Der Transport von Fahrzeugen aller Art, von Reisemobilen und Wohnwagen über Kastenwagen bis zu Nutzfahrzeugen und Spezialfahrzeugen mit Übermaßen, ist die Kernkompetenz der Adam-Transporte GmbH mit Sitz in Südbaden. Obwohl das Familienunternehmen bereits in der Vergangenheit verwaltungstechnisch sehr gut organisiert war, sollten bewährte Arbeitsabläufe ohne zeit- und personalaufwändige Veränderungen digitalisiert und dadurch Durchlaufzeiten, insbesondere im Rechnungswesen, spürbar verkürzt werden.
Schnell fiel die Entscheidung zugunsten der cloudbasierten Lösung von DocuWare. Ein Schlüsselkriterium bei der Auswahl war die nahtlose Anbindung an das eingesetzte E-Mail-System David. Der überwiegende Teil der Zulieferer stellt Rechnungen inzwischen in digitaler Form, nur wenige Eingangsrechnungen erreichen den Spezialisten für Fahrzeugtransporte per Briefpost. Die direkte und vorzugsweise automatisierte Weiterverarbeitung der Dokumente in einem digitalen Workflow war deshalb von höchster Relevanz. Im Anbietervergleich hatte DocuWare mit der Connect-to-Mail-Funktionalität sowie nicht zuletzt dem Intelligent Indexing Service die Nase vorn.
Nach Analyse und Dokumentation der bestehenden Rechnungsverarbeitungsprozesse durch den kaufmännischen Geschäftsführer Christian Adam und einer dazu passenden Konfigurierung durch den DocuWare-Partner begann bereits sechs Wochen nach der ersten Idee am 1. November 2015 der Pilotbetrieb. Neben der Anbindung an das E-Mail-System wurde dabei auch die digitale Ablage von Ausgangsrechnungen wie Transport-, Schadens- oder Werkstattrechnungen, die über die branchenspezifische ERP-Lösung Soloplan Carlo erstellt werden, erfolgreich getestet.
Ebenfalls als problemlos erwies sich in der Testphase der Betrieb von zwei neu angeschafften Scannern. Über einen Dokumentenscanner von Kodak sowie alternativ über ein Ricoh-Multifunktionsgerät wurden papierbasierte Eingangsrechnungen sowie in Einzelfällen zugehörige Frachtpapiere digitalisiert und nach automatischer Barcodeerkennung im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.
Der praktische Nutzen von DocuWare Cloud dokumentiert sich nach den Worten von Christian Adam in vielfältiger Weise. Die Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung konnten spürbar reduziert werden, da Eingangsrechnungen automatisch klassifiziert und direkt im digitalen Posteingangskorb des verantwortlichen Mitarbeiters abgelegt werden. Über elektronische Workflows werden die Rechnungen geprüft und schließlich zur Buchung freigegeben. Auch unter ökologischen Aspekten erweist sich die Digitalisierung als Erfolgsmodell. Auf jährlich rund zwölf Papierordner mit ausgedruckten Eingangs- und Ausgangsrechnungsbelegen kann ab sofort verzichtet werden, ohne dass die Revisionssicherheit in Frage gestellt ist.
Neben diesen erwarteten Vorteilen verzeichnet Christian Adam eine Reihe weiterer positiver Nebeneffekte. Die verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten zählen ebenso dazu wie der orts- und zeitunabhängige Dokumentenzugriff. „Nicht nur bei Kundenbesuchen, auch bei Terminen auf der KFZ-Zulassungsstelle habe ich schon mehrfach vom mobilen Datenzugriff über die App DocuWare Mobile profitiert. Per Smartphone konnte ich vor Ort Dokumente abrufen und Kunden oder Sachbearbeitern blitzschnell per E-Mail zur Verfügung stellen", so Christian Adam.
Bereits nach sechsmonatigem Produktivbetrieb zog Adam ein durchweg positives Resümee. Knapp 3000 Dokumente wurden in diesem Zeitraum im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Obwohl sein Unternehmen im Vorfeld der ECM-Einführung keine detaillierten ROI-Kalkulationen durchführte, ist die Amortisation der Investition nach Adams Worten offensichtlich. „Die positiven Auswirkungen der Digitalisierung auf das gesamte Unternehmen sind eklatant“, lautet das Resümee des kaufmännischen Geschäftsführers.
Den ausführlichen Bericht „Auf der Überholspur“ lesen Sie in der Ausgabe 1-2/2017 des Fachmagazins DV-Dialog.
