Der Versand von Rechnungen per E-Mail ist in vielen Unternehmen Teil des Geschäftsalltags. DocuWare erweitert Ihr Microsoft Outlook um Funktionen, die speziell die Verwaltung von E-Rechnungen und den dazugehörigen E-Mails erleichtern.
DocuWare bindet sich nahtlos mit einem eigenen Menü in Outlook ein. Über den Speichern-Button lässt sich jede Rechnung mit der gewünschten Indexierung ablegen. Dies geht auch über das Kontextmenü einer E-Mail.
Nur das Wichtige speichern
Die eigentliche Rechnung befindet sich meistens im Anhang, wohingegen die E-Mail nur das Transportmittel ist. Legen Sie deshalb bei der Konfiguration der Ablage fest, dass nur die Rechnung ins Archiv gelangt. Dies geht in der DocuWare Konfiguration im Bereich E-Mails aus Outlook in den Importoptionen.
E-Mail-Dubletten im Archiv vermeiden
Doppelt hält nicht immer besser und mehrfach abgelegte Rechnungen stiften Verwirrung. Sorgen Sie mit der Nachrichten-ID dafür, dass jede E-Mail mit Rechnung ein Unikat im Archiv bleibt.
Mehrere Rechnungen als einzelne Dokumente ablegen
Wenn an eine E-Mail mehrere Rechnungen als PDF angehängt sind, können Sie diese als einzelne Dokumente archivieren. Dann startet pro Rechnung gleich der zugehörige Workflow. Wenn Sie die Anhänge ersteinmal in den Briefkorb importieren, sparen Sie sich dort das Entklammern. Auch dies stellen Sie ein in der DocuWare Konfiguration im Bereich E-Mails aus Outlook in den Importoptionen.
In Outlook archivierte Dokumente finden
Sie möchten eine Rechnung mit der Bestellung vergleichen? Mit der DocuWare-Schnellsuche finden Sie archivierte Bestellungen oder Lieferscheine vom Rechnungssteller auf Knopfdruck – ohne Outlook verlassen zu müssen. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Denn einmal archiviert, greift auch für die E-Mail-Rechnungen das DocuWare-Berechtigungskonzept, das die Authentizität der Dokumente garantiert.
Automatisch importieren
Gehen viele Rechnungen in einer Inbox ein, lohnt sich eine Ordnerüberwachung. Eine Outlook-Regel verschiebt die Rechnungen zunächst in einen von Ihnen definierten Outlook-Ordner. DocuWare importiert alle E-Mails aus diesem Ordner automatisch ins Archiv und indexiert sie. Wie bei der vorgangsbasierten Archivierung (siehe oben) können auch die automatisch importierten Rechnungen sogleich einen Workflow starten.
Immer mehr Unternehmen und Behörden akzeptieren Rechnungen im XML-Format. Dies gilt auch für DocuWare, mehr noch: Verwenden Sie Elemente aus angehängten XML-Rechnung bei der Ablage ins Archiv für die Indexierung. Zum Beispiel können die Artikelnummern aus dem XML-Inhalt in ein DocuWare-Stichwortfeld automatisch eingetragen werden.
Wählen Sie dazu unter den Importoptionen > Automatische Rechnungserkennungdie Importkonfiguration für die XML-Rechnung aus. Dann können Sie im Tab Indexierung die Elemente aus der XML-Rechnung den Indexfeldern des Ablagedialogs zuordnen. Hinweis: Importkonfigurationen werden im Bereich Dokumentverarbeitung der DocuWare Konfiguration angelegt.
Die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen sind im Umfang von DocuWare Cloud enthalten. Sie müssen nur Connect to Outlook über die DocuWare Desktop Apps installieren. Wenn Sie DocuWare als On-Premises-System verwenden, steht Ihnen Connect to Outlook als Zusatzmodul zur Verfügung.