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Archive strukturiert planen und Zeit sparen

Sorgen Sie für reibungslose Prozesse im Unternehmen, indem Sie die Struktur Ihrer Archive im Vorfeld planen. Die Zeit lohnt sich.

Ein Archiv ist in DocuWare mit wenigen Mausklicks angelegt. Um häufige Nachbesserungen bei den Feldern, Dialogen und Berechtigungen zu vermeiden, entwerfen Sie eine Archivstruktur, bevor Sie ans Werk gehen. Bei der Archivplanung helfen folgende Überlegungen:

Welche Teams sollen ein Archiv verwenden?

Theoretisch bringen Sie alle Business-Dokumente in einem einzigen DocuWare-Archiv unter. Die Buchhaltung benötigt jedoch andere Dokumente als HR oder die Geschäftsführung und entsprechend andere Archivfelder oder Suchdialoge. Damit die Mitarbeiter die Dokumente effektiv bearbeiten können, halten Sie die Archiv-Komponenten übersichtlich. Planen Sie zum Beispiel pro Anwendungsszenario ein eigenes Archiv.

Welche Dokumente werden in einem Archiv gespeichert?

Erstellen Sie eine Liste der möglichen Dokumentarten. Dies können E-Mails, Rechnungen, ein- und ausgehende Angebote oder interne Papiere wie Protokolle oder Mitarbeiterzeugnisse und Bewerbungen sein. Anhand der Dokumentarten lässt sich eine grundlegende Struktur mit Archivfeldern, Dialogen und Indexierungen schaffen, für deren Verwendung keine Einarbeitungszeit nötig ist.

In welche Prozesse sind die Dokumente eingebunden?

Rechnungen werden in der Regel von mehreren Mitarbeitern bearbeitet – welche Schritte sind erforderlich und wer ist beteiligt? Andere Dokumente werden „lediglich“ archiviert, wie zum Beispiel allgemeine E-Mail-Korrespondenz. Vom Workflow hängt unter anderem ab, welche Dialoge Sie verwenden oder ob Sie Stempel einsetzen.

Überlegen Sie, welche Indexdaten für die Dokumente wichtig sind. Anhand der Indexdaten suchen und finden Ihre Mitarbeiter ohne Verzögerung die archivierten Dokumente. Außerdem dienen sie zur Zuweisung der Dokumente an Mitarbeiter in Workflows oder über Listen. Aus den Indexdaten ergeben sich die Archivfelder, in welche die Indexdaten eingetragen werden. Für ein Standard-Rechnungsarchiv bringt DocuWare einen Satz Archivfelder mit, auf die Sie für eine schnelle Einrichtung zurückgreifen können:

DocuWare-Archive werden mit Standardfeldern angelegt, die Sie später ergänzen können.

Wer greift auf die Dokumente zu?

Sensible Dokumente schützen Sie mit einem eigenen Archiv, auf das nur der gewünschte Mitarbeiterkreis Zugriff erhält – und das ganz ohne zeitaufwendige Konfiguration. Dies wird in Unternehmen häufig für HR-Dokumente oder Verträge umgesetzt.

Der Zugriff auf die Dokumente lässt sich in DocuWare filigran steuern – über die Zuordnung der Dialoge oder wie hier über Berechtigungsprofile.

Der Zugriff auf die Dokumente lässt sich in DocuWare filigran steuern – über die Zuordnung der Dialoge oder wie hier über Berechtigungsprofile.

Aber auch der gezielte Zugriff auf einzelne Dokumente ist möglich. Verwenden Sie Indexwertprofile, wenn zum Beispiel jeder Mitarbeiter wirklich nur seine eigene Gehaltsabrechnung sehen soll.

Was ist ein Archiv? 

Ein Archiv ist ein virtueller Container für digitale Dokumente. Es enthält zudem die Beschriftungen der Dokumente, d. h. die Indexdaten. Auch die Verweise auf den Speicherort der Dokumente sowie die Such- oder Ablagemasken, mit denen die Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen, gehören zum Archiv. Ein Workflow oder eine Aufgabenliste bezieht sich immer auf ein bestimmtes Archiv. Und das sind die Unterschiede zum Briefkorb.

DocuWare Konfiguration

Ein Archiv legen Sie in der DocuWare Konfiguration an. Dafür bentöigen Sie die Berechtigung „Archiv konfigurieren“, die im Bereich „Benutzerverwaltung“ in der DocuWare Konfiguration vergeben wird.  

 

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