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Wo DocuWare Ihnen noch beim Archivieren hilft

DocuWare importiert alle Dokumente ins zentrale Archiv – unabhängig vom Speicherort und vom Programm, in dem sie erstellt wurden. Jedes Dokument wird dabei automatisch mit wichtigen Informationen wie Dokumenthinhalten oder Barcodes indexiert. Nutzen Sie schon alle Möglichkeiten?

Woher Ihre Dokumente auch kommen, mit DocuWare wandern sie vollständig indexiert und ohne manuelle Dateneingabe in Ihr Archiv. Das können Papierdokumente sein, die Sie am Arbeitsplatz oder von Netzwerkgeräten scannen. Oder Sie erhalten elektronische Dokumente, die DocuWare automatisch aus überwachten Dateiordnern importiert.

Genauso einfach archivieren Sie Dokumente, die Sie mit einer anderen Software erstellen und über die Druckfunktion in DocuWare ablegen, beispielsweise Ihre Korrespondenz, Verträge oder Konstruktionszeichnungen.

So geht schnelles Archivieren in der Praxis

Für den Import von Dokumenten stehen Ihnen viele Möglichkeiten zur Verfügung. Hier ein paar Anregungen, um die Importfunktionen bestmöglich einzusetzen und so Ihre Unternehmensprozesse voranzubringen:

  • Importieren Sie elektronische Rechnungen: E-Rechnungen mit XML-Metadaten können Sie sofort automatisch buchen und archivieren. Das verringert die Kosten, denn es entfällt die Datenübernahme von Hand oder über komplizierte Formular-Lesesoftware. Erfassungsfehler gibt es nicht mehr.
  • Papierrechnungen digitalisiert archivieren: Versehen Sie eingehende Rechnungen mit 1D- oder 2D-Barcode-Aufklebern, zum Beispiel mit einer Dokumentnummer, und scannen Sie die Rechnungen in einen überwachten Ordner. Beim Import wird die Nummer aus dem Barcode ausgelesen und die Dokumente wandern indexiert ins Archiv.
  • Arbeiten Sie mit einem ERP-System, das alle Rechnungen, Gutschriften und sonstigen Dokumente als PDF exportiert, können Sie diese Dokumente ebenso mit überwachten Ordnern automatisch in DocuWare speichern.
  • Drucken Sie Ihre Dokumente ins Archiv: Auch aus Excel, Word oder anderen Programmen senden Sie Dokumente direkt ins Archiv – hier über den Druckbefehl.
  • Reichern Sie die Indexierung mit Bestandsdaten an: Erweitern Sie die Indexierung um Informationen aus Ihren bestehenden Datenbanken, zum Beispiel Ihres ERP-Systems.
  • Verteilen Sie Dokumente beim Scannen direkt an Mitarbeiter: Mit einem Netzwerk-Scanner können Sie Dokumente auch schon beim Scannen an Ihre Mitarbeiter weiterleiten. DocuWare überwacht – wie oben bei gescannten Papierrechnungen – den Netzwerk-Ordner und legt die gescannten Dateien automatisch in den DocuWare-Briefkörben der Mitarbeiter ab.

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