Wenn Sie mehrere Dokumente zu einem Thema oder Projekt auf einmal ablegen, hilft die Funktion Einträge beibehalten Zeit zu sparen und nicht jedesmal wieder die gleichen Indexbegriffe eingeben zu müssen.
Häufig hat man gleich mehrere Dokumente zu archivieren, die ähnlich indexiert werden sollen, sei es, weil sie alle zu einem Projekt gehören oder weil es nur verschiedene Versionen eines Dokuments sind.
Damit Sie die kompletten Indexbegriffe nicht für jedes Dokument neu eingeben müssen, gibt es im Ablagedialog die Option Einträge beibehalten.
So geht‘s:
Markieren Sie im Briefkorb alle Dokumente, die Sie archivieren möchten, klicken auf Ablegen. Im Ablagedialog öffnen Sie oben rechts die Optionen und aktivieren Einträge beibehalten.
Vergeben Sie nun für das erste Dokument die Indexbegriffe und legen es ab. Direkt im Anschluss steht das nächste Dokument für die Archivierung bereit: Anzeige im Viewer und geöffneter Ablagedialog.
Letzterer ist dann bereits vorausgefüllt, und zwar mit den Indexbegriffen wie beim vorherigen Dokument. Bei Bedarf ändern Sie einzelne Indexbegriffe spezifisch für das aktuelle Dokument und schon ist es fertig für’s Archiv. Bei einem ganzen Stapel an Dokumenten lässt sich so einiges an Zeit, Nerven und eventuell auch Tippfehlern sparen.
Beim Anpassen der Indexbegriffe stehen Ihnen übrigens die gewohnten Indexierungsmöglichkeiten von DocuWare zur Verfügung, zum Beispiel Auswahllisten für die Verwendung bereits vorhandener oder vordefinierter Begriffe oder One Click Indexing für die Übernahme von Begriffen aus dem angezeigten Dokument.
One Click Indexing ist das Standard-Werkzeug, wenn ein Dokument bei der Ablage im Viewer angezeigt wird. Gehen Sie mit dem Cursor über das Dokument, werden sofort Wörter, Datumsangaben oder auch Zahlen als Bereich markiert. Klicken Sie auf einen solchen Bereich, wird der Inhalt automatisch in das aktive Feld des Ablagedialogs übertragen.
