Die Hamburger Grundstückverwaltung W. Johannes Wentzel Dr. verwaltet rund 1.200 Objekte mit ca. 30.000 Flächen. Durch die Integration eines digitalen Dokumenten-Pools in die Immobiliensoftware iX-Haus konnte das Traditionsunternehmen seine Prozesse automatisieren und die Reaktionszeiten gegenüber Kunden und Dienstleistern deutlich reduzieren. Das DMS-Projekt hat sich in weniger als zwölf Monaten amortisiert.
„In der Vergangenheit war jeder unserer Mitarbeiter für fest definierte Immobilien zuständig. Diese starre Zuordnung wollten wir beseitigen und alle von uns verwalteten Objekte flexibler und effizienter durch unser gesamtes Team betreuen", erklärt Tim Ladehof, der als Controller auch die EDV-seitige Unternehmensentwicklung der Wentzel Dr. Gruppe verantwortet. In einer auf die Entwicklung von Immobilienlösungen spezialisierten Nemetschek-Tochter fand Systemadministrator Ladehof einen kompetenten DocuWare-Partner für die Umsetzung seiner ambitionierten Ziele.
Gestartet wurde die Implementierung Ende 2014 in Form einer Pilotinstallation. Innerhalb von drei Monaten wurde eine Grundkonfiguration entwickelt und anschließend abteilungsweise ausgerollt. Einer der ersten Projektschritte bestand in der sukzessiven Digitalisierung der rund 30.000 Mieterakten durch eine Gruppe studentischer Hilfskräfte.
Die Vorteile werden exemplarisch am Beispiel einer Kündigung und der anschließenden Neuvermietung einer Wohnung deutlich, bei der viele Projektschritte parallel und automatisiert ablaufen. So erhält – nach Prüfung der Kündigung auf Korrektheit – der ehemalige Mieter automatisch über iX-Haus ein Bestätigungsschreiben. Parallel wird die Vermietungsabteilung der Wentzel Dr. informiert, dass eine Wohnfläche zur Vermietung bereitsteht. Die Kenndaten des Mietobjektes mit Flächenbeschreibung, Ausstattung usw. werden aus der iX-Haus-Datenbank abgerufen und dem Bearbeiter in Form einer Immobilienangebotsanzeige zur Veröffentlichung im Internet vorgeschlagen. Nach kurzer manueller Überprüfung kann die Anzeige per Knopfdruck veröffentlicht werden.
Welche weiteren Vorteile der DMS-Einsatz dem Unternehmen gebracht hat – beispielsweise durch die digitale Bearbeitung der mehr als 6.000 monatlich eingehenden Rechnungen – lesen Sie im vollständigen Bericht „Beste Lage“ im CHEFBÜRO, dem IT- Und Businessmagazin für Führungskräfte.
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