Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten, hat in vielen Unternehmen eine hohe Priorität. Ein wichtiger Baustein ist dabei die digitale Belegerfassung. Vorbei ist damit die Zeit von physischen Belegen, ihrer zeitaufwändigen manuellen Erfassung und umständlichen Archivierung. In diesem Beitrag erfahren Sie, was genau unter digitaler Belegerfassung zu verstehen ist, welche konkreten Vorteile für Ihr Unternehmen entstehen und welche Rolle innovative Technologien wie Intelligent Document Processing (IDP) dabei spielen.
Übersicht:
- Was bedeutet digitale Belegerfassung?
- Wie wird die digitale Belegerfassung technisch umgesetzt?
- Welche rechtlichen Aspekte und Aufbewahrungspflichten gibt es?
- Vorteile der automatisierten Belegerkennung im Vergleich zu manuellen Prozessen
- Praktische Tipps zur Umstellung
- Fazit
Was bedeutet digitale Belegerfassung?
Die Belegerkennung ist damit besonders interessant für die Bereiche Buchhaltung und Steuerberatung. Wenn beispielsweise Daten auf Rechnungsbelegen automatisiert erkannt werden, kann im Anschluss ein Abgleich von Kunden- oder Lieferanteninformationen, die aus dem Beleg gewonnen wurden, mit den hinterlegten Stammdaten erfolgen. Aber auch andere Informationen wie Rechnungspositionen und Mehrwertsteuersätze lassen sich problemlos erkennen und validieren. Nachdem das Dokument ausgelesen wurde, können die Daten an das Buchhaltungs- oder ERP-System weitergegeben werden.
Wie wird die digitale Belegerfassung technisch umgesetzt?
Heutzutage bedeutet digitale Belegerfassung so viel mehr als nur das Einscannen von Dokumenten. Dank moderner Technologien wie Intelligent Document Processing werden Belege nicht nur digitalisiert, sondern auch automatisch gelesen, geprüft und passend zugeordnet – zum Beispiel zur richtigen Kostenstelle oder dem passenden Projekt. Im Anschluss fließen die Daten direkt ins ERP- oder Buchhaltungssystem. So funktioniert der Prozess im Detail:
Digitalisierung von Papierbelegen
Zunächst werden analoge Belege eingescannt. Dabei kommt OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zum Einsatz, die den Text auf dem Dokument erkennt und in digitale Informationen umwandelt.
Automatische Belegerkennung
Im nächsten Schritt analysiert eine intelligente Software den Beleg: Sie erkennt automatisch wichtige Inhalte wie Rechnungsbetrag, Lieferant oder Datum.
Diese Daten werden anschließend mit bestehenden Informationen im Buchhaltungssystem abgeglichen – etwa, ob der Betrag zur Bestellung passt oder der Lieferant bekannt ist.
Integration in bestehende Systeme
Die erfassten und geprüften Daten werden nahtlos in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme übertragen. Dort können sie weiter verarbeitet, gebucht und archiviert werden – ganz ohne manuelles Eingreifen. Eine zentrale Plattform sorgt dabei für eine übersichtliche Verwaltung aller digitalisierten Belege.
Die Bedeutung von Intelligent Document Processing
IDP integriert optische Zeichenerkennung (OCR) und „Handwritten Text Recognition“ (HTR) mit Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML). IDP-Systeme erkennen so nicht nur Zeichen auf der Seite eines Dokuments, sondern können die Bedeutung des Textes gleichzeitig interpretieren. Auf diese Weise profitieren Unternehmen von einer präziseren Datenverarbeitung, optimierten Arbeitsabläufen und einem effizienteren Informationsaustausch mit anderen Geschäftsanwendungen.
Ein weiterer Pluspunkt: Maschinelles Lernen trainiert KI-Modelle, um aus Datenmustern und vorherigen Interaktionen zu lernen. So lässt sich die Leistung sowie Genauigkeit im Laufe der Zeit verfeinern. Damit nehmen die Vorteile von IDP kontinuierlich zu, steigern die Wertschöpfung und verbessern die Performance des Systems. Zusätzlich nutzt IDP Deep Learning, einen Teilbereich des maschinellen Lernens, um Daten in einer Weise zu verarbeiten, die der menschlichen Denkweise nachempfunden ist.
Welche rechtlichen Aspekte und Aufbewahrungspflichten gibt es?
Aufbewahrungspflichten und Fristen
Rechtsgültigkeit digitaler Belege
- Echtheit der Herkunft (Authentizität)
- Unveränderbarkeit der Belege nach Archivierung (Integrität)
- Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist
- Ordnungsgemäße Archivierung gemäß GoBD
- Zeitgerechte Erfassung und Nachvollziehbarkeit
Vorteile der automatisierten Belegerkennung im Vergleich zu manuellen Prozessen
- Zeitersparnis: Die digitale Belegerfassung reduziert die Bearbeitungszeit enorm, da Dokumente schneller identifiziert, ausgelesen und verarbeitet werden können.
- Kostenreduktion: Kurzfristig kann die Implementierung einer Automation mit Kosten verbunden sein. Mittelfristig entfallen jedoch die Kosten für die manuelle Dateneingabe und –verarbeitung. Ihre Teams arbeiten zudem produktiver und können sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren.
- Geringe Fehlerquote: Im Vergleich zu manuellen Prozessen sind automatisierte Systeme weit weniger anfällig für menschliche Fehler, was zu einer höheren Genauigkeit bei der Datenextraktion und Verarbeitung führt.
- Hohe Datenqualität: Die digitale Belegerfassung sorgt für präzisere und konsistente Daten in Echtzeit und ermöglicht Ihnen so eine optimierte Analysefähigkeit und fundiertere Geschäftsentscheidungen.
- Verbesserte Compliance: Die digitale Belegerfassung unterstützt dabei, Compliance-Anforderungen besser zu erfüllen, indem sie sicherstellt, dass alle Dokumente ordnungsgemäß verarbeitet und GoBD-konform archiviert werden.
- Schnellere Reaktionszeit: Da Dokumente schneller verarbeitet werden, kann Ihr Unternehmen schneller auf Anfragen reagieren und Geschäftsprozesse beschleunigen.
- Skalierbarkeit: Die durchschnittliche Anzahl der Belege steigt oder sinkt? Entsprechende Systeme sind problemlos skalierbar. Somit bleiben Sie jederzeit flexibel.
- Umweltfreundlichkeit: Durch das digitale Speichern der Belege kann Ihr Unternehmen den Papierverbrauch deutlich reduzieren.
Praktische Tipps zur Umstellung
- Größe und Struktur Ihres Unternehmens
- Integration in bestehende Systeme (z. B. ERP, Buchhaltung)
- Möglichkeiten zur Automatisierung und Datenextraktion
- Benutzerfreundlichkeit und Support
Fazit
Die digitale Belegerfassung bringt Ihnen nicht nur eine spürbare Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse, sondern reduziert auch Fehlerquellen und steigert die Datenqualität. Gleichzeitig werden rechtliche Anforderungen zuverlässig erfüllt, und alle relevanten Informationen sind jederzeit schnell verfügbar. Wer also auf intelligente digitale Lösungen setzt, profitiert damit von höherer Effizienz, weniger Risiken und sichert sich damit einen klaren Vorteil im Wettbewerb – heute und in Zukunft.
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