Das Rote Kreuz hat sich bei der Fusion der Rettungsdienste in Ulm und Heidenheim für ein effizientes Dokumentenmanagement-System entschieden, damit verantwortungsvolle Aufgaben im Rettungswesen nicht durch aufwändige Verwaltungsarbeiten auf Papier verzögert werden.
Rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr sind die Rettungsdienste des Roten Kreuzes im Einsatz, um in Not geratene Menschen zu retten. Dazu kommen Kranken- und Verlegungstransporte, auch von Intensivpatienten mit eigens dafür ausgestatteten Spezialfahrzeugen. Die beiden Rettungsdienste in Ulm und Heidenheim, die 2017 fusionierten, bewältigen mit 400 hauptamtlich Beschäftigten rund 85.000 Einsätze pro Jahr. In der mit 25 Mitarbeitern recht schlanken Verwaltung, die auf zwei Standorte verteilt ist, unterstützt moderne Informationstechnik ein effizientes Arbeiten, dazu gehört auch DocuWare.
Vom Kreisverband Ulm, bei dem das DMS bereits seit 2012 im Einsatz war, wurden die Altdaten übernommen. In Heidenheim wurde das System neu eingeführt. Für die Lösung sprachen nicht nur die guten Erfahrungen des Kreisverbands Ulm, sondern auch die Fachkompetenz des Systemhauses Bissinger.
Zuverlässige Prüfung der Rechnungen
DocuWare ist sowohl in DATEV als auch in Branchensoftware für Rettungsdienste und Krankentransportunternehmen CareMan integriert. Daraus werden heute sämtliche Ausgangsrechnungen automatisch im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert und sind gleichzeitig auf Knopfdruck verfügbar. Als erstes wurden jedoch alle Lieferscheine, Bestellformulare und die monatlich rund 300 Eingangsrechnungen zentral archiviert. Anschließend sorgt ein Workflow für eine zügige und zuverlässige Prüfung der Rechnungen. Dieser startet, sobald die Belege im Sekretariat gescannt, mit der intelligenten Indexierung verschlagwortet und digital gespeichert sind. Rechnungen, die per Mail eintreffen, werden ebenso automatisch verschlagwortet und archiviert. Der Workflow geht über Fachabteilungen und Geschäftsführung bis zur Finanzbuchhaltung, wo der gesamte Ablauf noch einmal kontrolliert und die Rechnung freigegeben wird. Gleichzeitig wird ein Buchungssatz erstellt, der in DATEV verarbeitet werden kann.
In einem zweiten Schritt wurde ein Workflow für die Personalabteilung eingerichtet, um Bewerbungsprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gemäß der DSGVO sicherzustellen. Bewerbungen, die heute per Mail eintreffen, werden mit allen beiliegenden Dokumenten zentral archiviert und im Sekretariat an die Verantwortlichen in Ulm oder Heidenheim zur Bearbeitung weitergeleitet. Der zuständige Mitarbeiter prüft die Unterlagen und kann dann mit wenigen Mausklicks entweder eine Absage generieren oder eine Einladungsmail verschicken.
Problemloser Zugriff auch von Zuhause
Als einen im Arbeitsalltag besonders nützlichen Vorteil der digitalen Lösung schätzt Florian Hägele, Fachbereichsleiter IT/EDV bei der Deutsches Rotes Kreuz – Rettungsdienst Heidenheim-Ulm gGmbH, Ulm, die Volltextsuche, mit der sich mit wenigen Mausklicks jedes Dokument schnell finden lässt. Für ihn ist nicht die Kosteneinsparung entscheidend, sondern vor allem der Nutzen, den die vereinfachten und verbesserten Arbeitsabläufe bringen. Welche Prozesse durch DocuWare beim Roten Kreuz verbessert wurden und welche Pläne IT-Spezialist Hägele für die Zukunft hat, lesen Sie im vollständigen Bericht „Der Mensch im Mittelpunkt“ in der Ausgabe 4/2021 der Fachzeitschrift IT-MITTELSTAND.
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