Die BMK-Gruppe expandiert international, etwa in den USA. Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) optimiert und automatisiert Prozesse, um Fehler zu vermeiden. Eine leistungsfähige Buchhaltung wird dabei gewährleistet.
Der führende Hersteller für Oberflächenbeschichtungen und Imprägnate, welche sich etwa auf Laminatböden oder Möbeln wiederfinden, hatte jahrelang die Buchhaltung an eine externe Steuerberatung ausgelagert. Mit der Übernahme eines weiteren Unternehmens, welches über eine eigene Abteilung zur Rechnungsführung verfügte, setzte man diese fortan für die gesamte Gruppe ein. Die neu entstandene globale Abteilung kämpfte jedoch zunächst mit einigen Kinderkrankheiten. Denn die an den einzelnen Standorten empfangenen Eingangsrechnungen gelangten auf unterschiedliche Art und Weise zur Buchhaltung. Manche wurden eingescannt und per E-Mail verschickt, andere von Mitarbeitern auf ihren Dienstreisen zwischen den Standorten mitgenommen, viele per Post versandt. Dadurch gingen anfangs immer wieder Dokumente verloren oder trafen verspätet ein, so dass bei der Bezahlung kein Skonto mehr abgezogen werden konnte. Folglich suchte die Unternehmensgruppe nach einer Lösung und fand diese in DocuWare. Aufgrund der expansiven Geschäftsstrategie waren die Cloud-Fähigkeiten des Systems ein entscheidendes Auswahlkriterium, denn langfristig will BMK die komplette Office IT auf „Cloud only“ umstellen. Da DocuWare den kompletten Funktionsumfang der Lösung standardmäßig in der Cloud anbietet, etwa den Dokumentenzugriff von überall oder mobil sowie verschiedenste Möglichkeiten zur Prozessoptimierung, wurde die Software gegenüber den anderen Wettbewerbsprodukten vorgezogen.
Die DMS-Einführung bei BMK erfolgte zusammen mit dem autorisierten DocuWare-Partner Systemhaus Bissinger. Im Vorfeld wurden die erforderlichen Workflows erstellt und das Finanzbuchhaltungssystem Varial integriert. Die Implementierung der amerikanischen Prozesse am US-Standort Lexington in North Carolina wurde von Deutschland aus vorgenommen und die Finanzsoftware QuickBooks ebenfalls in DocuWare integriert.
Jan Martin Zizka, IT-Leiter BMK Gruppe, ist zufrieden: „Mit DocuWare haben wir den Rechnungseingangsprozess enorm verbessert. Unsere Verarbeitungsgeschwindigkeit für Belege ist hoch, wodurch wir heute alle Skonti vollständig nutzen können. Die früher oft holprigen Prozesse wurden durch die Cloud-Lösung gruppenweit digitalisiert.“
Den vollständigen Beitrag lesen Sie auf IT-ZOOM – World of Technology „DMS zur Prozessoptimerung“.
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