DocuWare ist das perfekte Zuhause für all Ihre Unternehmensdokumente und bringt nicht nur Ihren Rechnungsworkflow auf Trab. Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung weiterer Dokumenttypen. Für die Planung sind fünf Aspekte wichtig.
Viele Unternehmen starten mit DocuWare in der Rechnungsverarbeitung. Nutzen Sie die Vorteile des Dokumentenmanagements und der Workflow-Automation auch für all Ihre anderen Dokumenttypen. Die Bandbreite ist groß: Angebote, interne Bestellanfragen, Gehaltsabrechnungen, Verfahrensdokumentationen, Meeting-Protokolle, Compliance-Bescheinigungen und vieles mehr.
Damit die weitere Digitalisierung reibungslos funktioniert, hier fünf Fragen als Denkanstöße für eine genaue Planung. Schließlich geht es für Ihre Dokumente um mehr um reine Archivierung, sie werden Teil Ihres Dokumenten-Universums!
Ein Tipp vorweg: Machen Sie es Schritt für Schritt. Schließen Sie erst die Digitalisierung einer Dokumentart ab, bevor Sie sich der nächsten widmen, damit die Prozesse strukturiert eingeführt werden können.
1 Neues Archiv? Ja oder nein
Überlegen Sie, ob Sie für den neuen Dokumenttyp ein neues Archiv benötigen oder ein Bestehendes verwenden möchten. Nehmen Sie die folgenden Fragen als Entscheidungshilfe.
- Passen die Dokumente thematisch zusammen, z.B. Angebot und Rechnung oder Rechnung und Lieferschein? Sollen Dokumente des neuen Typs an andere geklammert werden können, muss das gleiche Archiv verwendet werden.
- Passen die Indexfelder eines bestehenden Archivs mindestens zum großen Teil zum neuen Dokumenttyp?
- Passen die Zugriffsrechte bei einem bestehenden Archiv mindestens zum großen Teil zum neuen Dokumenttyp?
Wenn Sie die Fragen mit „Ja“ beantworten können, bietet sich die Verwendung eines bestehenden Archivs an. Bei „Nein“ scheint ein neues Archiv von Vorteil.
2 Prozesse oder statisches Dokument?
Gibt es Prozesse rund um den neuen Dokumenttyp, die Sie mit DocuWare abbilden möchten: Freigabe, Genehmigung, Weiterbearbeitung, Erinnerungen, Löschungen etc? Oder soll das Dokument einfach sicher archiviert und ortsunabhängiger Zugriff gewährt werden?
Für Prozesse benötigen Sie gegebenenfalls zusätzliche Indexfelder. Damit steht auch schon das dritte Thema an.
Für Prozesse benötigen Sie gegebenenfalls zusätzliche Indexfelder. Damit steht auch schon das dritte Thema an.
3 Welche Indexkriterien und Indexfelder?
Welche Daten möchten Sie zu den Dokumenten erfassen? Kontakt, Projekt, Datum, Status, Gültigkeitsdauer … Je nach Dokumenttyp bieten sich verschiedene Kriterien an. Die entsprechenden Daten dienen nicht nur zur systematischen Suche nach den Dokumenten, sondern können Workflows steuern, für automatische Erinnerungen sorgen oder für die Integration von DocuWare in Drittanwendungen verwendet werden.
4 Wer darf was?
DocuWare ermöglicht anhand feingliedriger Rechteverwaltung die gezielte Zuweisung von Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten für einzelne Benutzer und auch für Benutzergruppen bzw. -rollen. Überlegen Sie sich also genau: Welcher Mitarbeiter soll welche Tätigkeiten ausführen dürfen?
- Dokumente anzeigen
- Anmerkungen auf ein Dokument anbringen
- Dokumente bearbeiten, also im Bearbeitungsprogramm öffnen und ändern
- Indexbegriffe zu den Dokumenten ändern
- Kopie vom Dokument herunterladen oder versenden
- Dokument aus dem Archiv löschen
5 Alle Beteiligten involviert?
Bevor Sie damit starten, DocuWare entsprechend zu konfigurieren, sprechen Sie sich mit allen Beteiligten ab. Möglicherweise hat der ein oder andere Kollege Ideen, was man im Rahmen der Digitalisierung des neuen Dokumenttyps noch gleich verbessern könnte. Vielleicht bietet sich eine Integration an, die Sie selbst noch nicht im Blick hatten. Oder kann man einen Prozess beschleunigen, weil Schritte im Gegensatz zum Papier digital auch parallel laufen können? Eventuell lässt sich auch mit elektronischen Signaturen der Ablauf vereinfachen?
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