Bester Service für die Bürger

Über einen verbesserten Service freuen sich die Bürger in Ostrhauderfehn im südlichen Ostfriesland. Mit einem Dokumentenmanagement-System konnte die Gemeinde die gesetzlich vorgegebenen Aufgaben besser erfüllen und den Bürgern einen ebenso schnellen wie umfassenden Service bieten.

Mit 11.400 Einwohnern ist Ostrhauderfehn im regionalen Vergleich recht dicht besiedelt. Die kommunale Verwaltung der stetig wachsenden Gemeinde stellt hohe Anforderungen an die Organisation. Um die ansteigende Papierflut einzudämmen und gleichzeitig den Service für die Bürger zu verbessern, ist seit Mitte 2010 DocuWare im Einsatz.

Auslöser für den DMS-Einsatz war der akute Platzmangel im Bauamt, das im Rathauskeller untergebrachte Archiv für die Hausakten platzte aus allen Nähten. Probleme verursachte auch das alte Ablagesystem. Da die Hausakten nicht nur vom Bauamt, sondern auch von Mitarbeitern in anderen Abteilungen etwa vom Steueramt oder von der Behördenleitung genutzt werden, waren die Unterlagen im ganzen Haus unterwegs. Wer Dokumente für seine Arbeit brauchte, musste nicht nur in Aktenschränken, sondern oft in verschiedenen Büros auf Schreibtischen danach suchen. Den Wunsch der Behördenleitung, in einem zentralen Archiv auf alle notwendigen Informationen rasch und unkompliziert Zugriff zu haben, sollte deshalb ein DMS erfüllen. „Für DocuWare sprach im Vergleich zu anderen Systemen vor allem die Anwenderfreundlichkeit“, betont Uwe Schlüsselburg, DocuWare-Administrator und Sachbearbeiter der Gemeinde Ostrhauderfehn. Die positiven Erfahrungen, die die Nachbargemeinde Moormerland bereits seit 2003 mit DocuWare gesammelt hatte, hätten außerdem auch skeptische Kollegen überzeugt, sagt Schlüsselburg: „Dort konnten wir in der Praxis ansehen, wie sich damit Arbeitsabläufe beschleunigen und effizienter gestalten lassen.“

Zentraler Dokumenten-Pool als nützliche Informationsquelle

Gestartet wurde der DocuWare-Einsatz im Bauamt. Die rund 6000 Hausakten, die jeweils sämtliche Unterlagen für ein bebautes Grundstück enthalten, wurden von einem Dienstleister gescannt und im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Alle neu dazukommenden Belege wie Anträge, Bescheide oder Briefverkehr scannen die Mitarbeiter heute selbst und ordnen sie der entsprechenden digitalen Akte zu. Als Nächstes wurde die Kindergartenverwaltung in das Projekt miteinbezogen. Sämtliche Dokumente, die den Kindergarten betreffen wie Gebührenbescheide, Abrechnungen mit Firmen, Protokolle von Elternsitzungen, Statistiken oder Beschaffungsmaßnahmen, werden gescannt und stehen im zentralen Dokumenten-Pool für die tägliche Arbeit sofort zur Verfügung. Für alle Abteilungen wurde außerdem ein so genannter Wissenspool für fachübergreifende Informationen eingerichtet. Ob richterliche Urteile, Informationen über Landkreistage oder Abhandlungen zu wichtigen Themen – alles, was für die Gemeindeverwaltung interessant ist, wird hier archiviert. Neben Bauamt und Kindergartenverwaltung sind heute auch die Behördenleitung, das Sozialamt und Gewerbeamt sowie die Hauptverwaltung in das DMS eingebunden. Alle 35 Mitarbeiter der Gemeinde können je nach Berechtigung auf die einzelnen Archive zugreifen.

Welche Vorteile der DMS-Einsatz den einzelnen Abteilungen bringt und welche Arbeitsabläufe deutlich effizienter geworden sind, lesen Sie in der Ausgabe 1/2018 des Fachmagazins für E-Government, Internet und Informationstechnik Kommune21 im ausführlichen Bericht Bester Service für die Bürger.