schutz und Verbesserung der Datenstrukturen: Backups der Daten sind wichtig, doch letztlich geht es um ihre Wiederbeschaffung im Fall der Fälle. Wenn die Recovery nicht schnell und einfach ist, sind die Backups in der Praxis unbrauchbar. Deshalb ist eine saubere Strukturierung der Daten so wichtig; nur so sind sie einfach zu finden und zu nutzen. Ein DMS erlaubt eine Zentralisierung der Datenhaltung sowie eines konsistenten Datenmanagements, egal ob es sich um Daten eingescannter Dokumente oder etwa Anhänge von E-Mails handelt.
4. Absicherung des mobilen Datenzugriffs: Weil viele Mitarbeiter heute die Geschäftsdaten auch mit unterschiedlichsten mobilen Endgeräten nutzen, ist eine Absicherung des Zugriffs Pflicht. Ein gutes DMS schützt die Daten auch insofern, dass sich der Zugriff darauf gezielt einschränken lässt und gleichzeitig die Konsistenz der Daten gewährleistet ist. Bei einem Unwetter oder Glatteis muss die Belegschaft nicht ins Büro kommen, sondern kann einfach von Hause aus arbeiten. Und weil ein gutes DMS die Endgeräte nicht vorgibt, gewinnen die Mitarbeiter an Wahlfreiheit und Flexibilität.
Die Information ist der Lebensnerv eines jeden Unternehmens – und ihr Schutz entscheidend für den reibungslosen Geschäftsbetrieb. Deshalb ist eine Katastrophenvorsorge so wichtig, die durch die Zentralisierung der Daten und ein gutes DMS wesentlich erleichtert wird.
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