Wer nicht digitalisiert, verliert. Was im ersten Moment vielleicht radikal klingt, haben so manche Unternehmen schon spüren müssen. Zunehmend mehr Studien liefern Erkenntnisse darüber, wie mangelnde Digitalisierung Arbeitgeber und Arbeitnehmer beeinflusst – und das im negativen Sinne. Gerade letztere profitieren von einer starken Digitalisierung und erwarten mittlerweile gewisse Standards. Wie Sie die Falle einer fehlenden Digitalisierungsstrategie umgehen und was Sie in Sachen Digitalisierung unbedingt wissen sollten, erfahren Sie hier.
Analoge Altlast oder digitale Zukunft
„Aligning the Organization for Its Digital Future“ lautet der Titel einer jüngst veröffentlichten Studie des weltweit agierenden Wirtschaftsprüfungsunternehmens Deloitte und des Massachusetts Institute of Technology (MIT), die mit erstaunlichen Erkenntnissen aufwartet: Jede dritte Führungskraft will ihr Unternehmen verlassen, wenn die Digitalisierungsstrategie nicht stimmt. Und dabei sind in den meisten Fällen nicht die fehlenden technologischen Skills die Ursache für eine fehlende Digitalisierung. Vielmehr liegt der Fehler in einer unzureichenden Organisation und einer falschen Aufgabenverteilung.
Digitalisierung ist nämlich mehr als bloße IT. Rund 80 Prozent sind reine Organisation. Doch jedes Unternehmen ist anders und damit auch seine Digitalisierungsstrategie. Während viele dem Irrtum aufsitzen, Digitalisierung sei eine reine Investition in neueste Technik, liegt tatsächlich falsch. Die Chance für eine digitale Zukunft ist in jedem Unternehmen gegeben, es muss nur jemand anfangen, sie zu ergreifen und eine individuell zum Unternehmen passende Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Damit diese aber am Ende zum Erfolg führt, sollten Sie die folgenden vier Punkte unbedingt beachten.
1. Die richtige Strategie finden und direkt mit der Digitalisierung loslegen
Um erfolgreich zu digitalisieren, muss sich in erster Linie die Organisation eines Unternehmens ändern. Denn darin liegt die Basis des erfolgreichen Wegs in eine digitale Zukunft und hin zu einer passenden Strategie. Als Unternehmen sollten Sie sich zunächst überlegen, wie Sie das Thema angehen möchten und dann gezielt handeln. Hierbei bietet sich beispielsweise die Erschaffung einer neuen Arbeitsstelle, des Chief Digital Officer (CDO) an. Dieser unterstützt das Unternehmen bei der Umsetzung seiner Digitalisierungsstrategie, treibt das Thema innerhalb des Unternehmens voran, hilft mit dem nötigen Know-how weiter und koordiniert alle erforderlichen Abläufe.
Ein häufiger Kritikpunkt seitens der Arbeitnehmer liegt oft in der falschen Einteilung von Aufgabengebieten. So kommt die Studie von Deloitte und MIT nach Befragung von 3.700 Personen zu dem Ergebnis, dass die Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie weniger an der Kompetenz der Belegschaft scheitert, als vielmehr an der mangelnden Aufgabendelegation aus der Chefetage. Der Großteil aller Befragten sieht die Digitalisierung als Aufgabe des gesamten Unternehmens, doch in jedem dritten Unternehmen ist diese zur Chefsache erklärt worden.
Das hat zur Folge, dass sich viele Aufgaben auf ein paar wenige Köpfe verteilen, die ihnen mangels Zeit nicht Herr werden. Und am Ende bleibt die Digitalisierungsstrategie auf der Strecke. Wer also bei der Digitalisierung auf die Unterstützung eines Experten zurückgreift und auf eine gemeinschaftliche Umsetzung mit dem ganzen Unternehmen setzt, merkt schnell, wie leicht die Strategie zur Realität wird.
2. Arbeiten in kleinen Schritten
Digitalisierung bedeutet nicht, sofort große Technikinvestitionen zu machen und alle Schritte auf einmal zu gehen. Denn das Hauptaugenmerk der Digitalisierungsstrategie richtet sich zunächst auf die Organisation. Dabei geht es um eine Schritt-für-Schritt-Umsetzung digitaler Prozesse und Strukturen. Unabhängig von der Größe eines Unternehmens, kann die Digitalisierung auch in einer teilweisen Umsetzung erfolgen.
Wichtig für einen Großteil der Arbeitnehmer ist eine einheitliche Arbeitsweise, bei der alle Beteiligten mit der gleichen Software arbeiten. In diesem Zusammenhang bietet sich für viele Unternehmen die Arbeit mit einem digitalen Enterprise-Content-Management-System (ECM) oder einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) an. Die Arbeit mit einem digitalen DMS oder einem digitalen ECM ist eine Erleichterung alltäglicher Arbeitsabläufe. Die Systeme eignen sich insbesondere zur Verwaltung digitalisierter Dokumente und fördern dabei ein effizientes und effektives Arbeiten. Durch die Arbeit mit einem DMS und der damit zusammenhängenden Automatisierung von Routineaufgaben lässt sich viel Arbeitszeit sparen, die die Mitarbeiter eines Unternehmens wiederum in andere, komplexere Aufgaben investieren können.
Von den Kosten ganz zu schweigen, spart ein Unternehmen mittels DMS oder ECM doch einiges an Kosten. Denn der Verzicht auf Papier bedeutet zugleich eine Einsparung von Druckermaterialien, Porto und Platz. So sorgt die Digitalisierung dafür, dass umständliche Verfahren in einfache Workflows, verlorene Zeit in gut investierte Arbeit und Kosten in verfügbares Kapital umgewandelt werden. Das ist insbesondere aus Sicht der Arbeitnehmer ein großer Pluspunkt für ein Unternehmen, können sie sich so doch auf ihre eigentliche Arbeit fokussieren und müssen sich nicht mit zeitaufwändigen Routineaufgaben herumschlagen. Kann ein Unternehmen also mit gewissen Standards in Sachen Digitalisierung aufwarten, ist es nicht nur gerüstet für die digitale Zukunft, sondern auch attraktiv für Arbeitnehmer. Und das wiederum ist wichtig für den unternehmerischen Erfolg.
3. Keine Angst vor Risiken und Fehlern haben
Wer nichts wagt, der nichts gewinnt. So lautet ein altbekanntes Sprichwort, das heute zu Zeiten der Digitalisierung mehr gilt als je zuvor. Eine digitale Strategie umzusetzen, ist ein laufender Prozess. Dass sich dabei der eine oder andere Fehler einschleicht ist ebenso normal wie plötzlich in einer Sackgasse zu landen. Denn nicht alles, was am Anfang als richtig erscheint, muss sich am Ende als passender Weg in Richtung Digitalisierung bewahrheiten. Deswegen ist es wichtig, eine Digitalisierungsstrategie schrittweise umzusetzen und auf Pilotprojekte zu bauen. Auf diese Weise wiegen Verluste nicht so schwer und Arbeitnehmer sind weniger frustriert, wenn dann doch einmal etwas schiefgelaufen ist.
Aus diesem Grund sollte besonders darauf geachtet werden, dass die Geschäftsführung ihre Mitarbeiter von Anfang an in die Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie und insgesamt in Sachen Digitalisierung mit einbezieht. Ziehen nämlich alle an einem Strang und fühlt sich niemand übergangen, so lässt sich ein Unternehmen viel schneller fit machen für die digitale Zukunft. Ihre Arbeitnehmer werden es Ihnen danken, wenn Sie sie an wichtigen Entscheidungen beteiligen und auf ihre Kompetenzen bauen. Denn dafür sind sie schließlich eingestellt. Stichwort Personaleinstellung – auch hier bietet es nur Vorteile, schon im Bewerbungsprozess auf digitale Prozesse zu setzen. Schließlich lässt sich dieser dadurch maßgeblich optimieren. Und das wirkt ebenfalls attraktiv auf Arbeitnehmer
4. Soft Skills nicht vergessen
Wer seine Mitarbeiter halten will, schafft dies jedoch nicht allein durch einen hohen Grad der Digitalisierung, fortschrittliche DMS- oder ECM-Systeme oder eine tolle Digitalisierungsstrategie. Soft Skills machen nämlich einen ebenso entscheidenden Anteil dabei aus, ob ein Unternehmen seinen (potentiellen) Arbeitnehmern gefällt. Nur wer seinen Mitarbeitern die Chance gibt, mitzureden, ihr volles Potential zu entfalten und sich zu entwickeln, gibt ihnen die Möglichkeit, immer Hochleistungen zu bringen.
Digitalisierung bedeutet, Neues zu lernen und sich auf zunächst fremdes Terrain zu wagen. Und dafür sollten Sie und Ihr Unternehmen sich Zeit nehmen. Zeit, die Sie auch Ihren Mitarbeitern zugestehen sollten. Denn das ist extrem wichtig, um gemeinsam mit diesen in eine erfolgreiche digitale Zukunft zu gehen.
