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Gesucht und gefunden – Tipps zur Archivsuche

Volltext- und Schlagwortsuche holen archivierte Dokumente zielsicher auf den Bildschirm. Und für Spezialfälle – wenn Sie zum Beispiel den Dokumentnamen nicht mehr wissen – gibt es diese Profi-Tricks.

Volltext- und Schlagwortsuche liefern in den meisten Fällen zuverlässig die gewünschten Dokumente. Die Schlagwortsuche findet Begriffe in den Indexfeldern, die Volltextsuche durchforstet zusätzlich den Dokumenteninhalt. Aber manchmal kommen Sie mit einem Trick noch schneller zum Ziel:  

Wie war nochmal der Name?
Sie suchen ein Dokument, das Sie in der vorigen Woche abgelegt haben. Leider erinnern Sie sich nicht mehr, wie Sie es genannt und indexiert haben. Um es dennoch zu finden, geben Sie im Suchdialog für das Feld „Abgelegt am“ das Anfangs- und Enddatum der letzten Woche ein und für „Abgelegt von“ den eigenen Benutzernamen:

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Abgelegt am und Abgelegt von sind zwei Systemfelder, die für jedes Dokument bei der Ablage automatisch gefüllt werden. Systemfelder müssen unter Umständen im Suchdialog erst aktiviert werden. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Administrator. Systemfelder stehen ab DocuWare Version 7.4 für die Suche, Ergebnislisten und Listen zur Verfügung.

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Systemfelder aktivieren Sie im Archivbereich der DocuWare Konfiguration. Systemfelder sind mit einem DocuWare-Icon gekennzeichnet.

Diese Dokumente bitte nicht mehr
Die Operatoren AND und OR kombinieren Suchbegriffe, um die Treffer einzugrenzen oder zu erweitern. Mit NOT legen Sie hingegen fest, welche Dokumente Sie NICHT sehen wollen. So suchen Sie zum Beispiel nach verschiedenen Dokumenten zu einem Projekt, nur nicht nach zugehörigen Rechnungen. Dann geben Sie in das Feld für das Projekt den entsprechenden Namen bzw. die Nummer ein und folgendes in das Feld für den Dokumenttyp: NOT Rechnung. NOT muss immer in Großbuchstaben und in Englisch geschrieben werden. Mehr zu Suchen mit Operatoren

Archiv unbekannt . . .
Ein Dokumentaufruf erfolgt über einen Suchdialog und ein Suchidalog ist immer einem Archiv zugeordnet. Was ist aber, wenn sich das gesuchte Dokument in mehreren Archiven befinden könnte? So hat Ihr Unternehmen zum Beispiel für Ihre Rechnungen Jahresarchive mit jeweils gleichem Aufbau. Sie suchen eine Rechnung eines bestimmten Lieferanten, wissen aber nicht mehr, ob sie in diesem oder im letzten Jahr gestellt wurde. Dafür gibt es die Spezialfunktion Suche über mehrere Archive:

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Um eine Suche über beide Archive zu erstellen, gehen Sie auf Suchen > Suche über mehrere Archive > Neue Suche erstellen. Wählen Sie anschließend die zu durchsuchenden Archive und einen Suchdialog aus. Geben Sie dann beispielsweise im Feld "Betreff" einen Suchbegriff ein, wird bei allen gewählten Archiven das Feld "Betreff" durchsucht.

Voraussetzung ist natürlich, es gibt ein solches Feld. Die Suche über mehrere Archive ist daher besonders für Archive mit gleichen oder ähnlichen Indexfeldern sinnvoll oder bei der Suche im Volltextfeld.

Wo ist der Suchdialog?
Wenn Sie einen Suchdialog im DocuWare Client vermissen, öffnen Sie das Hauptmenü im DocuWare Client, wechseln zum Tab Profil & Einstellungen > Suchen und aktivieren dort den gewünschten Suchdialog. Ist dieser auch in den Einstellungen nicht zu finden, fehlt Ihnen die Berechtigung. Kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren DocuWare Administrator.

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Öffnen Sie oben im DocuWare Client über das Dreieck-Symbol „Profil & Einstellungen“, um hier bei Bedarf die Suchdialoge zu aktivieren.

 

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