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Sobre DocuWare
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Desde DocuWare, le informamos por este documento acerca del tratamiento de sus datos en nuestras redes sociales.
1. Persona responsable del tratamiento de datos
Docuware GmbH (Planegger Str. 1, 82110 Germering, Alemania) y uno de los operadores de plataforma indicados a continuación son responsables de la recogida y el tratamiento de sus datos.
Nosotros y los operadores de la plataforma somos considerados corresponsables del tratamiento de datos tal y como está definido en el artículo 26 del RGPD para las operaciones de tratamiento mencionadas en la sección 4.
Tenemos presencia en las siguientes redes sociales:
Life at DocuWare (@life.at.docuware) | Instagram
(2) DocuWare | Beacon NY | Facebook
(11) DocuWare: Your Company | LinkedIn
Twitter: @DocuWare
Twitter: @DocuWare_en
(5) DocuWare en Español - YouTube
(4) DocuWare Deutschland - YouTube
DocuWare Group: Information and Updates | XING
2. Responsabilidad de los operadores de plataformas
Hacemos todo lo posible para garantizar que los datos se utilicen de acuerdo con la legislación sobre protección de datos, pero tenemos poca influencia en su tratamiento y a menudo no sabemos qué datos tratan los operadores de las plataformas ni de qué manera.
Al registrarse en una plataforma concreta, consiente de antemano las condiciones de uso y de protección de datos de la plataforma correspondiente. Por lo tanto, los operadores de las plataformas son los únicos responsables de todos los aspectos, como del uso de datos de su cuenta de usuario, a los que no tenemos acceso, ya que nosotros mismos somos usuarios de las plataformas en el sentido más amplio. Asimismo, los operadores de las plataformas mantienen toda la infraestructura informática.
A continuación, puede encontrar los avisos de privacidad de cada operador de plataforma para saber cómo tratan sus datos:
- Facebook: https://www.facebook.com/privacy/policy/
- Instagram: https://help.instagram.com/519522125107875
- Twitter: https://twitter.com/de/privacy
- YouTube: https://policies.google.com/privacy
- LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
- Dirección: https://privacy.xing.com/en/privacy-policy
No podemos garantizar que los datos de su perfil no sean almacenados por los operadores de las plataformas en servidores fuera de la Unión Europea.
3. Responsabilidad de DocuWare sobre sus datos
a) Nuestra presencia en las redes sociales
Base jurídica y finalidad del tratamiento de datos:
La base jurídica para el tratamiento de datos es el artículo 6.1.f) del RGPD. El tratamiento de datos se lleva a cabo en interés de nuestras relaciones públicas y comunicación.
Tratamos sus datos con el fin de comunicarnos con usted y de informarle acerca de nuestros productos, nuestra empresa, promociones (incluidos posibles sorteos) u otros temas relacionados con DocuWare. Podemos compartir su contenido o eliminar datos en nuestra cuenta si lo consideramos necesario.
El operador de la plataforma no influye en el tratamiento de sus datos por parte de DocuWare en el contexto de la comunicación con el cliente y la contratación de empleados.
Procuramos que nuestras cuentas en redes sociales se ajusten al máximo a la protección de datos dentro de las posibilidades que ofrece el proveedor de la plataforma.
Destinatarios y categorías de destinatarios:
La información (fotos, vídeos, comentarios o similares) que comparte en nuestros perfiles se publica en la plataforma correspondiente, por lo que es visible para todos sus usuarios. Podemos compartirla, si la plataforma lo permite, y comunicarnos con usted al respecto.
Nos reservamos el derecho a eliminar contenidos ilegales, como publicaciones infractoras o ilegales, comentarios de odio, comentarios lascivos (contenido explícitamente sexual) o archivos adjuntos (por ejemplo, imágenes o vídeos) que puedan infringir los derechos de autor, los derechos personales, las leyes penales o el Código de conducta de DocuWare.
Siempre puede enviarnos solicitudes confidenciales a la dirección mencionada en la sección 1 o situada en el pie de imprenta de nuestro sitio web.
Las solicitudes confidenciales realizadas en una plataforma se responderán por medios más confidenciales cuando sea necesario. Puede ponerse en contacto con nosotros a través de los datos de contacto mencionados en la sección 1, que también figuran en nuestro pie de imprenta.
Si se pone en contacto con nosotros de forma confidencial por carta, correo electrónico o similar, es posible que compartamos datos con partners autorizados («Authorized DocuWare Partners»: ADP) en función de cada caso y con su consentimiento.
Nuestros ADP han sido cuidadosamente seleccionados y mantenemos con ellos una relación comercial duradera y de confianza que incluye un acuerdo sobre el tratamiento de datos en conformidad con el artículo 28 del RGPD.
Periodo de almacenamiento y criterios para determinar el periodo de almacenamiento:
Los periodos de almacenamiento dependen de la razón por la que se haya puesto en contacto con nosotros.
Si solicita un puesto que hayamos ofertado, eliminaremos los datos de acuerdo con el apartado 3.6 de nuestra política de privacidad disponible en nuestra página web. Política de privacidad (docuware.com)
Tratamos y almacenamos sus datos personales solo durante el periodo de tiempo necesario para lograr la finalidad de almacenamiento correspondiente o según lo dispuesto por los diversos periodos de retención estipulados por la ley.
Tras cumplir la finalidad de almacenamiento o tras la expiración del período de conservación previsto por la ley, los datos personales se bloquearán o eliminarán de forma rutinaria para su posterior procesamiento de conformidad con las disposiciones legales.
Sus publicaciones en una plataforma permanecen visibles indefinidamente, a menos que usted mismo o nosotros eliminemos la publicación por uno de los motivos anteriores.
Con respecto a la eliminación de sus datos por parte del operador de la plataforma, se aplican las disposiciones de protección de datos correspondientes. DocuWare no tiene posibilidad de influir en su eliminación.
b) Sorteos
Fines del tratamiento de datos y base jurídica:
Organizamos sorteos ocasionales en nuestra página web docuware.com y a través de nuestras newsletters y redes sociales.
Los datos personales que tratamos en el marco de un sorteo se utilizan exclusivamente para su realización (elección del ganador, notificación al ganador, envío del premio, etc.).
Si, en el marco de un sorteo, acepta también el tratamiento de sus datos para recibir nuestra newsletter y para que le informemos sobre nuestros productos, sus datos se introducirán manualmente en nuestro sistema de gestión de clientes. Para la tramitación, envío y análisis de la newsletter, utilizamos también Hubspot, una plataforma de CRM. Puede darse de baja de la newsletter en cualquier momento y revocar su consentimiento para el uso de sus datos entrando en el enlace que encontrará al final de cada newsletter o enviándonos un correo electrónico a infoline@docuware.com.
El registro del interesado mediante el suministro voluntario de datos personales se utiliza para ofrecerle contenidos o servicios exclusivos para usuarios registrados. Puede corregir o complementar los datos personales proporcionados durante el registro en cualquier momento.
No se puede descartar el reconocimiento por parte de otros usuarios de una plataforma si utiliza su nombre o ha publicado fotos suyas en su perfil.
El tratamiento de datos en el contexto de los sorteos se fundamenta en la base jurídica del artículo 6.1.b) del RGPD (ejecución del contrato); si ha dado su consentimiento para el tratamiento de datos, el artículo 6.1.a) del RGPD debe considerarse la base jurídica. Por supuesto, este consentimiento puede retirarse con efecto a futuro.
Destinatarios y categorías de destinatarios:
Solo comunicaremos sus datos a terceros si es necesario para la realización de los sorteos, por ejemplo, para el envío de un premio, o si nos ha dado un consentimiento más amplio, por ejemplo, para que nosotros o nuestros ADP podamos volver a ponernos en contacto con usted para presentarle nuestros productos.
Respecto a la posibilidad de participar en algunos sorteos directamente comentando en la publicación en una plataforma o mecanismos comparables, otros usuarios de la plataforma correspondiente podrán ver su participación en el concurso y, potencialmente, también su premio. Es posible que otros usuarios de esta plataforma le reconozcan si utiliza su nombre o ha publicado fotos suyas en su perfil.
Periodo de almacenamiento y criterios para determinar el periodo de almacenamiento:
Tratamos y almacenamos sus datos personales solo durante el periodo de tiempo necesario para lograr la finalidad correspondiente o según lo dispuesto por los diversos periodos de retención estipulados por la ley.
Cuando deje de existir el motivo de almacenamiento o tras la expiración del periodo de conservación previsto por la ley, los datos personales se bloquearán o eliminarán de forma rutinaria para su tratamiento posterior de conformidad con las disposiciones legales.
Con su consentimiento, registramos sus datos de uso en nuestra página web www.docuware.com y en la newsletter. La evaluación de estos datos de uso incluye, en particular, qué áreas de la página web y de la newsletter consulta y en qué enlaces clica. De este modo, se crean perfiles de uso personalizados mediante la asignación de su @usuario y/o dirección de correo electrónico con el fin de mejorar un posible enfoque publicitario.
Puede revocar su consentimiento para recibir la newsletter y para la creación de perfiles personalizados de usuario en cualquier momento con efecto a futuro dándose de baja de la newsletter. Encontrará el enlace a la página para darse de baja al final de cada newsletter. Al darse de baja, consideramos revocado su consentimiento para la creación de su perfil de usuario personalizado y la recepción de newsletters basadas en él, y eliminaremos sus patrones de uso
Destinatarios y categorías de destinatarios:
En caso de que se recurra a subcontratistas para gestionar el envío de newsletter, están obligados contractualmente a hacerlo de conformidad con el artículo 28 del RGPD.
Periodo de almacenamiento y criterios para determinar el periodo de almacenamiento:
Si revoca su consentimiento para recibir la newsletter de DocuWare, su dirección de correo electrónico quedará suspendida de su recepción. El resto de sus datos se eliminarán de las listas de distribución de correo electrónico correspondientes tras un máximo de seis meses.
c) Escucha social y supervisión de las redes sociales
Finalidad del tratamiento de datos y base jurídica:
Utilizamos las herramientas de escucha social y monitorización de redes sociales en relación con las publicaciones públicas en plataformas de redes sociales para supervisar las etiquetas y menciones de DocuWare y nuestros competidores para comprender mejor a nuestra comunidad y competencia e identificar tendencias en el sector de la gestión documental.
Para ello, se analizan las publicaciones en función de una solicitud de búsqueda (por ejemplo, del nombre de nuestro producto) o de determinadas métricas (por ejemplo, vistas, número de clics). Estos datos se recogen de forma agregada, es decir, se recoge, por ejemplo, que:
- varias personas han leído una publicación;
- desde qué tipo de dispositivo se ha visto la publicación;
- desglose porcentual de las publicaciones leídas por país.
Estos datos no se recogen a nivel individual.
El alcance de los datos recogidos viene determinado principalmente por el tipo y contenido de la respectiva publicación; por ejemplo, según si es una publicación en forma de texto o en imagen. En algunos casos, también recibimos información de los operadores de las respectivas plataformas sobre el alcance de las contribuciones.
La base jurídica para el tratamiento de datos personales en el contexto de la escucha social es el artículo 6.1.f) del RGPD, ya que tenemos interés legítimo en poder identificar cualquier deficiencia de nuestros productos y servicios en comentarios libremente visibles y responder adecuadamente a ellos.
Destinatarios y categorías de destinatarios:
Si utilizamos procesadores contractuales externos en el contexto de la escucha social o la supervisión de medios sociales que procesan datos personales a nivel individual, están obligados contractualmente de conformidad con el artículo 28 del RGPD. Como parte de nuestra cooperación con la herramienta de gestión de redes sociales «Sprout Social», los datos agregados mencionados anteriormente también se procesan generalmente en servidores de Estados Unidos con fines de seguimiento de redes sociales.
Tratamos y almacenamos sus datos personales solo durante el periodo de tiempo necesario para lograr la finalidad correspondiente de almacenamiento o según lo dispuesto por los diversos periodos de retención estipulados por la ley.
Tras el cumplimiento de una finalidad de almacenamiento o tras la expiración del periodo de conservación previsto por la ley, los datos personales se bloquearán o eliminarán de forma rutinaria para su tratamiento posterior de conformidad con las disposiciones legales.
4. Corresponsabilidad según el artículo 26.1 del RGPD
De conformidad con el artículo 26.1 del RGPD, sus datos son corresponsabilidad de los siguientes operadores de plataformas:
- Facebook: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum
- LinkedIn: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum
Los operadores de la plataforma utilizan herramientas de seguimiento web por las que ellos y nosotros somos considerados corresponsables. Estas herramientas pueden rastrear lo que usted hace en la plataforma independientemente de si ha iniciado sesión o se ha registrado en la plataforma. DocuWare no tiene ningún control sobre el uso de estas herramientas.
La base jurídica para el uso de las herramientas de seguimiento es su consentimiento de conformidad con el artículo 6.1.a) del RGPD.
Consulte las declaraciones de privacidad de los operadores de la plataforma para obtener más información sobre las herramientas de seguimiento, como los destinatarios de los datos, la duración del almacenamiento, etc., así como las opciones para ejercer sus derechos en virtud del artículo 12 y siguientes del RGPD.
Limitamos las estadísticas que nos ofrecen los operadores de la plataforma a aquellas que no podemos rechazar. No tenemos ninguna influencia sobre el contenido y no podemos impedir la creación de las estadísticas.
Además, debe tenerse en cuenta que los operadores de la plataforma utilizan su perfil y sus datos de comportamiento para evaluar sus preferencias, hábitos o relaciones. Encontrará más detalles a este respecto en los términos y condiciones de los operadores. Desde DocuWare, no tenemos influencia alguna en esta materia.
5. Tratamiento de datos en un tercer país
En caso de que la propia DocuWare envíe datos a destinatarios de un país no perteneciente al Espacio Económico Europeo (EEE), hemos tomado todas las precauciones necesarias en materia de protección de datos.
Si desea más información al respecto, póngase en contacto con nuestro delegado de protección de datos (sección 7).
Para el tratamiento de sus datos en países no pertenecientes al EEE por parte de los operadores de la plataforma, consulte las declaraciones de protección de datos mencionadas anteriormente.
6. Sus derechos como interesado
Además del derecho a revocar el consentimiento que nos ha dado, tiene los siguientes derechos adicionales si se cumplen los requisitos legales correspondientes:
- derecho a la información sobre sus datos personales que almacenamos de conformidad con el artículo 15 del RGPD;
- derecho a corregir datos incorrectos o a completar datos incompletos de conformidad con el artículo 16 del RGPD;
- derecho a que se supriman sus datos que almacenamos de conformidad con el artículo 17 del RGPD;
- derecho a limitar el tratamiento de sus datos de conformidad con el artículo 18 del RGPD;
- derecho a la portabilidad de los datos de conformidad con el artículo 20 del RGPD;
- derecho de oposición con arreglo al artículo 21 del RGPD.
7. Persona de contacto
Si tiene alguna pregunta sobre nuestra presencia en las redes sociales o sobre el ejercicio de sus derechos en el tratamiento de sus datos (derechos de protección de datos), póngase en contacto con nuestro delegado de protección de datos en: dataprotection@docuware.com