Eingangsrechnungen verteilen, prüfen, buchen und aufbewahren – kennen Sie all die cleveren Funktionen, mit denen DocuWare die Rechnungsverarbeitung optimiert? Ein neues Video verrät sie Ihnen in knapp vier Minuten. Von der Erfassung bis zum Export ins FiBu-System.
So geht automatisierte Rechnungsverarbeitung
DocuWare bietet effiziente Prozesse, um die Prüfung von Eingangsrechnungen zu steuern. Wie solch ein Best-Practice-Workflow funktionieren kann, zeigt Ihnen dieses Video und eine kurze Übersicht darunter.
Im Video ansehen: Workflow zur Rechnungsverarbeitung
1. Datenerfassung und Ablage
Als Basis für die automatisierte Rechnungsverarbeitung liest DocuWare Schlüsselangaben wie Lieferant, Datum und alle Beträge selbstständig aus jeder Rechnung aus. Fehleranfälliges Eintippen entfällt und im Handumdrehen sind die Rechnungen indexiert und strukturiert im Buchhaltungsarchiv gespeichert.
2. Validierung und sachliche Prüfung
- eine Rechnung bereits im Archiv liegt und sich als Dublette entpuppt,
- alle Pflichtangaben nach § 14 UstG auf der Rechnung vorhanden sind,
- Steuer- und Bruttobeträge richtig berechnet wurden,
- oder eine Bestellung zur Rechnung vorliegt.
Je nach Ergebnis, geht die Rechnung zur Buchhaltung, um Angaben zu korrigieren oder eine neue Rechnung anzufordern. Oder sie wandert direkt weiter zur fachlichen oder finalen Prüfung und kann verteilt, eventuell sogar direkt gebucht werden – falls es eine passende Bestellung gibt.
3. Fachliche Prüfung und Freigabe
Ebenso flexibel läuft der Freigabeprozess ab. Sie können Rechnungen direkt einem oder mehreren Prüfern zuweisen oder die Freigabe über Kostellengruppen steuern, für die Erstprüfer und Vorgesetzte hinterlegt sind. Auch die Zuweisung von Teilbeträgen ist möglich.
Mehrstufige Prozesse werden durch individuelle Freigabelimits realisiert. Rechnungen über einem bestimmten Betrag werden dann automatisch einer oder mehr Personen zur Prüfung vorgelegt – parallel oder Schritt für Schritt. Darüber hinaus machen Vertretungsregeln und Erinnerungen den Prozess effizient und sicher. Welche Rechnungen aktuell im Umlauf lässt sich sicher jederzeit mit nur einem Blick in die DocuWare Listen nachvollziehen.
4. Kontieren in DocuWare
Nehmen Sie auch die Kontierung der Rechnung bereits komfortabel in DocuWare vor. Hinterlegte Aufwandskonten, Steuerschlüssel oder Kostenstellen stehen in Auswahllisten zur Verfügung. Beträge und Buchungstext lassen mit einem Klick direkt aus dem Dokument in die Kontierungsfelder eintragen (One Click Indexing), das Gegenkonto wird automatisch befüllt.
5. Buchungsstapel für Datenexport
Zum Abschluss können Sie die gesammelten Buchungsinformationen mit Beleglink ans ERP- bzw. FiBu-System übergeben und die Rechnung direkt hieraus aufrufen. DocuWare bietet Ihnen dafür zahlreiche Integrations- und Übergabeoptionen. Eine Möglichkeit ist etwa, Buchungsstapel als CSV-Datei zu erzeugen, die in DATEV-Anwendungen und viele andere Finanzbuchhaltungen importiert werden können.
6. Sicher aufbewahren
In DocuWare archivierte und verarbeitete Rechnungen erfüllen die Vorgaben der GoBD – egal ob sie ursprünglich als Papier vorlagen oder bereits digital eingetroffen sind. Sie sind schnell aufrufbar und für Betriebsprüfungen vorbereitet. Dank digitaler Stempel auf den Rechnungen sind alle Bearbeitungsschritte sofort nachvollziehbar. Und am Ende der Aufbewahrungsfrist können automatisierte Workflows letztlich dafür sorgen, dass die Dokumente entsprechend DSGVO aus dem Archiv gelöscht werden.