Droht eine Vertragsfrist abzulaufen, sieht die Mitarbeiterin dies nun unverzüglich im DocuWare Client:

Vertragslaufzeiten immer im Blick – mit Autoindex

So versäumen Sie nie mehr eine Kündigungsfrist: Lassen Sie DocuWare im Archiv nach Verträgen suchen, deren Laufzeit endet. Die zuständige Mitarbeiterin wird benachrichtigt und kann Handytarife, Abos oder andere Verträge rechtzeitig neu verhandeln oder kündigen.   

Richten Sie sich im Archiv einen Vertragsalarm ein, um Kostenfallen zu vermeiden. Sie werden  rechtzeitig benachrichtigt, bevor ein Vertrag ausläuft  

Mit DocuWare ab Version 7 lässt sich ein Vertragsalarm mit Autoindex komfortabel einrichten. Das Modul kann die Indexeinträge von Verträgen überwachen. Sobald deren Laufzeit weniger als zum Beispiel drei Monate beträgt, setzt Autoindex den Status der Verträge auf Überprüfen.

Und so geht es:  

Voraussetzung für einen Vertragsalarm ist, dass der Abalgedialog Ihrer Verträge die Felder „Fällig am“ und „Status“ enthält – zusätzlich zu den anderen Feldtypen wie "Firma", "Dokumenttyp" etc.  

1. Rufen Sie in der DocuWare Konfiguration Autoindex auf und legen Sie eine neue Konfiguration an.

2. Wählen Sie unter Startbedingung das Archiv mit den Verträgen aus – hier "Dokumentenpool" – und legen Sie unter Zeitsteuerung fest, welche Indexeinträge wie oft überprüft werden wollen. In diesem Beispiel ist als Dokumenttyp "Vertrag" definiert, die Fälligkeit soll innerhalb der nächsten drei Monate liegen und der Status ist „gültig“:  

Neue Konfiguration in Autoindex

 
3. Im nächsten Tab „Indexdaten“ und wählen Sie für die Quelle die Option Indexieren mit festen Indexeinträgen:  

Im „Indexdaten“ und wählen Sie für die Quelle die Option Indexieren mit festen Indexeinträgen:

4. Im Tab Datenzuweisung geben Sie ein, dass Autoindex den Status auf „Überprüfen“ ändert, sobald das Fälligkeitsdatum innerhalb der nächsten drei Monate liegt. Dann speichern Sie die Konfiguration.   

Im Tab Datenzuweisung geben Sie ein, dass Autoindex den Status bei Fälligkeit auf „Überprüfen“ ändert und speichern die Konfiguration


Nun untersucht Autoindex einmal im Monat, ob eine Vertragsfrist in den nächsten drei Monaten ausläuft.  

Damit die zuständige Mitarbeiterin automatisch vom Ablauf des Vertrags benachrichtigt wird, richten Sie in der DocuWare Konfiguration unter Archive eine DocuWare-Liste ein. Geben Sie als Filterkriterien „Dokumenttyp: Vertrag“, und „Status: Überprüfen“ ein. 

Droht eine Vertragsfrist abzulaufen, sieht die Mitarbeiterin dies nun unverzüglich im DocuWare Client:

Droht eine Vertragsfrist abzulaufen, sieht die Mitarbeiterin dies nun unverzüglich im DocuWare Client: 

Sie haben auch die Möglichkeit, die Mitarbeiterin per E-Mail von DocuWare benachrichtigen lassen, wenn eine zu prüfender Vertrag vorliegt.  

Autoindex und Listen sind im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten. Kunden, die ein lokal installiertes DocuWare-System verwenden (On-Premises), steht Autoindex sowie die Task-Manager-Lizenz für die Listen als lizenzpflichtiges Zusatzmodul zur Verfügung.  

Alternativ können Sie einen Vertragsalarm auch mit Stempel und Listen umsetzen.

 

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