Im Interview gibt Aline Störk Einblick in Hintergrund und Aufgaben des Account Managements und erklärt, welchen Mehrwert DocuWare Kunden dadurch erwarten können.
Marion Kurtz: Aline, was genau sind deine Aufgaben?
Aline Störk: Das DocuWare Account Management wurde 2019 ins Leben gerufen, um die verschiedenen DocuWare Anlaufstellen für unsere Kunden zu bündeln und die Kommunikation einfacher zu gestalten. Ist ein Kunde beispielsweise nicht sicher, an wen er sich mit seiner Anfrage wenden soll, ist es für mich ein Leichtes, diese intern an die richtige Stelle weiterzuleiten. Wir sind aber nicht nur koordinierend, sondern auch beratend tätig: Von Fragen zu einzelnen DocuWare Funktionen bis hin zum offenen Austausch über Optimierungs- und Erweiterungsmöglichkeiten decken wir alles ab.
Das klingt komplex, schafft ihr das im Alleingang?
Fragen zu Funktionen oder Anwendungsfällen können wir in der Regel direkt klären. Auch wenn sich ein Projekt einmal verzögert oder sich unvorhergesehene Herausforderungen auftun, unterstützen wir, um eine schnelle Lösung herbeizuführen. Geht es allerdings inhaltlich sehr tief in die technischen Details, hole ich mir tatkräftige Unterstützung von den Kollegen aus dem Support bzw. aus Professional Services.
Das war aber noch nicht alles, oder?
Stimmt! Wir führen auch regelmäßig Live-Webinare zu unterschiedlichen Anwendungsthematiken durch: Von der Vermittlung von DocuWare Grundlagen für Neueinsteiger über spannende Use Cases aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen bis hin zu zahlreichen Integrationsthemen ist alles dabei. Insbesondere bei Schnittstellenthematiken holen wir auch unsere Kooperationspartner ins Boot und führen die Webinare gemeinsam mit ihnen durch. Also am besten unseren YouTube Channel abonnieren und kein Webinar mehr verpassen!
Gleich geht´s los: Letzte Vorbereitungen für den Dreh eines Live Webinars (v.l.n.r.: Referentin Ivana Blasevic, Kameramann Robert Winter und Referentin Aline Störk)
Gibt es das Account Management in allen DocuWare Regionen?
Derzeit gibt es uns nur in der DACH Region. Unsere Dienstleistung wird sehr gut angenommen - daher ist es denkbar, dass dieser Service in Zukunft auch auf andere Regionen ausgeweitet wird.
Zeit ist Geld - insbesondere im Geschäftsumfeld. Was haben die Kunden von einem Gespräch mit dir?
Eine Menge (lacht)! DocuWare wird i.d.R. alle sechs Monate upgedatet, mit jeder neuen Version kommen zahlreiche neue Features hinzu. Auch halten wir im Knowledge Center, im Produkt Blog oder auf unserem YouTube Kanal äußerst umfangreiches Infomaterial für die Anwendung und Konfiguration von DocuWare bereit, das ständig aktualisiert und erweitert wird. Ich kann unsere Kunden u.a. dabei unterstützen, aus dieser Vielzahl an Möglichkeiten die für sie relevanten Informationen zusammenzustellen, damit sie mehr aus DocuWare herausholen.
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Seit jeher stehen bei Aline Störk die Kunden sowie die Hinterfragung des Status Quo im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungs-prozesses (KVP) im Fokus. Vom Wirtschaftsprüfer Ernst & Young wechselte die studierte Betriebswirtschaftlerin 2019 zu DocuWare in den Vertrieb und kümmert sich seit 2020 als Account Managerin um den Ausbau der Beziehungen zu den Direktkunden. |
Klingt nach einem echten Mehrwert. Wie kann man mit euch Kontakt aufnehmen?
Einfach zum Hörer greifen oder eine E-Mail schicken. Bei Interesse an unserem Webinarangebot kann man sich auch jederzeit direkt auf unserer Website informieren und für ein Live-Webinar anmelden oder sich im Nachgang auf unserem YouTube Channel die entsprechende Aufzeichnung ansehen.
Was fällt dir in den Kundengesprächen auf?
Ich bin oftmals erstaunt, dass viele DocuWare nur als Lösung für die Rechnungsverarbeitung auf dem Schirm haben. Es stimmt, dass die meisten Kunden erst einmal mit der Rechnungsverarbeitung starten, weil DocuWare hier viele Vorteile bietet. Dabei kann man mit DocuWare auch viele andere Geschäftsprozesse optimieren, wie z.B. die Vertragsverwaltung oder das Personalmanagement. Für Cloud Kunden sind alle benötigten Funktionen bereits im Lizenzpaket enthalten, sie müssen nur genutzt werden! Auch wissen manche Kunden gar nicht, wie schnell DocuWare an neue Herausforderungen angepasst werden kann. Jüngstes Beispiel ist das 3G Management zur Einlasskontrolle in Unternehmen während der Pandemie. Hier möchte ich auch mit unseren Webinaren Aufklärungsarbeit leisten.
Nein, da wäre ich nur ein Bottleneck. Für Wünsche oder Verbesserungen empfehle ich den direkten Kontakt zu unserem Produkt Team. Mit dem Costumer Feedback Forum haben wir hierfür einen Ort geschaffen, an dem unsere Kunden Ideen, Wünsche sowie Anregungen für die weitere Produktentwicklung vorschlagen können. Dieses erreicht man im DocuWare Client über den Menüpunkt „Hilfe & Info“.
Wir gehen mit der Zeit und betreuen unsere Kunden mittlerweile hauptsächlich über Telefon, Videochat oder per E-Mail. Daher freue ich mich umso mehr auf die jährliche DocuWare UserConference, bei der wir unsere Kunden persönlich treffen. Im April ist es endlich wieder soweit, die Anmeldung hierfür ist seit kurzem möglich.
Was ist dein DocuWare Geheimtipp?
Office Dokumente lassen sich in DocuWare Cloud seit Version 7.4 direkt im Web bearbeiten und müssen für die weitere Bearbeitung nicht mehr heruntergeladen werden. Der Vorteil: Mehrere Personen können so parallel das gleiche Dokument bearbeiten, es gibt also keine gesperrten Dokumente mehr! Um diese Funktion nutzen zu können, muss nur innerhalb der Konfiguration bei den Organisationseinstellungen der Haken bei „Online-Bearbeitung von Microsoft Office Daten ermöglichen“ gesetzt werden – fertig!
Hast du eine Lieblingsfunktion?
Oh, da gibt es viele! Wenn ich mich entscheiden müsste, dann für den Workflow Manager. Dieser ist für mich das „I-Tüpfelchen“, da man nach der Archivierung der Dokumente von einfach bis umfangreich digital mit den Dokumenten arbeiten kann. Und das, ohne an einen Ort gebunden zu sein.
Danke, Aline, für diesen Einblick in eure Arbeit!
Das Interview führte Marion Kurtz, Product Marketing Manager bei DocuWare
Weiterführende Links:
Webinar-Termine und Aufzeichnungen
DocuWare YouTube Kanal
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