Nur wenn archivierte Dokumente fehlerfrei und komplett mit Indebegriffen versehen sind, lassen sie sich effektiv in Workflows einbinden oder über Integrationen aufrufen. DocuWare bietet eine Menge Funktionen, um Indexbegriffe von Anfang an sauber zu erfassen.
Wer hat sich nicht schonmal bei langen Zahlenfolgen vertippt oder vergessen, ein Indexierungsfeld auszufüllen? Fehler beim manuellen Indexieren sind schnell passiert und die Folgen können weitreichend sein: Der Workflow zu dem Dokument startet nicht wie erwartet oder ein Dokument lässt sich nicht über eine Drittanwendung öffnen, weil die Integration gerade auf dem fehlenden oder falsch geschriebenen Indexbegriff basiert.
All dies muss nicht sein. DocuWare-Funktionen wie unter anderem Auswahllisten, Masken und Validierung sorgen dafür, dass Dokumente richtig indexiert abgelegt werden – und Zeit sparen lässt sich dabei auch noch.
Wiederkehrende Indexeinträge als feste Liste
Manche Indexeinträge sind immer gleich - wie etwa die Kostenstellen eines Unternehmens oder Namen von Kunden oder Lieferanten. Geben Sie für die entsprechenden Felder in der Ablagemaske eine Auswahl vor. Der Benutzer kann die Indexbegriffe einfach aus der vordefinierten Liste auswählen anstatt sie einzutippen.
Kostenstellenfeld in der Ablagemaske mit Auswahlliste
Noch einfacher ist es, wenn Indexeinträge wie Kundennamen oder -nummern bereits in anderen Datenquellen wie dem CRM vorliegen. DocuWare kann bei der Rechnungsablage automatisch per Validierung automatisch prüfen, ob die Lieferantennummer wirklich im CRM vorhanden ist.
Datum und Fälligkeit kontrollieren
Um das Ablagedatum müssen Sie sich nicht kümmern – das übernimmt beim Speichern eines neuen Dokuments DocuWare genauso automatisch wie den ablegenden Benutzer. Beides lässt sich in den Systemeinträgen von DocuWare einsehen – im Kontextmenü zum Dokument der Ergebnisliste > Indexeinträge ändern. Sie können das Ablagedatum auch für die Indexierungverwenden.
Um beispielsweise die Fälligkeit einer Rechnung garantiert fehlerfrei einzugeben, nutzen Sie den Datumswähler oder Sie kopieren das Fälligkeitsdatum aus dem Dokument in das Indexfeld.
Hilfe bei komplizierten Zeichen- und Ziffernfolgen
IBAN und Telefonnumern sind typische (Tipp)-Fehlerquellen. Nutzen Sie in diesem Fall Masken. Das Dokument wird nur dann abgelegt, wenn die Indexwerte dem Maskenschema des Feldes entsprechen. 
Ablagedialog mit Maske für Kontonummern
Ablagedialog komplett ausfüllen
Schnell wird auch mal vergessen, ein Feld auszufüllen. Wenn jedoch der Barcode fehlt, können Rechnungen unter Umständen nicht richtig zugeordnet werden. Machen Sie deshalb die wichtigsten Felder zu Pflichtfeldern.
Preislisten und Kataloge bequem aktualisieren
Dokumente wie Preislisten oder Kataloge werden häufig aktualisiert und müssen oft neu abgelegt werden. Die Indexdaten bleiben jedoch meistens die gleichen. Übernehmen Sie den kompletten Indexierungssatz von einer bereits archivierten Dokumentfassung.
Standarddokumente automatisch indexieren lassen
Oder Sie überlassen die Vergabe der Indexbegriffe einfach Intelligent Indexing . Der selbstlernende Service klassifiziert Dokumente in verschiedene Typen und sucht automatisch relevante Indexbegriffe in den Dokumenten.