„Mein Business“ ist der neue Bereich für DocuWare Partner und wird schrittweise das alte Partner Portal ablösen. Neben wichtigen Links finden Sie hier künftig die Daten Ihrer Kunden und zu laufenden Verträgen. Voraussetzung für den Zugang ist eine DocuWare ID, welche mit dem Partner-Unternehmen verknüpft ist. Dazu muss ein Mitglied aus dem Team „Management“ oder „Administration“ den Kollegen einladen (siehe hier).
Wie kann festgelegt werden, welche Kunden, Interessenten und Verträge ein Partner-Mitarbeiter sehen kann?
Um die Sichtbarkeit festzulegen, sind zwei Einstellungen wichtig:
- In „Personen verwalten“ gibt es die Einstellung „Sichtbarkeit von Kundendaten“ mit folgenden Auswahlmöglichkeiten:
a) Alle: Der Mitarbeiter darf alle Kunden, Interessenten und Verträge in „Mein Business“ angezeigt bekommen.
b) Eigene: Der Mitarbeiter darf nur diejenigen Kunden und Interessenten sehen, bei denen er explizit als „Partner-Kontakt“ zugewiesen ist. Dementsprechend sieht er dann auch nur deren Verträge.
c) Keine: Der Mitarbeiter darf gar keine Kunden- und Interessentendaten sehen, selbst wenn er (noch) als „Partner-Kontakt“ zugewiesen sein sollte.
- „Partner-Kontakt“ festlegen, der auf der Kunden-Detailseite zugewiesen werden kann.
Beide Einstellungen dürfen nur von Mitgliedern der Teams „Management“ und „Administration“ vorgenommen werden.
Die Zuordnung zu einem Team beeinflusst die Sichtbarkeit von Kundendaten nicht. Über ein Team kann gesteuert werden, welche Aktionen erlaubt sind. Beispielsweise ob der „Partner-Kontakt“ geändert werden darf oder eine On-Premises-Lizenz für einen Vertrag heruntergeladen werden darf oder nicht.
Beispiel:
Ein DocuWare Partner hat drei Mitarbeiter, die sich um DocuWare Kunden kümmern:
Es gibt bislang drei Kunden. Bei jedem der drei Kunden ist einer der Mitarbeiter als „Partner-Kontakt“ zugewiesen:
Mitarbeiter 1: Kann alle drei Kunden sehen, da bei ihm die Datensichtbarkeit auf „Alle“ steht.
Mitarbeiter 2: Kann keinen Kunden und keinen Vertrag sehen, obwohl er bei Kunde A (noch) als „Partner-Kontakt“ eingetragen ist. Die Tatsache, dass er im Team „Administration“ ist, ändert daran nichts. Allerdings ist er als Mitglied dieser Gruppe berechtigt, die Datensichtbarkeit der Mitarbeiter zu steuern und könnte somit sein eigenes Setting auch auf „Alle“ ändern und somit Zugriff auf alle Kunden- und Vertragsdaten erhalten.
Mitarbeiter 3: Kann nur Kunde C sehen, da bei ihm die „Sichtbarkeit von Kundendaten“ auf „Eigene“ gesetzt ist, und er nur bei Kunde C als „Partner-Kontakt“ zugewiesen ist.
Liste der Kunden und Interessenten
Hier finden Sie eine Liste aller Kunden und Interessenten, auf die Sie Zugriff haben. Sie können nach Belieben suchen, filtern, sortieren sowie Spalten ein- und ausblenden und deren Reihenfolge anpassen. Die Einstellungen werden gespeichert, so dass Sie immer zur jeweils letzten Ansicht zurückkehren. Neue Interessenten können vorerst nur im alten Partner Portal angelegt werden. Diese Funktion wird zu einem späteren Zeitpunkt in „Mein Business“ integriert.
Ein Klick auf eine Zeile der Tabelle führt Sie auf die Kunden-Detailansicht.
Ist Ihre DocuWare ID mit mehreren Standorten verknüpft, so können Sie über die Spalte „Partner Company“ die Kunden und Interessenten nach Standorten filtern. Auch Mehrfachauswahl wird hierbei unterstützt.
Sollten keine oder zu wenige Daten angezeigt werden, so sind Sie wahrscheinlich nicht berechtigt, alle Kundendaten einzusehen. Bitten Sie in diesem Fall einen Kollegen aus dem Team „Administration“ oder „Management“, Ihre Einstellung bzgl. „Sichtbarkeit von Kundendaten“ zu überprüfen.
Liste der Subscriptions
Hier finden Sie eine Liste aller Subscriptions, auf die Sie Zugriff haben. Analog zur Kundenliste können Sie auch hier suchen, filtern und sortieren.
Die Spalte „Retail Preis“ wird ausschließlich Mitgliedern des Teams „Administration“ angezeigt.
In der Subscription-Liste haben wir die Vertragsalarm-Ansicht integriert. Ein Klick auf den Button „Alarm“ filtert die Liste, so dass nur noch Verträge angezeigt werden, die eines der folgenden Kriterien erfüllen:
- Vertrag endete innerhalb der letzten 60 Tage und könnte ggf. noch ohne Datenverlust reaktiviert werden.
- Vertrag wurde innerhalb der letzten 60 Tage gekündigt und könnte ggf. noch ohne Gebühr reaktiviert werden.
- Vertrag endet innerhalb der nächsten 120 Tage. Automatische Verlängerung steht an.
Diese Liste können Sie über den Button „Export als Exceldatei“ exportieren.
Ein Klick auf eine Zeile in dieser Liste führt Sie zu der Vertrags-Detailansicht im alten Partner Portal. Den Download der On-Premises-Lizenzdatei finden Sie vorerst weiterhin dort. Die Funktion wird zu einem späteren Zeitpunkt in „Mein Business“ integriert.
Kunden-Detailansicht
Auf der Kunden-Detailseite finden Sie die bei uns gespeicherten Stammdaten Ihrer Kunden und Interessenten. Bitte informieren Sie uns, falls Sie hier veraltete Daten finden.
Partner Kontakt: Bitte weisen Sie jedem Kunden und Interessenten einen „Partner-Kontakt“ zu, damit DocuWare weiß, wer der erste Kontakt für alle wichtigen Informationen bezüglich eines Kunden oder Interessenten ist. Der „Partner-Kontakt“ bekommt automatisch Mitteilungen, wenn bei einem Cloud-System der Speicher knapp wird oder Updates anstehen.
