Für mehr Kontrolle und Vertrauen in der Dokumentenautomatisierung
Intelligent Document Processing ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten innerhalb von DocuWare, insbesondere in den Bereichen der Trennung (Splitting), der Klassifizierung (Classification) und der Extraktion (Extraction). Diese Automatisierung bringt erhebliche Effizienzgewinne, ist jedoch gleichzeitig auch eine Herausforderung. Die Qualität der KI-generierten Ergebnisse muss sichergestellt werden, bevor diese in nachfolgenden Prozessen überführt oder gelagert werden.
Mit der Einführung der IDP-Validierung im klassischen DocuWare erhalten Kunden die Möglichkeit, zentrale Schritte des Dokumentenverarbeitungsprozesses direkt zu prüfen und zu bestätigen. So wird sichergestellt, dass KI-Ergebnisse vor der Weiterverarbeitung kontrolliert werden können.
Warum die IDP-Validierung wichtig ist
In automatisierten Dokumentenprozessen können bereits kleine Abweichungen beim Trennen, der Klassifizierung oder der Extraktion Auswirkungen auf die nachfolgenden Prozesse haben. Die IDP-Validierung schafft hier einen kontrollierten Schritt innerhalb des automatisierten Ablaufs, in dem Ergebnisse überprüft und bestätigt werden, bevor die Verarbeitung fortgesetzt wird.
Gleichzeitig wird jede Entscheidung bei der Validierung als Feedback genutzt, um die zugrunde liegenden KI-Modelle kontinuierlich zu verbessern. Dadurch entsteht ein System, das sich mit der Nutzung weiterentwickelt und zunehmend zuverlässigere Ergebnisse liefert.
Validierung im IDP-Prozess
Die Validierung kann in allen zentralen Verarbeitungsschritten eingesetzt werden. Sie ist für das Trennen und die Klassifizierung in allen Konfigurationen verfügbar und kann für jede Extraktionskonfiguration separat aktiviert werden. Sobald die Validierung aktiviert ist, wird der IDP-Prozess automatisch pausiert, bis eine Bestätigung des Nutzers erfolgt.
Nach Abschluss der Validierung wird der IDP-Workflow mit den bestätigten Daten fortgesetzt. Gleichzeitig fließt das Feedback in die weitere Optimierung des Systems ein.
Im Rahmen der Validierung stellt sich außerdem die Frage, wie das zurückgespielte Feedback künftig für das Training der Modelle genutzt wird und ob ein automatisches Retraining stattfindet oder weiterhin manuelle Schritte erforderlich sind. Eine entsprechende Feedback-Funktion direkt im iframe wird derzeit implementiert.
Die Integration
Die Funktion ist vollständig in die DocuWare Monitoring-UI integriert, die als zentrale Oberfläche für die Überwachung von IDP-Prozessen dient. Um diesen neuen Prozessschritt sichtbar zu machen, wurde ein neuer Status eingeführt, der anzeigt, wenn ein Verarbeitungsvorgang auf eine Validierung wartet.
Ein „Job“ bezeichnet dabei eine automatisierte Verarbeitungseinheit im IDP-System, bei der ein Dokument oder mehrere Dokumente über definierte Schritte wie Trennung, Klassifizierung und Extraktion verarbeitet werden. Dadurch wird jederzeit sichtbar, wenn ein Prozess angehalten wurde und eine Validierung erforderlich ist.
Die Implementierung
Die Umsetzung erfolgt direkt innerhalb der Monitoring-UI, um eine durchgängige Integration in bestehende IDP-Workflows sicherzustellen. Dadurch bleibt der gesamte Prozess in der gewohnten Umgebung und fügt sich nahtlos in etablierte Abläufe ein.
Einsatz in der Praxis
Die IDP-Validierung ist besonders in Situationen relevant, in denen die Qualität der automatisierten Dokumentenverarbeitung entscheidend ist und Ergebnisse vor der Weiterverarbeitung geprüft werden müssen.
Ein typischer Ablauf beginnt mit der automatischen Verarbeitung eines eingehenden Dokuments durch Trennung und Klassifizierung innerhalb des IDP-Systems.
Ist die Validierung für bestimmte Schritte aktiviert, wird der Prozess entsprechend unterbrochen – beginnend bei der Trennung und anschließend auch bei der Klassifizierung und/oder Extraktion –, um eine manuelle Prüfung zu ermöglichen.
Das Ergebnis wird dem Nutzer zur Kontrolle im Monitoring bereitgestellt und dort validiert. Das Feedback wird direkt an das System zurückgegeben, bevor der Prozess mit der Extraktion fortgesetzt wird. Anschließend wird das Dokument basierend auf den validierten Ergebnissen weiterverarbeitet oder gespeichert.
Dieser Ansatz schafft einen kontrollierten Übergang zwischen Automatisierung und manueller Prüfung und stellt sicher, dass nur validierte Ergebnisse in nachfolgende Prozesse gelangen.
Die Grundlage für adaptive Dokumentenintelligenz
Mit der IDP-Validierung im DocuWare Monitoring wird ein kontrollierter Schritt in die automatisierte Dokumentenverarbeitung eingeführt, der die Qualität und Zuverlässigkeit der Ergebnisse verbessert. Gleichzeitig entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, bei dem das Nutzerfeedback direkt zur Optimierung der KI-Modelle beitragen kann.
Die Funktion verbindet so Automatisierung mit gezielter Kontrolle und sorgt langfristig für stabilere und verlässlichere Ergebnisse in der Dokumentenverarbeitung. Aktuell wird die Validierung noch binär pro Schritt konfiguriert, sprich also aktiviert oder deaktiviert für Trennung, Klassifizierung sowie je nach Extraktionskonfiguration. Zukünftig soll sie durch die Integration von Confidence Scores erweitert werden, sodass eine Validierung nur dann ausgelöst wird, wenn sie tatsächlich erforderlich ist.