Selbst der Abenteuerheld Indiana Jones hat letztlich keinen Erfolg. Die Bundeslade verschwindet samt ihren übernatürlichen Kräften in einer Lagerhalle zwischen Tausenden gleichartiger Kisten und scheint für immer unauffindbar. Damit es Ihren Business-Unterlagen nicht genauso ergeht wie dem geheimnisvollen Artefakt aus "Jäger des verlorenen Schatzes", versehen Sie Ihre Dokumente besser mit Indexdaten, bevor sie archiviert werden.
Als die Kiste mit der Bundeslade in der Lagerhalle der US-Regierung abgestellt wird, trägt sie nur eine einzige Aufschrift „Streng geheim“. DocuWare bietet dagegen deutlich mehr Optionen, archivierte Objekte wiederauffindbar zu machen.
Dokumente bei der Ablage indexieren
Eine dieser Optionen ist der Ablagedialog. Er besteht in der Regel aus mehreren Indexfeldern, die Sie vor der Archivierung des Dokuments ausfüllen. Die eingegebenen Indexwerte werden zusammen mit dem Dokument in einer zusätzlichen Datei als Metadaten gespeichert und geben Hinweise auf den Inhalt und den Kontext des Dokuments.
Ein Ablagedialog kann unterschiedliche Indexfelder enthalten – häufig verwendete Felder sind „Firma“, „Dokumenttyp“ oder „Status“.
Der Ablagedialog leistet bei der manuelle Archivierung einzelner Dokumente gute Dienste. Bei großen Dokumentenmengen lohnt sich eine automatische Indexierung beispielsweise über Importkonfigurationen oder Intelligent Indexing.
Dokumente anhand von Indexbegriffen finden
Indexdaten sind wie eine Beschriftung. Deshalb können archivierte Dokumente anders als die besagte Wunderwaffe aus dem Indiana-Jones-Streifen ganz einfach wiedergefunden werden. Dazu geben Sie den gewünschten Indexbegriff in einen Suchdialog ein. Wenn in den Metadaten des Dokuments dieser Indexwert gespeichert ist, wird das Dokument in der Ergebnisliste angezeigt.
Wenn ein Dokument mit zahlreichen Indexdaten beschriftet ist, kann es schnell gefunden werden. Die Indexbegriffe werden auch - wie im Bild zu sehen - in der Ergebnisliste angezeigt.
Deshalb ist es wichtig, dass die Indexdaten von Anfang an korrekt eingegeben werden, beziehungsweise die Indexierung bereinigt wird, wenn unterschiedliche Schreibweisen von Indexbegriffen vorliegen.
Natürlich gibt es weitere Möglichkeiten, ein Dokument zu finden – beispielsweise, indem Sie den Suchbegriff im Dokumentinhalt suchen.
Indexdaten als Trigger für Workflows
Indexdaten erfüllen jedoch noch eine weitere Funktion, nämlich die Steuerung von Dokumenten im Workflow. Dadurch gewährleisten Sie zum Beispiel, dass bei Rechnungen die Skontofrist eingehalten wird.
Ein oder mehrere Indexwerte fungieren dabei als Auslöser. Angenommen, eine neue Rechnung wird im Archiv mit den Indexbegriffen „Neu“ und „Rechnung“ abgelegt. Die entsprechende Konfiguration vorausgesetzt, werden die mit „Neu“ und „Rechnung“ indexierten Dokumente automatisch in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters angezeigt und können zeitnah bearbeitet werden.