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Datenschutzerklärung für unsere Social Media Auftritte nach Art. 13 DSGVO
DocuWare möchte Sie in diesem Dokument über den Umgang mit Ihren Daten im Bereich unserer Social Media Auftritte informieren.
1. VerantwortlicherFür die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten ist zum Teil die Docuware GmbH, Planegger Str. 1, 82110 Germering und zum Teil einer der untengenannten Plattformbetreiber verantwortlich.
Für die unter Ziffer 4 genannten Verarbeitungsprozesse gelten wir und die Plattformbetreiber als gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO.
Wir betreiben die folgenden Social Media Auftritte:
Life at DocuWare (@life.at.docuware) | Instagram
(2) DocuWare | Beacon NY | Facebook
(11) DocuWare: Ihr Unternehmen | LinkedIn
Twitter: @DocuWare
Twitter: @DocuWare_de
(5) DocuWare en Español - YouTube
(4) DocuWare Deutschland - YouTube
DocuWare Group: Information and Updates | XING
2. Verantwortlichkeit der PlattformbetreiberWir haben auf die Datenverarbeitung der Plattformbetreiber wenig Einfluss, versuchen aber im Rahmen unserer Möglichkeiten auf eine möglichst datenschutzkonforme Verwendung der Daten hinzuwirken. Erschwert wird das dadurch, dass wir oft nicht wissen, welche Daten der Plattformbetreiber in welcher Weise verarbeitet.
Sie haben den Nutzungs- und Datenschutzbedingungen der jeweiligen Plattform bereits im Vorfeld zugestimmt, sofern Sie sich für eine bestimmte Plattform registriert haben. Daher sind die Betreiber der Plattformen allein für alle Fragen, wie z.B. Datenverwendung Ihres Nutzer-Accounts zuständig, auf das wir keinen Zugriff haben, da wir im weitesten Sinn
Hier finden Sie die Datenschutzhinweise der einzelnen Plattformbetreiber, um zu erfahren, wie diese mit Ihren Daten umgehen.
Es ist nicht auszuschließen, dass Ihre Profil-Daten durch die Plattformbetreiber auf Servern außerhalb der Europäischen Union gespeichert werden.
3. DocuWare's Verantwortlichkeit für Ihre DatenRechtsgrundlage / Zweck der Datenverarbeitung:
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt im Interesse unserer Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation.
Wir verarbeiten Ihre Daten, um Sie über unsere Produkte, unser Unternehmen, Aktionen (z.B. Gewinnspiele) oder andere Themen rund um DocuWare zu informieren und mit Ihnen zu kommunizieren. Es kann sein, dass wir Ihre Inhalte auf unserem Account teilen oder Daten auf unserem Account löschen, wenn wir dies für erforderlich erachten.
Auf die durch DocuWare erfolgende Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Kundenkommunikation und der Anwerbung von Mitarbeitenden hat der Plattformbetreiber keine Einwirkungsmöglichkeiten.
Wir achten darauf, unsere Social Media Accounts im Rahmen der vom Plattformanbieter gegebenen Möglichkeiten so datenschutzkonform wie möglich zu gestalten.
Empfänger
Informationen (Bilder, Videos, Kommentare o.ä.), die Sie auf unseren Profilen hinterlassen, werden auf der jeweiligen Plattform veröffentlicht; d.h. sie sind für alle Nutzer:innen dieser Plattform sichtbar. Möglicherweise teilen wir sie, sofern das eine Funktion der Plattform sein sollte und kommunizieren mit ihnen darüber.
Wir behalten uns lediglich vor, rechtswidrige Inhalte zu löschen, wie z.B. rechtsverletzende oder rechtswidrige Posts, Hasskommentare, anzügliche Kommentare (explizit sexuelle Inhalte) oder Anhänge (bspw. Bilder oder Videos), die u.U. gegen Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte, Strafgesetze oder den Code of Conduct von DocuWare verstoßen.
Vertrauliche Anfragen, die auf einer Plattform gestellt werden, werden wir ggf. auf vertraulicheren Wegen beantworten. Sie können uns außerdem jederzeit über die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten, die ebenfalls in unserem Impressum zu finden sind, kontaktieren.
Sollten sie uns vertraulich per Brief, E-Mail o.ä. kontaktieren, so geben wir die Daten im Einzelfall und mit Ihrer Zustimmung an Partnerunternehmen („Autorisierte DocuWare Partner“ – ADPs) weiter.
Mit den meisten ADPs besteht eine langjährige und vertrauensvolle Geschäftsbeziehung. Sie wurden jeweils sorgfältig ausgesucht und stehen in einem Vertragsverhältnis zu uns, das eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO umfasst.
Speicherdauer / Kriterien für Festlegung der Speicherdauer:
Es kommt hierbei darauf an, zu welchem Zweck Sie mit uns Kontakt aufgenommen haben.
Sollten Sie sich auf eine von uns ausgeschriebene Stelle bewerben, so löschen wir die Daten gemäß Absatz 3.6. unserer Datenschutzerklärung auf unserer Webseite. Datenschutzerklärung (docuware.com)
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des jeweiligen Speicherungszwecks erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Aufbewahrungsfristen vorsehen.
Nach Fortfall eines Speicherungszweckes oder nach Ablauf der vom Gesetzgeber vorgesehenen Aufbewahrungsfrist werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften für eine weitere Verarbeitung gesperrt oder gelöscht.
Ihre Posts auf einer Plattform bleiben zeitlich unbegrenzt sichtbar, es sei denn Sie selbst oder wir löschen den Post aus einem der o.g. Gründe.
Hinsichtlich des Löschens Ihrer Daten durch den Plattformbetreiber gelten die jeweiligen Datenschutzbestimmungen. DocuWare hat keine Möglichkeit, die Löschung zu beeinflussen.
b) GewinnspieleZwecke der Datenverarbeitung / Rechtsgrundlagen:
Hin und wieder führen wir Gewinnspiele auf unserer Webseite www.docuware.com, in unseren Newslettern oder auf unseren Social Media Accounts durch, an denen Sie teilnehmen können.
Personenbezogene Daten, die wir im Rahmen eines Gewinnspiels verarbeiten, werden ausschließlich für dessen Durchführung (Ermittlung der und Benachrichtigung von Gewinner:innen, Zusendung des Gewinns etc.) genutzt.
Sollten Sie im Rahmen eines Gewinnspiels zusätzlich der Verarbeitung Ihrer Daten ebenfalls zustimmen, um unseren Newsletter zu erhalten und von uns im Hinblick auf unsere Produkte informiert zu werden, werden Ihre Daten manuell in unser Kundenmanagement-System eingepflegt. Für die Verarbeitung, den Versand und die Analyse der Newsletter, nutzen wir zusätzlich die Technologie von Hubspot. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Zusendung durch Kündigung des Newsletters zu unterbinden und Ihre Einwilligung für die Nutzung Ihrer Daten für den Newsletter-Versand zu widerrufen. Hierzu findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link. Sie können uns auch eine E-Mail an infoline@docuware.com senden, um Ihre Einwilligung zu widerrufen.
Die Registrierung der betroffenen Person unter freiwilliger Angabe personenbezogener Daten dient dazu, Ihnen Inhalte oder Leistungen anzubieten, die nur registrierten Benutzer:innen angeboten werden können. Die bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten können Sie jederzeit korrigieren/ergänzen.
Eine Erkennung durch andere User einer Plattform kann nicht ausgeschlossen werden, wenn Sie Ihren Namen verwenden oder Fotos von sich in Ihrem Profil gepostet haben.
Die Datenverarbeitung im Rahmen von Gewinnspielen stützt sich auf die Rechtsgrundlage in Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Vertragserfüllung). Sollten Sie eine Einwilligung in die Datenverarbeitung gegeben haben, so ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO als Rechtsgrundlage anzusehen. Selbstverständlich kann diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zurückgenommen werden.
Empfänger:innen / Kategorien von Empfänger:innen:
Wir geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn es für die Durchführung des Gewinnspiels notwendig ist, z.B. zum Versand eines Gewinns oder wenn Sie uns darüberhinausgehend eine Einwilligung erteilt haben, z.B. damit wir oder unsere ADPs wieder Kontakt mit Ihnen aufnehmen können zur Vorstellung unserer Produkte.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie an manchen Gewinnspielen direkt durch das Kommentieren eines Posts auf einer Plattform oder vergleichbare Mechanismen teilnehmen können. Andere User der Plattform können dann Ihre Teilnahme an dem Gewinnspiel und potentiell auch Ihren Gewinn sehen. Eine Erkennung durch andere User einer Plattform kann nicht ausgeschlossen werden, wenn Sie Ihren Namen verwenden oder Fotos von sich in Ihrem Profil gepostet haben.
Speicherdauer / Kriterien für Festlegung der Speicherdauer:
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des jeweiligen Speicherungszwecks erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Aufbewahrungsfristen vorsehen.
Nach Fortfall eines Speicherungszweckes oder nach Ablauf der vom Gesetzgeber vorgesehenen Aufbewahrungsfrist, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften für eine weitere Verarbeitung gesperrt oder gelöscht.
Mit Ihrer Einwilligung erfassen wir Ihr Nutzungsverhalten auf unserer Website www.docuware.com und im Newsletter. Die Auswertung des Nutzungsverhaltens umfasst insbesondere, welche Bereiche der jeweiligen Webseite und des Newsletters Sie sich anschauen, und welche Links Sie dort anklicken. Dabei werden personalisierte Nutzungsprofile unter Zuordnung Ihr @er Person und/oder E-Mail-Adresse erstellt, um eine mögliche werbliche Ansprache zu verbessern.
Sie können Ihre Einwilligung in den Erhalt des Newsletters und in die Erstellung von personalisierten Nutzungsprofilen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie sich aus dem Newsletter austragen. Den Link zur Abmeldeseite finden Sie am Ende eines jeden Newsletters. Mit Ihrer Abmeldung betrachten wir Ihre Einwilligung in die Erstellung Ihres personalisierten Nutzungsprofils und den Erhalt darauf basierender Newsletter als widerrufen. Ihre Nutzungsdaten werden von uns gelöscht.
Empfänger:innen / Kategorien von Empfänger:innen:
Sofern für die Durchführung des Newsletterversands Subauftragnehmer eingesetzt werden, sind diese nach Artikel 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.
Speicherdauer/ Kriterien für Festlegung der Speicherdauer:
Sofern Sie Ihre Einwilligung zum Erhalt des DocuWare Newsletters widerrufen, wird Ihre E-Mail-Adresse für den Erhalt des Newsletters gesperrt. Ihre übrigen Daten werden nach spätestens sechs Monaten aus den entsprechenden E-Mail-Verteilern gelöscht.
c) Social Listening und Social Media MonitoringZwecke der Datenverarbeitung / Rechtsgrundlagen:
Wie nutzen sog. Social Listening und Social Media Monitoring in Bezug auf öffentliche Posts auf Social Media Plattformen, um Markierungen und Erwähnungen von DocuWare und unseren Wettbewerbern zu monitoren und dadurch unsere Community und den Wettbewerb besser zu verstehen sowie Trends in der Dokumentenmanagement-Branche zu identifizieren.
Dabei werden die Beiträge entsprechend eines Suchauftrags (z.B. zu unserem Produktnamen) oder bestimmter Kennzahlen (z.B. Aufrufe, Anzahl von Klicks) ausgewertet. Diese Daten werden aggregiert erhoben, d.h. es wird z.B. erhoben, dass
Diese Daten werden nicht auf der Ebene von Einzelpersonen erhoben.
Der Umfang der erhobenen Daten bestimmt sich hierbei primär nach Art und Inhalt des jeweiligen Beitrags; so kann z.B. ein Post in Text- oder auch Bildform betroffen sein. Z.T. erhalten wir von den jeweiligen Plattformbetreibern auch weitergehende Informationen wie z.B. über die Reichweite von Beiträgen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Social Listening ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO, weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben, in frei einsehbaren Äußerungen etwaige Defizite unserer Produkte und Leistungen erkennen und angemessen hierauf reagieren zu können.
Empfänger:innen / Kategorien von Empfänger:innen:
Sofern wir im Rahmen des Social Listening oder Social Media Monitoring externe Auftragsverarbeiter einsetzen, die personenbezogene Daten auf Einzelpersonenebene verarbeiten, sind diese nach Artikel 28 DSGVO vertraglich verpflichtet. Im Rahmen unserer Zusammenarbeit mit dem Social Media Management Tool „Sprout Social“ werden die oben genannten aggregierten Daten zu Zwecken des Social Media Monitorings in der Regel auch auf Servern in den USA verarbeitet.
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des jeweiligen Speicherungszwecks erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Aufbewahrungsfristen vorsehen.
Nach Fortfall eines Speicherungszweckes oder nach Ablauf der vom Gesetzgeber vorgesehenen Aufbewahrungsfrist, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften für eine weitere Verarbeitung gesperrt oder gelöscht.
4. Gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 1 DSGVO
Mit folgenden Plattformbetreibern besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit für Ihre Daten nach Art. 26 Absatz 1 DSGVO.
Die Plattformbetreiber verwenden Webtracking-Tools, für die sie und wir als gemeinsame Verantwortliche gelten. Diese Tools können das, was Sie auf der Plattform tun, unabhängig davon verfolgen, ob Sie sich bei der Plattform angemeldet oder registriert haben. DocuWare hat auf den Einsatz der Tools keinen Einfluss.
Rechtsgrundlage für den Einsatz der Tracking-Tools ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.
Alle weiteren Informationen zu den Tracking-Tools, wie z.B. Empfänger:innen der Daten, Speicherdauer o.ä. sowie die Möglichkeiten, Ihre Rechte nach Art. 12 ff DSGVO auszuüben, entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen der Plattformbetreiber.
Die uns von den Plattformbetreibern angebotenen Statistiken beschränken wir auf die Statistiken, die wir nicht ablehnen können. Auf den Inhalt haben wir keinen Einfluss und die Erstellung der Statistiken können wir auch nicht unterbinden.
Darüber hinaus ist anzumerken, dass die Plattformbetreiber Ihre Profil- und Verhaltensdaten nutzen, um Ihre Vorlieben, Gewohnheiten oder Beziehungen auszuwerten. Details hierzu finden Sie ebenfalls in den Bestimmungen der Betreiber. Wir haben als DocuWare hierauf keinerlei Einfluss.
5. Verarbeitung von Daten in einem DrittlandSollte DocuWare selbst Daten an Empfänger in einem Drittland außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes senden, so haben wir alle notwendigen Datenschutzvorkehrungen ergriffen.
Bitte wenden Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte (Ziffer 7), wenn Sie hierzu nähere Informationen erhalten möchten.
Die Verarbeitung Ihrer Daten in Drittländern außerhalb des EWR durch die Plattformbetreiber entnehmen Sie bitte den o.g. Datenschutzerklärungen.
6. Ihre BetroffenenrechteNeben dem Recht auf Widerruf Ihrer uns gegenüber erteilten Einwilligungen, stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden weiteren Rechte zu:
Bei Fragen zu unseren Präsenzen auf Social Media oder zur Ausübung Ihrer Rechte bei der Verarbeitung Ihrer Daten (Datenschutzrechte) können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden: