Wenn Sie ein und dieselbe Rechnung zweimal versenden, müssen Sie die Kopie nicht als solche kennzeichnen. Nur bei Veränderungen sollten Sie aufpassen, dass nicht doppelt Steuern anfallen.
Anders als oft angenommen, müssen Rechnungskopien nicht als solche gekennzeichnet werden, der Hinweis „Kopie“ oder „Duplikat“ ist also nicht nötig. Das hat der deutsche Gesetzgeber bereits 2012 in einem Rundschreiben zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung klargestellt:
„Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Absatz 1 UStG (vgl. Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE). Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische (s. § 14 Absatz 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden.“ (Bundesministerium der Finanzen, 2. Juli 2012, Seite 4, Abs. 2)
Hat Ihr Kunde also Ihre Rechnung bereits per Mail erhalten, braucht sie aber nochmals, senden Sie ihm diese aus dem DocuWare Archiv einfach ein zweites Mal. Sie haben dadurch keinen steuerlichen Nachteil.
Nur wenn Sie eine Rechnung verändern, fällt die Umsatzsteuer erneut an. Um die Abgaben nicht zweimal zahlen zu müssen, versenden Sie grundsätzlich immer eine Stornorechnung für die ungültige.
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