Schlechtes Dokumenten-Management verursacht unnötige Kosten. Viel schlimmer ist aber, dass dadurch vielerorts Compliance-Vorschriften Alpträume verursachen. Denn eine fehlerhafte Verarbeitung von Dokumenten hatte laut IDC bereits in drei von vier Unternehmen signifikante Geschäftsrisiken und Compliance-Vorfälle zur Folge. Genauer gesagt hatten 75,9 Prozent der Teilnehmer an der IDC-Studie bereits „gravierende Folgen“ auszubaden, 36,9 Prozent verfehlten ihre Compliance-Verpflichtungen. Jeweils knapp 25 Prozent hatten Verluste zu beklagen – entweder Verluste wichtiger Mitarbeiter oder großer Kunden.Auch wenn die Dokumente je nach Branche, Land oder anderen Faktoren, etwa bestimmte Großkunden, durchaus unterschiedlichen Compliance-Bedingungen unterliegen können, gibt es zwei sehr allgemeine Herausforderungen: Steuern und Verträge. Diese beiden Beispiele zeigen, wie ein effektives DMS diese Herausforderungen verkleinern oder sogar ganz eliminieren kann.
Die Finanzämter eines Staates verlangen von den Unternehmen typischerweise bestimmte Belege und Zugriff für Prüfer auf diese Dokumente – auch für weiter zurückliegende Zeiträume. Kann ein Unternehmen das nicht leisten, muss es mit einer Geldstrafe rechnen. Deren Höhe hängt von der Schwere des Verstoßes ab; die Strafe kann sehr teuer werden, ebenso wie der Aufwand für das nachträgliche Beibringen der Belege.
Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System verhindert den Verlust oder das Verlegen von Belegen. Es hilft also, die finanziellen Compliance-Bedingungen zu erfüllen, denn jedes Dokument inklusive der zugehörigen Korrespondenz wird sicher im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Diese zentrale Ablage beschleunigt nicht nur das Auffinden von Dokumenten, sondern erübrigt auch das langwierige (und manchmal vergebliche) Aufspüren falsch abgelegter Dokumente. Das DMS erlaubt den 24/7-Zugriff auf alle Dokumente ohne die Abhängigkeit von Buchhaltern oder Archivaren, die sich daran erinnern müssten, was sie irgendwann mit einem wichtigen Dokument gemacht haben.
Auch für die Dokumentation und die Verwaltung von Verträgen gibt es Vorschriften für die Unternehmen. Bei Meinungsverschiedenheiten oder gar bei einem Rechtsstreit mit Kunden oder Lieferanten müssen sie nachweisen können, dass sie sich zu der fraglichen Zeit vertragskonform verhalten haben. Dazu müssen sie den seinerzeit gültigen Vertrag vorlegen – also auch die Dokumentation der Korrespondenz zu allen Änderungen mit Unterschriften. In einem traditionellen papierbasierten Aktenarchiv kann das kostspielig und langwierig sein.
Elektronisches Dokumenten-Management macht den Prozess des Vertragsmanagements transparent. Es sind nur wenige Mausklicks nötig, um sich die komplette Vertragshistorie anzeigen zu lassen – inklusive datierter Versionen mit der begleitenden Dokumentation und Korrespondenz. Statt E-Mail-Systeme, Aktenordner und Dateisysteme zu durchsuchen, liefert ein DMS auf Knopfdruck den vollständigen Blick auf jedes Projekt, jeden Rechtsstreit und jede Diskussion mit Vertragspartnern.
Diese beiden Beispiele zeigen: Um die Compliance bestimmter Prozesse zu gewährleisten, empfehlen sich Workflows auf Basis eines Enterprise-Content-Management-Systems. Diese regelbasierten Workflows stellen sicher, dass alle Aufgaben in diesem Prozess auch wirklich korrekt und pünktlich erledigt werden – von der Genehmigung durch die zuständigen Stellen über die Qualitätssicherung bis hin zur Dokumentation. Auf diese Weise wird ein effektives DMS viele der üblichen Compliance-Probleme vermeiden helfen, so dass die Verantwortlichen wieder ruhig schlafen können.
