Apparatehersteller IGEFA WEINBRENNER Wärmetauscher bietet seinen Kunden weltweit die präzise Konstruktion und Fertigung von Druckbehältern. Um ein ineffizientes Papierarchiv zu beseitigen und gleichzeitig Arbeitsabläufe zu beschleunigen, fiel in 2008 die Entscheidung, ein digitales Archiv einzuführen. Für 45 neue Ordner, die für die Unterlagen des nächsten Jahres vorgesehen waren, fand sich kein Platz mehr. Ein lästiges und zeitraubendes Problem war aber auch die unterschiedliche Systematik, mit der die Mitarbeiter die Dokumente ablegten. Beispielsweise kam es bei Anfragen von Kunden nach Ersatzteilen durchaus vor, dass über mehrere Tage nach alten Aufträgen gesucht wurde.
Über eine Million Dokumente wurden inhouse gescannt, archiviert und anschließend vernichtet. Heute steht kein einziger Archivschrank mehr in den Büros. Dank nahtloser Integration in das ERP-System FEPA werden dort generierte Belege automatisch abgelegt. Eingangspost wird sofort digitalisiert, Eingangsrechnungen werden einem Prüfungs-Workflow übergeben und bei einer Freigabe erscheinen Rechnungen in der Mappe der Finanzbuchhaltung, wo sie gebucht und via VPN-Leitung an den externen Steuerberater geschickt werden. Es geht kein Dokument mehr verloren und man kann auf den monatlichen Transport der Belege zum Steuerberater und die erneute Ablage, wenn sie wieder zurückkommen, verzichten. Außerdem sichern schnelle Durchlaufzeiten Skonto-Erlöse.
Ein weiterer Workflow optimiert beim Spezialisten für Wärmetechnik die Prüfung von Spesenabrechnungen. Belege werden den entsprechenden Stellen vorgelegt und anschließend wird sofort das Geld ausgezahlt. Dokumente wie etwa Krankmeldungen oder Stundenzettel, die auch für den Steuerberater relevant sind, werden automatisch an ihn weitergeleitet.
Auch die Recherchemöglichkeiten haben sich wesentlich verbessert. Wenn Kunden nach zehn bis 15 Jahren für ihre Apparate Ersatzteile benötigen, stehen den Mitarbeitern die entsprechenden Unterlagen heute blitzschnell am Bildschirm zur Verfügung. Kunden erhalten innerhalb kürzester Zeit ein Angebot für das passende Ersatzteil. Auch bei Neuaufträgen ist der zentrale Dokumenten-Pool eine nützliche Informationsquelle. Die Fertigung kann bei baugleichen Apparaten sofort auf alte Unterlagen zugreifen, Projekte können dadurch schneller abgewickelt werden.
Auf der DocuWare User Conference 2016 (5.-6.10. in Frankfurt) schildert Jürgen Umlauf, geschäftsführender Gesellschafter, in seinem Vortrag, wie sein Unternehmen die Auftragsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagement-System DocuWare komplett digitalisiert hat.
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