Um Prozesse zu automatisieren, benötigen Sie in der Regel Daten aus mehreren Abteilungen. In denen ist aber unterschiedliche Software im Einsatz. Kein Problem mit DocuWare, denn damit verbinden Sie alle Informationen zentral und machen sie für Ihre Abläufe und Workflows nutzbar.
Ihr Unternehmen arbeitet mit verschiedenen Systemen, will die Daten aber zusammenbringen, um noch mehr Prozesse zu automatisieren? DocuWare steht bereit – nutzen Sie sein volles Potenzial als Ihre Daten- und Dokumentzentrale. Lassen Sie es mit dem CRM, ERP oder Finanzbuchhaltungssystem sprechen oder integrieren Sie es in Ihre HR-Software.
CRM-Stammdaten abgleichen
Gleichen Sie zum Beispiel die Firmenstammdaten aus Ihrem CRM mit DocuWare ab. So sind Informationen in allen beteiligten Systemen immer auf dem neuesten Stand und bei der Archivrecherche werden für die Dokumente stets korrekte Daten angezeigt. Dies richten Sie ganz einfach mit dem für Ihr CRM passenden Konnektor ein, dazu unten mehr.
Halten Sie Ihre FiBu auf dem Laufenden
DocuWare kann Ihr Finanzbuchhaltungssystem benachrichtigen, sobald eine Rechnung geprüft ist und der Dokument-Status sich auf "Freigegeben" ändert. Das FiBu-System synchronisiert dann den Dokument-Status und gibt die Rechnung in den Zahlungsverkehr. Dies erfolgt über regelmäßige automatische Benachrichtigungen zwischen den Systemen, sobald Dokumente in einem Archiv neu abgelegt werden oder zugehörige Indexdaten sich ändern. Andere Anwendungen im Unternehmen können darauf reagieren, ihren Datenbestand synchronisieren oder Aktionen und Workflows anstoßen.
Ihr Finanzbuchhaltungssystem oder CRM können Sie in Workflows auch per Webservice einbinden und so Daten zwischen den Systemen austauschen. Mit dieser Methode lassen sich über Ihre Workflows Informationen in anderen Anwendungen erstellen, aktualisieren oder löschen. Umgekehrt können Sie Daten aus anderen Programmen in Ihren Workflows verwenden.
Indexdaten exportieren und in der Finanzbuchhaltung nutzen
Überhaupt sollten Sie die Indexdaten Ihrer Dokumente effizient für Ihre Finanzbuchhaltung nutzen. Mit DocuWare Export passen Sie die Daten exakt an die Konventionen an, die Ihr System für deren Import und Verarbeitung vorsieht.
Rechnungspositionen mit einem Klick übertragen
Oder andersherum: Für Ihre Splitbuchungen benötigen Sie alle Rechnungsposten in DocuWare? Intelligent Indexing überträgt mit einem Klick den kompletten Rechnungsinhalt in eine passende DocuWare Indextabelle. Im Splitbuchungsprozess werden einzelne Posten bei Bedarf verschiedenen Kostenstellen zugewiesen, der Freigabeprozess teilt sich und abschließend wird die Rechnung entsprechend gebucht.
HR-Abteilung direkt mit DocuWare verbinden
Integrieren Sie DocuWare Personalakten und greifen Sie aus Ihrer HR-Software direkt auf Gehaltsunterlagen, Zeitnachweise, Urlaubs- und Krankmeldungen, Prämienvereinbarungen oder allgemeinen Schriftwechsel zu. Mit einer DocuWare Integration müssen HR-Teams ihre führende Anwendung nicht verlassen, um im HR-Archiv zu recherchieren.
Sehr effizient lässt sich die Suche mit Smart Connect in wenigen Schritten konfigurieren. Smart Connect ermöglicht es, Such-Buttons in die Oberfläche eines beliebigen Systems einzublenden. Der Klick auf den Button liefert dann genau das oder die Dokumente, die zu einem Vorgang gehören. So können Sie etwa unmittelbar aus dem HR-System alle Unterlagen zu einer Personalnummer aufrufen.
Daten und Dokumente mit anderen Cloud-Anwendungen austauschen
Mit den DocuWare iPaaS-Konnektoren tauschen Sie Daten und Dokumente mit über 1000 anderen Cloud-Anwendungen aus. Zum Beispiel lassen sich damit Buchungsdaten synchronisieren: Wenn Ihre Rechnungen in DocuWare archiviert werden und den Rechnungsprüfungsprozess in DocuWare durchlaufen haben, werden deren Informationen automatisch an die ERP- oder FiBu-Software übergeben. Oder Sie gleichen Bestellanforderungen ab. Sie lassen Anträge per DocuWare Formular erfassen und archivieren. Zur weiteren Durchführung werden diese Daten ins ERP übertragen.
DocuWare interagiert auch über viele andere Konnektoren und Integrationen mit allen beliebten Business-Anwendungen, um Daten und Dokumente zentral für Sie zu managen.
Wenn Sie mit DocuWare als On-Premises-System arbeiten, benötigen Sie für einige der erwähnten Funktionen die Lizenzen Workflow Manager oder Smart Connect. Mit DocuWare Cloud stehen Ihnen alle Features uneingeschränkt zur Verfügung.