Um Papierdokumente bestmöglich für den Import in DocuWare zu scannen, sollten Sie auf Ihrem Gerät die richtigen Einstellungen wählen. Das erspart aufwändige Nacharbeit und beschleunigt das Ablegen und korrekte Indexieren in DocuWare.
Viele Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge kommen noch auf Papier ins Haus und werden zentral gescannt, bevor sie als digitale Dokumente in DocuWare landen. Das geschieht meist an einem Netzwerkgerät, bei dem Sie die Scanqualität detailliert einstellen und so Erfassungsfehler vermeiden können. Ist es optimal eingestellt, können Daten, zum Beispiel aus Rechnungen, nahezu fehlerfrei ausgelesen werden.
Das ist nicht nur bei der initialen Indexierung beim Archivieren Ihrer Dokumente wichtig, sondern auch für nachgelagerte Prozesse, etwa wenn Sie Rechnungsposten automatisch mit Lieferschein und Bestellung abgleichen möchten. Oft genügt es, an wenigen Schrauben zu drehen, um die Scanqualität signifikant zu verbessern. Hier einige Tipps.
Welches Dateiformat für welchen Zweck?
Was soll mit dem gescannten, also digitalisierten Dokument geschehen? Die Antwort darauf ist entscheidend für die Wahl des Dateiformats.
Daten auslesen: PDF oder PDF/A
DocuWare liest beim Importieren Daten aus Dokumenten wie Rechnungen aus, um sie für die Indexierung und oft auch in Workflows zu verwenden. Dabei kann es sich um Text oder auch Barcodes handeln
Reine Archivierung: PDF, PDF/A, PNG, JPEG, TIFF und weitere Formate
Andere Dokumente, wie Pläne, werden wiederum nur in DocuWare archiviert und sollen lediglich im DocuWare Client angezeigt oder als E-Mail-Anhang versandt werden können. In dem Fall können Sie ein beliebiges Format wählen. Damit auch solche Dokumente gut dargestellt werden können, wählen Sie eine passende Scanqualität.
Das Geschäftsumfeld bestimmt den Farbmodus
Ihr Business gibt Ihnen die Farbeinstellung vor. So kann der Modus „Farbe“ sinnvoll sein, wenn Verträge einem Rechtesystem folgend mit unterschiedlichen Stiftfarben unterzeichnet wurden oder bei Plänen, die mit einem Farbschema digitalisiert werden. Für Rechnungen und Lieferscheine genügt meist die Einstellung Schwarz-Weiß, mit der auch am wenigsten Speicherplatz benötigt wird, oder Graustufen.
Die Auflösung oder was „dpi“ bedeutet
DocuWare kann Ihre Dokumente am besten indexieren, wenn die Auflösung beim Scannen optimal eingestellt ist. Damit ist die Punktdichte der Datei gemeint, sie wird in dpi gemessen, „dots per inch“. Es empfiehlt sich eine Auflösung von mindestens 300 dpi. Bei einem niedrigeren Wert können leicht Fehler bei der Zeichenerkennung (OCR) auftreten. Zum Beispiel kann ein „i“ oder „!“ ausgelesen werden statt „I“ oder statt „w“ ein doppeltes „v“.
Je nach Farbmodus sind unterschiedliche dpi-Werte zu empfehlen: bei Schwarz-weiß-Scans 300 oder 400 dpi , für Graustufen- und Farbscans genügen häufig bereits 150 bis 300 dpi.
Wie Schriftgröße und Auflösung zusammenspielen
Auch die Schriftgröße des Dokuments sollten Sie beachten, denn sie interagiert beim Scannen mit der Auflösung. Hier gibt es die Faustregel: Je kleiner die Schrift ist, desto höher sollten Sie die Auflösung wählen.
Schwarz-Weiß-Modus: Die Zeichenfolge „Ilti“ wird erst ab 300 dpi präzise erfasst.
Graustufen-Modus: Schon bei 100 dpi sind die Zeichen gut zu erkennen, allerdings kommen immer noch Bildinformationen mit, wie hier die Struktur des Papiers. Diese vergrößern die Datei und nehmen unnötig Speicherplatz ein. Der Schwarz-Weiß-Modus ist deshalb bei gleicher dpi-Zahl ggf. überlegen, weil damit weniger Speicher benötigt wird.
Beste Datenqualität, beste Prozesse in DocuWare
Sorgen Sie für die richtigen Einstellungen beim Scannen und stellen Sie damit die beste Datenqualität Ihrer Dokumente sicher. Sie sparen damit Zeit und Geld, das Scannen geht schneller von der Hand und Ihre Prozesse mit DocuWare laufen wie am Schnürchen.
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