DocuWare ist das sichere Zuhause Ihrer Dokumente. Für die Security tun wir als Hersteller alles, was in unserer Macht steht – einiges liegt aber auch in Ihrer Hand als Kunde. Möchten Sie die neue Zwei-Schritt-Verifizierung verwenden? Oder wollen Sie bestimmte Domänen als sicher definieren, damit entsprechende URLs in DocuWare klickbar sind? Ein Überblick der Möglichkeiten und Neuerungen zum Thema Sicherheit – Pflichtlektüre für alle Administratoren.
Inhalt:
- Die Komponente „Sicherheit“ in der DocuWare Konfiguration
- Anmeldesicherheit
- Dateitypen
- Externe Verbindungen
Die Komponente „Sicherheit“ in der DocuWare Konfiguration
Alle Einstellungen zur Sicherheit Ihres gesamten DocuWare Systems nehmen Sie in der DocuWare Konfiguration vor. Seit der Version 7.12 sind sämtliche Optionen in der Komponente „Sicherheit“ zusammengefasst. Auf diesen sensiblen Bereich haben nur User mit der Rolle „Organisationsadministrator“ Zugriff.
Überblick der Sicherheitsoptionen innerhalb der DocuWare Konfiguration. Für Details klicken Sie auf die einzelnen Einträge.
Anmeldesicherheit
Wie sollen sich User bei DocuWare anmelden können? Hierfür gibt es mit der Zwei-Schritt-Verifizierung (2-Step-Verification oder -Authentication, kurz 2SV) seit DocuWare Version 7.13 eine neue Option. Benutzer müssen dann bei jeder Anmeldung bei DocuWare ein sechsstelliges Einmalpasswort in eine Authentifizierungs-App auf dem Mobiltelefon eingeben. Mehr zu 2SV.
Vielleicht ist es auch an der Zeit, dass Sie die Passwort-Richtlinie für Ihre DocuWare Organisation aktualisieren? Für alle neuen Cloud-Kunden ab April 2025 haben wir als Hersteller den Standard verschärft. Bestandskunden müssen die Werte selbst an ihren jeweiligen Sicherheitsbedarf anpassen.
Praktisch für alle User ist Single Sign-On (SSO), weil sich niemand mehr separate Benutzernamen und Passwörter merken muss. DocuWare unterstützt für SSO inzwischen mehrere Arten von Identitätsanbietern: Microsoft Entra ID, Open ID Connect (OIDC) und Microsoft Active Directory Federation Services (ADFS).
Hier geht’s zur ausführlichen Beschreibung der Optionen zur Anmeldesicherheit, inklusive Anleitungen zu SSO für die Anbindung der Identitätsanbieter.
Dateitypen
Möchten Sie ausschließen, dass bestimmte Dateitypen archiviert werden? Zum Beispiel um die versehentliche Archivierung von Audio-Dateien zu unterbinden oder um Ihr System vor ausführbaren Dateien wie .EXE zu schützen? Dann können Sie hier entsprechende Einstellungen vornehmen.
Zur einfacheren Konfiguration sind viele Dateierweiterungen schon vorab in Listen gruppiert, zum Beispiel „Security files“ (neu seit DocuWare Version 7.12) oder auch „Movie files“. Sie können diese Listen komplett für die Sperrung der entsprechenden Dateien auswählen, sie nach Ihrem Bedarf anpassen oder auch komplett neue Listen erstellen.
Externe Verbindungen
Für verschiedene Integrationsmöglichkeiten geben Sie hier Domänen an, die Sie als sicher erachten.
Sichere externe URL-Adressen: Ab DocuWare Version 7.12 können Sie in diesem Abschnitt URL-Domains auf eine Whitelist setzen, um URLs, die als Indexeinträge verwendet werden, klickbar zu machen.
Praktisch zum Beispiel im Rechnungsarchiv: Speichern Sie zu jeder Rechnung den Link auf den Buchungssatz in Ihrem Buchhaltungsprogramm. Bei späteren Rückfragen zu einer Rechnung ist der passende Buchungssatz direkt mit einem Klick geöffnet. Mehr erfahren.
Die folgenden beiden Punkte sind nur relevant für DocuWare Cloud und befanden sich vor DocuWare Version 7.13 unter „Zentrales Gateway“ innerhalb der DocuWare Konfiguration.
Portalintegration
Fügen Sie hier Domänen hinzu, damit diese auf DocuWare Ressourcen Ihrer Organisation zugreifen können. Wenn beispielsweise ein DocuWare Suchdialog in Ihr Webportal eingebettet werden soll, damit Kunden Dokumente in DocuWare suchen können, muss die Domäne Ihres Webportals hier gelistet sein.
IP-basierte Zugriffskontrolle
Um zu steuern, von welchen Geräten auf DocuWare Cloud Dienste zugegriffen werden kann, geben Sie in diesem Abschnitt bestimmte IP-Adressen oder IP-Adressbereiche an. Wichtig zu wissen:
Solange Sie keine IP-Adresse aufführen, haben alle IP-Adressen Zugriff auf Ihre DocuWare Cloud Organisation.
Unsere Bitte: Machen Sie sich mit allen sich mit allen sicherheitsrelevanten Optionen vertraut und konfigurieren diese für Ihre Organisation mit Bedacht und ganz nach Ihrem Bedarf. Die Sicherheit Ihrer Daten und Dokumente steht für uns an erster Stelle - sie zu gewährleisten ist aber nur mit Ihrer aktiven Beteiligung möglich.
