Langwierige Freigaben müssen auch bei Rechnungen mit mehreren Kostenstellenverantwortlichen nicht sein. Mit der neuesten DocuWare Version lassen sich Splitbuchungsprozesse einfach realisieren.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung, von der Erfassung über Dateneingabe und Freigabeprozess bis zur gesetzlichen Aufbewahrung, ist eine der Stärken von DocuWare. Was sich bisher immer auf die ganze Rechnung bezog, geht nun auch auf Basis einzelner Rechnungspositionen.
Splitbuchungsprozesse, also die Aufteilung der Rechnungspositionen auf verschiedene Kostenstellen inklusive verteilter Freigaben, lassen sich damit mühelos umsetzen.
Tabellenfelder
Basis für dieses Anwendungsszenario ist der mit DocuWare Version 7.1 neu hinzugekommene Feldtyp „Tabelle“. Ein Tabellenfeld setzt sich aus mehreren Feldern zusammen, die im Web Client als Spalten der Tabelle angezeigt werden. Als Spalten stehen wiederum Text-, Dezimalzahl- und Datumsfelder zur Verfügung.
Beim Splitbuchungsprozess werden als Spalten beispielsweise Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis und Kontakt festgelegt, letztere, um den Kostenstellenverantwortlichen eintragen zu können. Die einzelnen Rechnungspositionen werden dann als eine Zeile im Tabellenfeld abgebildet.
Ein Tabellenfeld richten Sie im Archivbereich der DocuWare Konfiguration ein. So geht’s.
Erfassung der Rechnungspositionen
Keine Sorge, die Kollegen müssen nicht die ganze Rechnung abtippen, um die Rechnungspositionen in DocuWare zu übernehmen. Das übernimmt Intelligent Indexing. Einmal eingerichtet, erkennt der Dienst schon nach einer kurzen Anlernphase die einzelnen Rechnungspositionen automatisch und überträgt sie als Metadaten in DocuWare.
Integration in den Rechnungsfreigabe-Workflow
Im Workflow Designer bauen Sie in der Workflow-Aufgabe das Tabellenfeld in den Dialog für die Rechnungsfreigabe ein.
So sieht‘s im Workflow aus
Erhalten Sie für eine neue Rechnung die Workflow-Aufgabe der Kostenstellenzuweiseung, tragen Sie für die einzelnen Positionen die zugehörige Kostenstelle ein.
Die entsprechenden Kostenstellenverantwortlichen erhalten dann parallel die Rechnung zur Freigabe. Für beste Übersicht kann im Workflow auch der Restbetrag einer Rechnung angezeigt werden, also die Summe der noch nicht freigegebenen Teilbeträge.
Was die neueste DocuWare-Version noch alles zu bieten hat, lesen Sie hier.
