Bei der Spezialitätenbrauerei Riegele in Augsburg werden jährlich rund 200.000 Lieferscheine und Rechnungen revisionssicher archiviert. Die Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in SAP macht Ablage und Recherche der Belege schnell und komfortabel. Ein digitaler Workflow beschleunigt die Rechnungsprüfung und hilft Skontoverluste zu vermeiden.
Überlieferte Braukunst kombiniert mit Fortschritt und Veränderung – für die Brauwelt Riegele ist dies seit Generationen die Grundlage ihres Erfolgs. Die Augsburger Biermanufaktur zählt heute zu den ältesten Brauereien der Welt und ist bereits seit 1884 in Familienbesitz.
Bewährtes bewahren und offen sein gegenüber Neuem – dieser Grundsatz des Unternehmens gilt nicht nur bei der Herstellung von Brauspezialitäten. Auch in der Verwaltung setzt Riegele auf transparente Abläufe mit moderner Informationstechnologie. Seit Anfang 2008 ist in der Brauerei das Dokumentenmanagement-System DocuWare im Einsatz. Ein erstes Ziel war, die immense Papierflut einzudämmen und gleichzeitig den hohen Aufwand für eine revisionssichere Archivierung der jährlich rund 80.000 Lieferscheine und 12.500 Eingangsrechnungen zu reduzieren. Bei der DMS-Auswahl war das gute Preis-Leistungs-Verhältnis ein entscheidendes Argument, sagt Peter Baier, Kaufmännischer Leiter bei Riegele. „DocuWare lässt sich sehr leicht handhaben, sodass wir das System auch selbst anpassen und erweitern können.“ Aber auch die Fachkompetenz und die Nähe des DocuWare-Partners hat die Systemauswahl beeinflusst, betont der Finanzchef der Brauerei.
Skontoverlust (fast) ausgeschlossen
Mit dem DMS-Einsatz wurde in den Abteilungen Einkauf und Finanzbuchhaltung begonnen. Heute arbeiten unternehmensweit rund 50 Mitarbeiter mit DocuWare. Eingebunden sind alle Abteilungen, die mit der Freigabe von Rechnungen befasst sind. Dass eine Rechnung heute auf einem Schreibtisch unbearbeitet liegen bleibt oder verschwindet, ist ausgeschlossen. Oft kann eine Rechnung sogar noch am gleichen Tag zur Zahlung freigegeben werden. „Ein Skontoverlust ist die Ausnahme“, sagt der Kaufmännische Leiter.
SAP und DocuWare – ein eingespieltes Team
Seit 2016 sorgt die zertifizierte Schnittstelle Connect to SAP für eine nahtlose Verbindung von Dokumentenmanagement- und ERP-Lösung. Alle in SAP erstellten Ausgangsrechnungen, Mahnungen und Vergütungsabrechnungen werden damit automatisch im zentralen Dokumenten-Pool archiviert und verschlagwortet. Bei Nachfragen können die Mitarbeiter nun sofort – und ohne die gewohnte SAP-Arbeitsoberfläche verlassen zu müssen – auf alle Belege eines Kunden im digitalen Archiv zugreifen. Die SAP-Integration wurde von dem in Germering ansässigen Consulting-Unternehmen Processum realisiert.
Auch die Wirtschaftsprüfer, denen bei der jährlichen Prüfung der direkte Zugriff auf sämtliche Rechnungen ermöglicht wird, reagieren sehr positiv, berichtet Finanzchef Baier: „Das sorgt für Transparenz und schafft Vertrauen.“
Die Riegele-Mitarbeiter inklusive Außendienst sind mit dem DMS sehr zufrieden, denn für sie ist die Arbeit einfacher geworden. Sie können – auch von unterwegs und sogar aus dem Ausland – alle Informationen über ihre Kunden sekundenschnell abrufen, Anfragen schon am Telefon detailliert beantworten oder sich auf Gespräche besser vorbereiten. Der mittlerweile vollständige Verzicht auf ein Papierarchiv hat in der Augsburger Brauerei sogar noch Platz für neue Aktivitäten geschaffen. Nach einem Umbau lässt sich das Dachgeschoß heute als „Bierakademie“ für Schulungen gewinnbringender nutzen.
Den vollständigen Bericht „Offen für Neues“ lesen Sie im unabhängigen Fachmagazin S@PPORT, der Informationsquelle unter SAP-Anwendern.
Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.
