Verwaltungskosten um 65 Prozent reduziert

Corestruc ist das Flaggschiff eines Konglomerats aus insgesamt elf verteilten Einzelfirmen mit 250 Angestellten, die in Südafrika und angrenzenden Staaten in der Beton-, Immobilien- und landwirtschaftlichen Industrie tätig sind. Corestruc selbst plant und erstellt Betonfertigteile für öffentliche Infrastrukturprojekte und den privaten Bausektor. Die Cloud-basierte DocuWare-Lösung koordiniert dabei das Zusammenlaufen aller unternehmerischen Fäden am Hauptsitz in Polokwane, nordöstlich von Johannesburg und senkt die internen Verwaltungskosten.
Der ständige Kampf mit einer papierbasierten Verwaltung war in südafrikanischen Polokwane früher Teil der Tagesordnung, vor allem aufgrund der räumlichen Verteilung der Tochtergesellschaften. Da die dezentral beschäftigten Mitarbeiter im Durchschnitt nur einmal monatlich nach Polokwane reisten und die vor Ort erhaltenen Dokumente mitnahmen, wurden eingehenden Rechnungen früher nur etwa alle vier Wochen bearbeitet. Zwar scannte man dringende Dokumente mitunter vorab ein, um sie per E-Mail weiterzuleiten, jedoch führte dies im weiteren Verlauf fast immer zu einem Kontrollverlust, etwa wenn nach Eingang der Originalbelege unklar war, ob die Vorabkopie bereits bearbeitet war oder nicht. In den meisten Fällen blieb es deshalb bei der papierbasierten Variante mit entsprechenden Verzögerungen. Zusätzlich kam es zu Nachteilen durch die zentrale Endlagerung aller Belege. Denn die Tochtergesellschaften waren fortan bei sämtlichen Rückfragen auf die Kollegen im Hauptsitz angewiesen. Dort mussten Belege immer wieder neu herausgesucht, kopiert und verschickt werden. Beim Wechsel des ERP-Systems suchte man deshalb auch nach einer kompatiblen DMS-Lösung für schnelle Verwaltungsprozesse. Ausschlaggebend für DocuWare war neben der Einfachheit des Systems auch der lokale Support durch den Vertriebspartner in Südafrika.

Standortunabhängige Verfügbarkeit in Echtzeit

Der DocuWare-Einsatz begann mit der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Durch die Integration in Sage Evolution können berechtige Mitarbeiter über das ERP-System jederzeit den Status von Rechnungen prüfen und bei Bedarf nachhaken. In der Qualitätssicherung geht man sogar noch einen Schritt weiter. Aufgrund umfangreicher gesetzlicher Dokumentationspflichten muss Corestruc zu jedem Zeitpunkt nachweisen können, in welchen Gebäuden ein bestimmtes Teil verbaut wurde. Um diesen Pflichten einfacher nachzukommen, stattete man die Smartphones der mobilen Installationsteams kurzerhand mit der DocuWare App aus. Unterlagen werden so direkt vor Ort eingescannt oder auch gegengezeichnet und stehen im Anschluss allen anderen berechtigten Kollegen in Echtzeit zur Verfügung – unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsort.

Weniger Kosten und mehr Chancen

Verwaltungsleiter Tian de Jager ist sehr zufrieden: „Bei der Modernisierung unserer IT-Systeme war DocuWare eine entscheidende Komponente. Unsere Analyse hat ergeben, dass wir damit etwa 65 Prozent unserer internen Verwaltungskosten einsparen. Das DMS macht die standortunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten enorm einfach. Da wir einen großen Anteil unserer Controlling-Zahlen aus Dokumenten erhalten, bedeutet das für uns eine höhere Aktualität unserer Zahlen. So können wir schnellere und bessere Entscheidungen treffen.“

Den vollständigen Bericht „Verwaltungskosten um 65 Prozent reduziert“ lesen Sie in der Ausgabe 05/2021 der Fachzeitschrift IT&Production.