Die Idee vom Traumhaus ganz individuell für jeden Kunden mit höchsten Qualitätsansprüchen zu realisieren, ist das Erfolgsrezept von WeberHaus. Für jedes einzelne Bauprojekt sammeln sich deshalb beim Fertighaushersteller hunderte von Unterlagen. Im zentralen Dokumenten-Pool stehen sie jederzeit für den schnellen Zugriff bereit.
Kein Haus ist wie das andere. Beim Fertighaushersteller WeberHaus aus dem badischen Rheinau-Linx hat jeder Kunde seine eigenen Wünsche und Vorstellungen vom Traumhaus. Nach intensiven Beratungsgesprächen reifen sie zum individuellen Bauprojekt. Größten Wert legt das traditionsreiche Familienunternehmen dabei allerdings auf hochwertige und Ressourcen schonende Materialien sowie auf eine umweltbewusste Bauweise. Bereits seit der Firmengründung vor 55 Jahren hat das Unternehmen dafür Forschung und Entwicklung vorangetrieben, heute ist WeberHaus mit seinen fortschrittlichen Ideen ein Impulsgeber für umweltschonende und energiesparende Bauweise. In Sachen Innovation will WeberHaus ganz bewusst eine Vorreiterrolle einnehmen, dem Wettbewerb immer ein Stück voraus sein. Das Bauunternehmen setzt deshalb nicht nur in der Fertigung, sondern auch in der Verwaltung auf neue Technologien. Seit Herbst 2014 unterstützt das Dokumentenmanagement-System DocuWare die Bauprojekte von der Planung bis zur Ausführung.
Vor dem Einsatz des DMS wurden für jedes Bauvorhaben sämtliche Unterlagen in Papierform in jeweils zwei bis drei Bauakten einsortiert und gleichzeitig als digitale Daten in einem Netzlaufwerk gespeichert. Bei jährlich rund 750 neuen Bauvorhaben waren es immerhin rund 2000 umfangreiche Akten, die von einer Abteilung zur anderen weitergereicht werden mussten. Mit ein Grund für die Entscheidung, ein DMS einzuführen, war allerdings der große administrative und zeitliche Aufwand für die Ablage der immer zahlreicher werdenden E-Mails im Windows-Netzlaufwerk und die sehr umständliche Suche nach Dokumenten im Windows-Ordnersystem. Heute werden alle anfallenden Dokumente – vom Vertragseingang bis zur Montage des vorgefertigten Hauses – zentral archiviert. Berechtigte Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen können sich über jedes Projektdetail ohne langes Suchen informieren und sich wieder stärker auf ihr Kerngeschäft – die Beratung der Kunden und Abwicklung der Bauprojekte – konzentrieren.
Prokurist Willi Hofmann ist zufrieden mit dem DMS-Einsatz: „Unsere Abläufe – was den Dokumentenfluss angeht – sind schneller, einfacher und sicherer geworden. Die Mitarbeiter können wieder mehr Zeit in die eigentliche Projektarbeit investieren.“
Den vollständigen Bericht „Traumhaus nach Maß“ lesen Sie im CHEFBÜRO, dem IT- und Businessmagazin für Führungskräfte.
