Mit ihrem Netzwerk aus Krankenhäusern und Seniorenheimen bietet die Hohenloher Krankenhaus gGmbH den Menschen der Region Gesundheit und Pflege aus einer Hand. Ein zentraler Dokumenten-Pool hilft der Verwaltung, Verträge sicher zu managen. Bei der Rechnungsprüfung sorgt ein Workflow für Schnelligkeit und Transparenz.
Die Hohenloher Krankenhaus gGmbH versteht sich als moderner Dienstleister für die Menschen ihrer Region. Von der Geburt bis zur palliativen Versorgung im hohen Alter bietet sie der Bevölkerung nah am Wohnort Behandlung und Pflege: In den zwei Krankenhäusern in Öhringen und Künzelsau, einer REHA-Klinik und sieben Seniorenheimen versorgen ca. 1.000 Mitarbeiter jährlich rund 35.000 Patienten stationär und ambulant. Eine Basis für den Erfolg des gemeinnützigen Unternehmens ist aber auch die große Offenheit für Fortschritt und Weiterentwicklung – nicht nur bei der Versorgung der Bevölkerung, sondern auch bei Organisation und Verwaltung. Seit Sommer 2015 ist neben dem ERP-System von SAP auch ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz. Die Entscheidung für DocuWare fiel nach eingehender Recherche, so Martin Scholl, der als Einkaufsleiter verantwortlich für das DMS-Projekt ist. Für das System sprach sowohl die einfache Integration in die bestehende EDV-Landschaft als auch die unkomplizierte Anwendung.
Digitales Dokumenten-Management sorgt für mehr Transparenz im Unternehmen
In einem ersten Schritt sollten das Vertragsarchiv neu organisiert und die im Unternehmen sehr zeitaufwändige Rechnungsprüfung optimiert werden: Bei zehn verschiedenen Standorten, die bis zu 30 Kilometer von der zentralen Verwaltung in Öhringen entfernt liegen, waren die Umlaufmappen zur Prüfung und Freigabe der Rechnungen per Hol- und Bringdienst oft tage-, manchmal wochenlang unterwegs. Wegen Krankheit oder Urlaubszeiten kam es zusätzlich zu Verzögerungen. Bei rund 10.000 Rechnungen pro Jahr konnte die Finanzbuchhaltung nur mit erheblichem Aufwand nachvollziehen, wo sich eine Rechnung gerade befand. Die Überwachung von Skontofristen wurde so erschwert. Ein automatisierter Ablauf sollte deshalb die Rechnungsprüfung transparenter machen und verkürzen.
Sämtliche Eingangsrechnungen werden heute in der Finanzbuchhaltung zentral gesammelt, dort gescannt und verschlagwortet. Durch eine automatische Vorindexierung wird dieser Prozess wesentlich vereinfacht und beschleunigt, erklärt Projektleiter Scholl: 
„Die vorgeschlagenen Indexbegriffe müssen von den Mitarbeitern nur noch akzeptiert oder ergänzt werden.“ Anschließend werden die Eingangsrechnungen im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt und der Freigabe-Workflow beginnt. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung verteilen die zu prüfenden Rechnungen auf die zuständigen Abteilungen in den zehn Standorten. Insgesamt sind um die 50 Mitarbeiter in den Freigabeprozess eingebunden. Über eine E-Mail-Notification wird der jeweils zuständige Mitarbeiter über neu eingegangene Rechnungen informiert. Dieser prüft die Rechnung und schickt sie mit einem digitalen Stempel versehen weiter zum Finanzleiter. Falls eine Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist nicht bearbeitet wird, ist eine Eskalationsstufe eingebaut. Die Rechnung geht dann direkt weiter an den Finanzleiter. Ist alles korrekt, gibt sie dieser mit einem weiteren Stempel zur Zahlung frei und leitet sie damit zurück zur Buchhaltung. Dort wird die Rechnung in SAP gebucht, die Buchungsnummer wird in DocuWare als Indexkriterium hinterlegt. Mit dem Stempel „Gebucht“ endet der Workflow, die Rechnung ist revisionssicher archiviert.
Digitale Rechnungsprüfung spart Zeit und Geld
Heute kann jeder Mitarbeiter, der Rechnungen bearbeitet, sofort auf die Belege zugreifen und sich jederzeit über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Früher musste man in der Buchhaltung nachfragen oder in den verschiedenen Abteilungen nach den Belegen suchen. Jetzt dagegen ist bei Anfragen von Lieferanten sofort klar, in welcher Freigabephase sich eine Rechnung gerade befindet oder ob sie bereits bezahlt wurde. „Schnelligkeit und Transparenz sind die größten Vorteile des Systems“, ist Einkaufsleiter Scholl zufrieden. Bei der Rechnungsprüfung spart das Unternehmen heute Zeit und Geld, Skontofristen werden jetzt eingehalten.
Der deutlich schnellere und transparentere Arbeitsablauf ist auch beim Vertragsmanagement ein wichtiges Argument. Heute kann der Einkaufsleiter ebenso wie die Geschäftsführung oder der Leiter Finanzen auf jeden der rund 800 Verträge im zentralen Dokumenten-Pool zugreifen. Frühzeitig erscheinen automatisiert in einer Aufgabenliste die Verträge, die verlängert, neu verhandelt oder gekündigt werden müssen. Dazu schätzt Martin Scholl die Möglichkeit, Verträge zu bestimmten Themenbereichen zusammenzustellen. Nur wenige Mausklicks genügen, um diese Liste – beispielsweise mit allen Mietverträgen – per Mail zu verschicken.
„Mit der bisherigen Umsetzung des Projekts bin ich sehr zufrieden“, sagt der Geschäftsführer der Hohenloher Krankenhaus gGmbH Dr. Andor Toth. „Unser Unternehmen kann vom DocuWare-Einsatz nur profitieren.“ Als Nächstes sind unter anderem ein Archiv für die Technikabteilung, die für Baumaßnahmen regelmäßig auf Zeichnungen und Pläne zugreifen muss, oder ein Bewerbermanagement für die Personalabteilung geplant.
Den ausführlichen Bericht „Wünsche in Technik umgesetzt“ lesen Sie in der Ausgabe 4/2017 des Fachmagazins KTM KRANKENHAUS Technik + Management.
