Dokumente mit Frist aufbewahren – und löschen

Gesetzliche Dokumentationspflichten auf der einen, Datenschutz auf der anderen Seite: Mit DocuWare bewahren Sie Dokumente so lange wie nötig sicher und vertraulich auf. Im Anschluss werden die Daten sicher und rechtskonform gelöscht.

Aufbewahrungspflichten und -fristen werden für Unternehmen in Deutschland vor allem durch die GoBD definiert. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gelten zum Beispiel für alle kaufmännischen Dokumente.

Aufbwahrungsfristen immer im Blick 

Ein- und Ausgangsrechnungen etwa müssen 10 Jahre, Geschäftsbriefe wie Bestellungen und Lieferscheine 6 Jahre aufbewahrt werden. Auch im Personalmanagement gilt es, verschiedene Richtlinien im Blick zu behalten. Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, sollten Dokumente in Personalakten in der Regel noch 3 Jahre danach verfügbar bleiben, um die im BGB geregelte Verjährungsfrist abzudecken. Gehaltsabrechnungen bleiben 6 Jahre gespeichert, da sie steuerlich relevant sind. Bei abgelehnten Bewerbungen liegt die Aufbewahrungsfrist bei maximal 6 Monaten, außer der Bewerber willigt einer längeren Nutzung ein. Zusätzlich haben diverse Branchen eigene Aufbewahrungsfristen, in der Braubranche gelten für manche Unterlagen zum Beispiel bis zu 30 Jahre.

Um der Aufbewahrungspflicht zu genügen, sollten Sie also wissen, welche rechtlichen Vorschriften für die verschiedenen Arten von Dokumenten gelten, die Sie archivieren.

Für jeden Zeitrahmen archiviert DocuWare Geschäftsdokumente dann vorschriftsmäßig, ohne Platzverschwendung und sicher vor Verlust. Detailliert steuerbare Zugriffsrechte ermöglichen während jeder Phase den größtmöglichen Schutz sensibler Informationen. 

Löschen ist Pflicht, sobald Grund zur Aufbewahrung entfällt

Was aber passiert mit den Dokumenten, wenn deren gesetzliche Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist? In der Regel fällt jetzt der zweckgebundene Aufbewahrungsgrund weg und das bedeutet: Alle Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, dürfen laut Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht länger aufbewahrt werden. Unternehmen müssen also klare Prozesse zur Löschung dieser Dokumente etablieren.

Mit DocuWare können Sie diese sicher steuern und weitgehend automatisieren.

Tipps zur Umsetzung mit DocuWare

Für einen transparenten Prozess, in dem die entsprechenden Dokumente identifiziert und dann aus einem Archiv entfernt werden, sorgen unter anderem Autoindex und Task Manager. Die folgenden Empfehlungen zeigen beispielhaft, wie sich der Ablauf mit DocuWare organisieren lässt.

• Klassifizieren
  Die Basis schaffen Sie mit einer Aufbewahrung Ihrer Dokumente klassifiziert nach Arten. Das bedeutet ganz einfach: Unterlagen werden beim Ablegen in DocuWare mit ihrem Dokumenttyp, also etwa Bewerbung, Rechnung eingehend oder Rechnung ausgehend indexiert. Mit einer fixen Auswahlliste stellen Sie dabei sicher, dass alle Benutzer stets dieselben Begriffe verwenden.
  
  Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Aufbewahrungsfrist. Diese richten Sie ebenfalls als Indexwert ein. Bei einer vorgeschriebenen Aufbewahrung von 10 Jahren wird beispielsweise dem Dokument- oder Ablagedatum eines Dokuments diese Zeitspanne hinzugerechnet. Das Modul Autoindex kann diese Klassifizierungen auch im Nachhinein noch automatisiert im Hintergrund erledigen.
  
  Darüber hinaus benötigen Sie ein Statusfeld, über dessen Änderung der Löschprozess schließlich gesteuert wird. Statuseinträge können zum Beispiel Aufbewahrung, Prüfen zur Löschung und Zur Löschung freigegeben sein.
• Kontrollieren
  Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist beendet ist, sollten von mindestens einem Mitarbeiter (2-Augen-Prinzip) oder zwei Mitarbeitern (4-Augen-Prinizip) geprüft und zum Löschen freigegeben werden, um Fehllöschungen auszuschließen. Wer diese Kontrolle übernimmt, regeln Sie über entsprechende Benutzerrollen.
  
  Die zur Prüfung befugten Mitarbeiter erhalten die Dokumente dann über Listen, die Sie in der DocuWare Konfiguration einrichten. Wann welche Dokumente in diesen Listen erscheinen, steuert wiederum Autoindex. Das clevere Modul prüft regelmäßig die für die Dokumente hinterlegten Werte und ändert den Status auf Zur Löschung prüfen, sobald eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
  
  
  Liste mit Dokumenten, die nach Ihrer Aufbewahrungsfrist zur Löschung anstehen 

• Löschen
  Das finale Go zum Löschen erfolgt schließlich per digitalem Stempel. Dieser wird so konfiguriert, dass er den Dokumentstatus auf Zur Löschung freigegeben ändert. Das endgültige Löschen funktioniert dann über eine Löschregel, die angewendet wird, sobald das Dokument zur Löschung freigestempelt wurde. Per Zeitsteuerung lässt sich definieren, wann die Löschung schließlich ausgeführt wird.
  
  
  
  In der DocuWare Konfiguration erstellte Löschregel für zur Löschung freigegebene Dokumente
  

  Wenn noch nicht gelöscht werden darf

  Werden Sie unter Berufung auf die DSGVO von jemandem dazu aufgefordert, dessen personenbezogene Daten zu löschen, die Aufbewahrungsfrist der betreffenden Dokumente ist aber noch nicht abgelaufen, gibt es auch dafür eine Lösung. Sie löschen das Dokument nicht, regeln aber per Indexwertprofil, dass nur bestimmte Benutzer diese Dokumente sehen dürfen. Damit haben Sie dem Datenschutz und der Aufbewahrungspflicht gleichzeitig genüge getan.

  DocuWare unterstützt Sie auch bei Prozessen für die Auskunft und Übertragung von personenbezogenen Daten nach DSGVO mit den Modulen DocuWare Request, Forms und Workflow Manager.

Umfassende Informationen dazu, wie DocuWare Ihnen hilft, Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren, erhalten Sie in dem Basis-Leitfaden