Das leistet digitales Dokumenten-Management. 9 Beispiele

Heutzutage kämpfen viele Unternehmen mit einer unsichtbaren Belastung: Ineffizientes Dokumenten-Management bindet Ressourcen und verschwendet zahllose Arbeitsstunden.

Selbst wenn Führungskräfte erkennen, dass es zahlreiche Möglichkeiten für Prozessverbesserungen gibt, haben sie möglicherweise falsche Vorstellungen davon, was sie durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems in ihrem Unternehmen tatsächlich erreichen könnten.

Elektronisches Dokumenten-Management oder Enterprise Content Management wird oft als ein komplexes, höchst technisches System angesehen, dessen Anwendung schwierig ist. Das ist falsch.

Viele Menschen gehen davon aus, dass ein Dokumentenmanagement-System viel Geld kostet und die Einrichtung viel Zeit in Anspruch nimmt. Außerdem glauben sie, dass große Eingriffe in die IT-Infrastruktur erforderlich sind und sich bewährte Geschäftsprozesse ändern. Infolgedessen machen sich viele Unternehmen das Arbeitsleben unnötig schwer, während Wettbewerber einen Vorsprung erzielen.

Wir zeigen Ihnen anhand von neun Beispielen, wo in Ihrem Unternehmen unnötige Kosten verursacht werden und was Sie mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-System dagegen tun können:

1. Ihre Mitarbeiter verschwenden viel Zeit mit Papierunterlagen: Der durchschnittliche Angestellte verbringt 30 bis 40 Prozent seiner Zeit allein damit, Informationen abzurufen, die in Dokumentensilos wie Aktenschränken und E-Mail-Konten verborgen sind.

2. Ein papierbasiertes Büro ist kostspielig: Rechnen Sie  sich einmal die Kosten für Material, Versand und Porto aus. Was kostet Sie die Anschaffung und Wartung von Druckern und Kopierern? Wahrscheinlich kommt ein wesentlich höherer Betrag zusammen, als Sie vermuten.

3. Dokumenten-Management beeinflusst Ihre grundlegenden Geschäftsfunktionen: Die durch ineffizientes Dokumenten-Management gebundenen Ressourcen haben nicht nur unmittelbare Folgen für Mitarbeiterproduktivität und Betriebskosten, sondern lassen auch den Kern Ihres Geschäfts nicht unberührt. Der Umgang Ihres Unternehmens mit dem Dokumentenfluss kann Ihr Unternehmen belasten oder Sie positiv von der Konkurrenz abheben.

4. Ein digitaler Workflow erfordert keine umfangreiche Schulung: Tatsächlich ähnelt ein digitaler Dokumenten-Workflow Ihrem bestehenden Papiersystem. Der Vorteil ist, dass er intuitiver und einfacher zu nutzen ist. Wenn Sie zum Beispiel ein digitales Dokument elektronisch stempeln, sieht es genauso aus, als hätten Sie einen Papierstempel benutzt. Mit einem digitalen Dokumenten-Workflow können Sie das Dokument jedoch automatisch an die nächste Person im Workflow weiterleiten, anstatt dass es in einem Postausgang für Papierdokumente liegt.

5. Das Finden von Dokumenten sollte nur wenige Sekunden in Anspruch nehmen: Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System werden Dokumente automatisch gescannt und indexiert. Dies ermöglicht leistungsstarke Indexsuch- und Volltextsuchfunktionen. Nehmen wir einmal an, Sie suchen Informationen zu einem Gerät, das Sie vor 15 Jahren gekauft oder verkauft haben. Sie müssen nur die Seriennummer eingeben und sofort erscheinen Rechnung, Packzettel und andere relevante Dokumente am Bildschirm.

6. Die Integration mit vorhandenen Systemen ist kein Problem: Elektronisches Dokumenten-Management lässt sich einfach in Ihre IT-Infrastruktur integrieren. Beispielsweise können Sie Ihrer Buchhaltungssoftware eine Schaltfläche hinzufügen, über die Sie umgehend Zugriff auf alle Buchhaltungsdokumente erhalten, die einen Bezug zum Inhalt Ihres aktuellen Bildschirms aufweisen.

7. Schnelles Scannen physischer Dokumente: Heutzutage ermöglicht die Scangeschwindigkeit gängiger Geräte das Erstellen digitaler Versionen in einem Takt von 30 bis 60 Seiten pro Minute.

8. Dokumenten-Management ist für alle Dokumenttypen geeignet: Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist mit umfassenden Funktionen ausgestattet. Sie können damit nicht nur Papierdokumente, sondern auch digitale Dateien organisieren, beispielsweise E-Mails und Microsoft Office-Dokumente.

9. Digitale Workflows sind einfach und schnell: Anstatt die Komplexität zu erhöhen, vereinfacht ein Dokumentenmanagement-System gängige Geschäftsprozesse. Beispielsweise beschleunigen digitale Workflows Rechnungsfreigabeprozesse deutlich und erstellen automatisch Audit Trails. Im Lauf der Zeit sparen Sie dadurch unzählige Arbeitsstunden.

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Möglichkeiten für Prozessverbesserungen hinsichtlich des Umgangs mit Dokumenten. Lassen Sie sich nicht von falschen Vorstellungen über das Dokumenten-Management für Unternehmen zurückhalten.