Mit DocuWare steuern Sie präzise den Handlungsspielraum jeden Benutzers, Zugriffssicherheit ist schließlich das zentrale Element beim Dokumentenmanagement. Damit es trotz der vielen Möglichkeiten bei der Rechtevergabe einfach bleibt, hier ein paar Anregungen.
Theoretisch lassen sich für jeden DocuWare-Benutzer alle Rechte einzeln vergeben. Das wird jedoch bei vielen Benutzern ganz schnell unübersichtlich und beansprucht unnötig viel Zeit. Verwenden Sie deshalb Rollen und Profile. Doch wie spielen diese Elemente zusammen?
Die kleinste Organisationseinheit in der Benutzerverwaltung von DocuWare ist der einzelne DocuWare-Benutzer, also beispielsweise Sie oder ein Kollege, der auch mit DocuWare arbeitet. Mehrere Benutzer lassen sich in Rollen zusammenfassen. Beispielsweise sind alle Mitarbeiter der Vertriebs-Abteilung in der DocuWare Rolle „Vertrieb“ gebündelt.
Neben den Benutzern beinhaltet eine Rolle auch ein Set an Rechten. Diese Rechte stehen dann automatisch den entsprechenden Benutzern zur Verfügung. Es reicht also, einmal die verschiedenen Rechte für ein Aufgabenfeld zusammenzustellen und der Rolle hinzuzufügen. Zurück zum Beispiel: Über die Rolle „Vertrieb“ erhält ein neuer Vertriebsmitarbeiter ohne Verzögerung die benötigten Rechte in DocuWare.
Ein Benutzer kann übrigens in beliebig vielen Rollen enthalten sein. Mit der zusätzlichen Rolle „Abteilungsleiter“ würde der Vertriebs-Chef mehr Rechte bekommen, bespielsweise Zugriff auf ein weiteres Archiv. Prinzipiell sind Rechte in DocuWare immer additiv, man hat also die Summe aller Rechte, die einem – über welchen Weg auch immer – zugewiesen sind.
Damit nicht jedes Recht manuell einzelnen Benutzer zugewiesen werden muss, bündeln Sie die Rechte zu Profilen und weisen sie über Rollen einer Gruppe von Benutzern zu.
Archivrechte versus Funktionale Rechte
Wichtig zu wissen ist, dass in DocuWare unterschieden wird zwischen Rechten zu Funktionen und Rechten zu Archiven.
- Die Funktionsrechte gelten allgemein, unabhängig von Archiven, und beziehen sich auf bestimmte Programmfunktionalitäten. Dazu gehört beispielsweise das Recht, einen Stempel oder einen Briefkorb anzulegen. Nur, wenn ein Benutzer über das funktionale Recht „Briefkörbe“ verfügt, wird ihm oder ihr das Modul „Briefkörbe“ in der DocuWare Konfiguration angezeigt.
- Archivrechte beziehen sich immer auf ein Archiv und die darin enthaltenen Dokumente, sie können pro Archiv ganz unterschiedlich sein. Archivrechte sind beispielsweise Dokumente lesen, Dokumente bearbeiten oder Indexwerte ändern.
Rechteprofile
Einzelne Rechte bündeln Sie wiederum in Profilen: Funktionsrechte in Funktionsprofilen, Archivrechte in Archivprofilen. Indem Sie ein Profil zur Rolle hinzufügen, erhalten die Benutzer, die in der Rolle enthalten sind, die Rechte dieses Profils. Eine Rolle kann beliebig viele Profile enthalten.
Rechtesystem von DocuWare: Um den Handlungsspielraum von Benutzern genau an ihre jweiligen Aufgaben anpassen zu können, wird unterschieden zwischen funktionalen Rechten sowie Archivrechten, welche die Dokumente betreffen. Mehrere Rechte werden in einem Profil zusammengefasst und über Rollen den zuständigen Mitarbeitern übertragen.
Wie und wo wird das konfiguriert?
Die komplette Benutzer- und Rechteverwaltung erfolgt in der DocuWare Konfiguration (DocuWare Menü > Konfigurationen).
In der Benutzerverwaltung erstellen Sie unter anderem Benutzer, Rollen und Funktionsprofile, und zwar auf den jeweiligen Tabs. (Im Screenshot sehen Sie auch noch das Tab „Gruppen“. Diese sind als Bündelung von Benutzern nur zu empfehlen, wenn Sie mit einer LDAP-Benutzersynchronisation arbeiten möchten.)
Für die Archivrechte wechseln Sie innerhalb der Konfiguration auf Archive, wählen das gewünschte Archiv und gehen auf das Tab „Berechtigungen“. Für den einfachen Einstieg gibt es vier vordefinierten Archivprofile: Bearbeiten, Lesen, Löschen, Besitzer. Möchten Sie weitere Archivprofile konfigurieren, aktivieren Sie „Erweiterte Berechtigungen“.
Auch innerhalb der Benutzerverwaltung gibt es vordefinierte Standard-Elemente:
- Rolle „Default Organization Role“: Alle Benutzer sind automatisch Mitglied dieser Rolle
- Funktionsprofil „Default Organization Profile”: Alle Benutzer haben automatisch dieses Funktionsprofil
Alle Standard-Profile und -Rollen lassen sich natürlich anpassen und ändern.
Auf die Theorie folgt die Praxis
Nach dieser zugegebenermaßen theoretischen Darstellung des Rechtesystems in DocuWare folgt demnächst hier auf dem Blog ein Praxisbeispiel. Schauen Sie also gerne wieder rein.
Mehr zum Rechtesystem und zur Zuweisung der Rechte
