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Digitales Vertragsmanagement: Alles unter Kontrolle

Versicherungen fristgerecht kündigen, Beraterverträge rechtzeitig nachverhandeln: Mit DocuWare verwalten Sie Ihre Verträge effizient und GoBD-konform.

Bei der Vielzahl an Verträgen, die in Unternehmen anfallen, ist es oftmals schwierig, den Überblick über die verschiedenen Laufzeiten, Zahlungs- und Kündigungsfristen zu behalten. Wann genau ist die Unternehmenshaftpflicht fällig? Bis zu welchem Stichtag muss der Leasingvertrag für die Fahrzeugflotte nachverhandelt werden? Und wann sollten die zahlreichen Beraterverträge überprüft werden, um ggf. noch rechtzeitig verlängert oder gekündigt zu werden?

Erschwerend kommt hinzu, dass die für das Vertragsmanagement erforderlichen Unterlagen in der Regel durch verschiedene Abteilungen im Unternehmen bearbeitet werden - und damit oftmals an unterschiedlicher Stelle abgelegt werden und nicht auffindbar sind. Bearbeitungs- und Freigabeprozesse kommen in Folge und/oder aufgrund von Urlaub oder Krankheit einzelner Kollegen schnell ins Stocken. Der Koordinationsaufwand steigt, Fristen werden verpasst und im Worst Case kommt es sogar zu Rechtsstreitigkeiten.

DocuWare sorgt für reibungslose und effiziente Prozesse

Mit dem Vertragsmanagement von DocuWare verwalten und bearbeiten Sie Ihre Verträge mühelos über alle Abteilungen und Vertragszyklen hinweg und behalten stets den Überblick. Digitale, auf Ihre Modalitäten zugeschnittene, Workflows sorgen dafür, dass alle vertragsrelevanten Prozesse perfekt aufeinander abgestimmt sind und so verlässlich wie ein Schweizer Uhrwerk ablaufen. Dank der zentralen Archivierung sind Ihre Dokumente rund um die Uhr unternehmensweit auf Knopfdruck abrufbar. Der integrierte Vertragsalarm stellt darüber hinaus sicher, dass Sie keine Zahlungs- oder Kündigungsfristen mehr verpassen.

Die Vorteile im Einzelnen

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Suchzeiten verkürzen
Unabhängig davon, wie viele Abteilungen in den jeweiligen Vorgang involviert sind: Dadurch, dass in DocuWare alle vertragsrelevanten Dokumente zentral archiviert werden, landen Sie bei der Suche immer sofort beim richtigen Dokument. Dabei ist es unerheblich, ob Sie über die Suchmaske oder über die Ordnerstruktur suchen.
sales-lock-sensitive-data Revisionssicher archivieren
DocuWare stärkt Ihr Unternehmen bei Betriebsprüfungen und Haftungsfragen. Ihre Vertragsdokumente werden revisionssicher und GOBD-konform abgelegt.

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Keine Zahlungen und Fristen versäumen
Sei es für eine Vertragsüberprüfung, eine Zahlungsfreigabe oder für eine Kündigung: Mithilfe des Vertragsalarms erhalten Sie entweder direkt über die Listenfunktion oder - falls Sie nicht täglich mit DocuWare arbeiten - über eine E-Mail-Benachrichtigung rechtzeitig Bescheid, sobald ein Vertrag ausläuft oder Handlungsbedarf besteht. Versäumte Skontofristen, Mahngebühren o.ä. gehören damit der Vergangenheit an.
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Maximale Transparenz
Durch die automatische Versionskontrolle sehen Sie in der Versionsübersicht jederzeit, wer wann welche Veränderungen an einem Dokument vorgenommen hat, da jede Dokumentänderung automatisch als neue Version abgespeichert wird. So werden sämtliche Arbeitsschritte und Änderungen an einem Dokument auch rückwirkend nachvollziehbar. Der Clou: Auch ältere Versionen eines Dokuments können per Drag & Drop jederzeit wieder zur aktuellen Version bestimmt werden.
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Digitale Vertragsbearbeitung
In der aktuellen Situation, in der viele Kollegen im Homeoffice arbeiten, ist es sehr praktisch, dass DocuWare für das gemeinsame virtuelle Arbeiten an Dokumenten steht. Der jeweilige Arbeitsort der am Prozess Beteiligten verliert seine Relevanz, wenn Verträge nicht mehr auf Schreibtischen oder in Aktenregalen zu finden sind und digitale Workflows die Kollegen weltweit automatisch einbinden.

Mit 3 Modulen alle Vorteile nutzen

Für die oben genannten Funktionalitäten benötigen Sie folgende DocuWare Komponenten: 

  • DocuWare Task Manager für die Listenfunktion 
  • DocuWare Workflow Manager für die Einrichtung automatisierter Workflows
  • DocuWare Connect to Outlook bzw. Connect to Mail für die Archivierung ihrer per E-Mail eingegangenen Vertragsdokumente in DocuWare
Bei DocuWare Cloud ist alles enthalten, für die On-Premises Lösung benötigen Sie die entsprechenden Modul-Lizenzen. 

Schritt für Schritt: Die Anleitung für die Praxis

Sie wollen gleich loslegen? Im Webinar „Alles im Blick mit dem Vertragsmanagement von DocuWare“ zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Verträge mit DocuWare kinderleicht verwalten. Darüber hinaus lernen Sie, wie Sie Vertragsentwürfe und -unterlagen digital bearbeiten und anhand des Versionsmanagements alle im Team erfolgten Änderungen lückenlos nachvollziehen können. 

 

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