Indexdaten passgenau exportieren und in Ihrer Finanzbuchhaltung nutzen

Verwenden Sie die Indexdaten aus DocuWare auch in Ihrer Buchhaltungssoftware. Mit DocuWare Export schneiden Sie die Daten, die Sie an Ihr Buchhaltungssystem übergeben wollen, genau auf dessen Erfordernisse zu.

Exportieren Sie die Indexdaten Ihrer Dokumente, um sie gewinnbringend in Ihrer Finanzbuchhaltung oder für andere Zwecke zu nutzen. Mit DocuWare Export passen Sie die Daten exakt an die Konventionen an, die Ihr System für deren Import und Verarbeitung vorsieht.

Datenexport optimal zuschneiden auf Ihr Buchhaltungssystem

Wenn Sie DocuWare Export konfigurieren, können Sie wählen, ob Sie einen Standard-Export oder einen mit benutzdefiniertem Inhalt durchführen möchten. Beim Standard-Export werden die Daten in Form einer Ergebnisliste exportiert.

Wenn Sie benutzerdefinierte Inhalte verwenden, bieten sich Ihnen viele Optionen, um die Daten den Konventionen anzupassen, die Ihr Buchhaltungssystem vorgibt. So lassen sich die Daten in Indexfeldern in mehrere Spalten aufteilen, um Werte getrennt voneinander so zu exportieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, Daten beim Export zu transformieren.

So bereiten Sie den Export passgenau vor

In der DocuWare Konfiguration > Daten-Export erstellen Sie eine neue Konfiguration. Unter Allgemein wählen Sie dann Benutzerdefinierter Inhalt und bearbeiten auf dem gleichnamigen Tab alle Angaben für Datei- und Dokumentkopfzeilen, Tabellen und Fußzeilen. Diese finden sie in einer Layoutvorschau angezeigt.

Indexfeld-Daten trennen oder transformieren

Wenn Sie mit der Maus über eine Eintragszeile fahren, erscheinen die beiden Buttons für Inhalt trennen und Inhalt transformieren:

• Inhalt trennen: Teilen Sie Indexfeld-Daten in Spalten auf. Sie verwenden zum Beispiel Auswahllisten, die eine Kostenstellennummer und einen zugehörigen Namen enthalten, etwa "40000 - Vertrieb". Exportiert werden soll aber nur die Nummer, denn diese wird in Ihrer Finanzbuchhaltung verwendet. Oder in einem Feld werden Projektnummern und Namen gespeichert und Sie möchten beides getrennt exportieren, wie "2022-01 - Upside-down roller coaster".
• Daten transformieren: Sie möchten etwa Abkürzungen durch volle Namen ersetzen oder es steht in einem Feld der Monatsname, exportiert werden soll aber die entsprechende Zahl, zum Beispiel "01" statt "Januar".

Sobald Sie alle Einstellungen getroffen haben, zeigen Sie mit dem Button Exportvorschau eine Voransicht der Exportdatei an. Hier können Sie auch einen Test-Export herunterladen.

Die Funktionen zum Trennen und Transformieren von Inhalten stehen Ihnen ab DocuWare Version 7.6 zur Verfügung.

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