Die opta data Gruppe entlastet Dienstleister im Gesundheitswesen mit innovativen Lösungen für Bürokratie- und Verwaltungsaufgaben. In der Finanzbuchhaltung des Familienunternehmens, das heute deutschlandweit über 1800 Mitarbeiter beschäftigt, sorgt DocuWare für eine schnelle Bearbeitung der monatlich rund 3.500 überwiegend in Papierform vorliegenden Eingangsrechnungen.
Wegen des bei opta data vorgeschriebenen mehrstufigen Genehmigungsverfahrens waren die Bearbeitungszeiten vor der DMS-Einführung sehr lang. Selbst bei kleineren Summen werden Rechnungen in der Regel in Split-Beträge aufgeteilt und den verschiedenen Kostenstellen zugeordnet. Alle zuständigen Abteilungsleiter müssen diese Beträge dann genehmigen. Unternehmensweit sind in diesen Freigabeprozess 140 Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen und Standorten eingebunden. Während die Rechnungen früher diese zahlreichen Stationen durchliefen, fehlte in der Finanzbuchhaltung jede Übersicht über ihren Status. Entsprechend groß war der Suchaufwand bei Rückfragen von Lieferanten oder Fachabteilungen. Ziel war daher ein zentraler Dokumenten-Pool, auf den jeder Berechtigte im Unternehmen jederzeit und auch von überall her zugreifen kann. Dadurch sollten sich nicht nur Bearbeitungs- und Recherchezeiten deutlich reduzieren, auch der Freigabeprozess für die Rechnungen sollte transparenter werden.
Für den sehr aufwendigen Prüfungs- und Genehmigungsprozess wurde ein auf die speziellen Anforderungen ausgerichteter Split-Buchungsdialog entwickelt. In den Freigabeprozess sind neben den Fachkräften in der Buchhaltung die Geschäftsführung und Mitarbeiter verschiedener Abteilungen eingebunden. Durch die Möglichkeit Genehmigungen auch von unterwegs per iPhone zu erteilen, ist der Freigabeprozess unabhängig vom Aufenthaltsort der Kostenstellenverantwortlichen. Und die Buchhaltung hat jederzeit den Überblick, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Eingangsrechnung befindet, und kann bei den Verantwortlichen direkt nachfragen, sobald eine Rechnung länger liegen bleibt.
Auf der DocuWare User Conference 2016 (5.-6.10. in Frankfurt) schildert Michael Gelhard, Assistenz der kfm. Leitung bei opta data, in seinem Vortrag, wie die Genehmigungsprozesse dank elektronischen Dokumenten-Workflows heute automatisiert ablaufen.
Hier geht es zum vollständigen Anwenderbericht „Gewissenhaft und schnell geprüft“.
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