Wintersport, Wandern, Fitness oder Laufen – beim Familienunternehmen Baumann steht die persönliche und fachkompetente Beratung seit 1971 an erster Stelle und stellt gleichzeitig den entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber größeren Sporthäusern dar. Die Freude zur Innovation sichert der Firma dabei den langfristigen Erfolg – auch in der Verwaltung, wo ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System die gewünschte Ordnung in die Büroarbeit bringt.
Die ebenso störende wie zeitraubende Unordnung bei der Rechnungsablage war der entscheidende Grund, sich nach einer digitalen Lösung umzusehen. Als Franchise-Nehmer von Intersport erhält Sport Baumann zweimal monatlich eine Zahlungsaufstellung, bei der man jede Position mit den zuvor zugestellten Einzelrechnungen abgleichen muss. Die mühsame Belegsuche kostete regelmäßig ein bis zwei Stunden Arbeitszeit. Hinzu kam ein drängendes Platzproblem, denn für eine revisionssichere Archivierung hätte man zusätzliche Räumlichkeiten anmieten müssen. Mit einem digitalen Archiv wollte die Geschäftsführung deshalb auch Weichen für die Zukunft stellen. Für DocuWare Cloud sprach, dass man praktisch ohne technische Vorbereitungen starten konnte. Für zusätzliche Server hätte ohnehin der Platz gefehlt.
Prüfungen durch digitalen Workflow
Installation, Einrichtung und Mitarbeiterschulung übernahm der DocuWare-Partner Systemhaus Bissinger an nur einem Abend nach Geschäftsschluss. Bereits am nächsten Morgen konnte die Buchhaltung mit der Anwendung beginnen. Als erstes wurden Eingangsrechnungen und Lieferscheine im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert, danach Ausgangsrechnungen sowie Verträge und Protokolle von Mitarbeitergesprächen. Heute sorgt ein Workflow für die schnelle Prüfung von eingehenden Einzelrechnungen. 
Geschäftsführerin Karin Baumann ist begeistert: „Der automatische Abgleich von Einzelrechnungen mit Zahlungsaufstellungen funktioniert dank DMS schnell und sicher – heute erreichen wir eine Null-Fehler-Quote! Früher mussten dazu alle Rechnungen erst zum Abgleich herausgesucht und anschließend wieder eingeordnet werden.“ Ein weiterer Arbeitsablauf wurde zur Kontrolle von Sammelrechnungen der Firma Intersport eingerichtet.
Mehr Zeit für Kundenservice
Gleichzeitig lassen sich heute gesetzliche Regelungen besser einhalten, zum Beispiel bei unangemeldeten Mehrwertsteuer-Kontrollen. Früher musste der Steuerexperte dafür rund zwanzig Ordner durchforsten, jetzt stehen auf Knopfdruck alle notwendigen Belege zur Verfügung. Zusätzlich hilft der schnelle Dokumentenzugriff dem Unternehmen dabei, den zahlreichen Sportvereinen unter den Kunden einen noch besseren Service zu bieten. Sämtliche Kommunikation mit den Vereinen wird heute im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Durch die bequeme Volltextsuche sind bei Nachbestellungen sämtliche Informationen über Absprachen und Ausstattungsdetails sofort griffbereit.
Den kompletten Beitrag „Weichen für die Zukunft stellen“ finden Sie auf Seite 30 im IT-Matchmaker / DIGITAL OFFICE BUSINESS LÖSUNGEN 2020.
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