100 Jahre nach der Gründung gehört das auf Land, Forst und Garten spezialisierte Familienunternehmen Agrar-Markt Deppe mit 140 Mitarbeitern und neun Standorten zu den führenden Landmaschinen-Händlern in Mitteldeutschland. Entscheidende Erfolgsfaktoren sind neben der Kundennähe eine schlanke Organisation. Dafür ist seit einiger Zeit ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz.
Vor Einführung des DMS stand man in der Verwaltung vor einer ständigen Herausforderung: Die monatlich rund 1800 Eingangsrechnungen und 3000 Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß abzulegen war umständlich und kostete viel Zeit. Die Eingangsrechnungen und Lieferscheine wurden jeweils in den einzelnen Standorten archiviert. Damit auch die Unternehmenszentrale in Bad Lauterbach auf die Belege zugreifen konnte, mussten diese herausgesucht, kopiert und verschickt werden. Dabei konnte man nicht ganz sicherstellen, alle Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Um das zu garantieren, entschied man sich ein DMS einzuführen.
Außerdem sollten Arbeitsprozesse, die in den Standorten teils recht unterschiedlich abliefen, angeglichen werden, etwa im Bereich der Auftragsabwicklung. Die problemlose Anbindung aller Standorte an das DMS war deshalb ein entscheidendes Argument für DocuWare, ebenso die mögliche Schnittstelle zur Branchenlösung AMS Arista. „Mit DocuWare war das am einfachsten zu realisieren“, sagt DMS-Projektleiter Deppe. Wegen des attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnisses entschied man sich für die Cloud-Lösung. So mussten weder ein neuer Server angeschafft noch sonstige technische Vorbereitungen getroffen werden. „Für die Cloud spricht auch, dass wir ohne Aufwand immer an den neuesten Entwicklungen und Updates partizipieren können“, sagt Deppe.
Preis-Leistungs-Verhältnis sprach für die Cloud
Für optimierte Arbeitsabläufe sorgen beim Agrar-Markt Deppe heute zahlreiche Workflows. Als erstes wurde ein Workflow für die Prüfung von Eingangsrechnungen installiert. Einen zweiten, sehr umfassenden Workflow richtete man zur Auftragsabwicklung ein, welche nun an allen Standorten einheitlich abläuft. Durch den Workflow sind alle Vorgänge transparent und genauestens dokumentiert. Verkaufsleiter und Auftragsabwicklung können sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Stand der Dinge verschaffen. Für einen ebenfalls schnellen und reibungslosen Ablauf sorgt ein weiterer Workflow in der Personalabteilung. Mitarbeiter können ihren Urlaubsantrag per Online-Formular stellen. Automatisch weitergeleitet an Vorgesetzte und Personalabteilung kann dieser ohne unnötige Verzögerung genehmigt werden und ist anschließend archiviert.
DMS garantiert präzisen Informationszugriff
Auf das DMS wollen die Mitarbeiter beim Agrar-Markt Deppe heute nicht mehr verzichten. Nicht nur die schnelle und revisionssichere Ablage spart wertvolle Arbeitszeit. Mitarbeiter sind nicht mehr mit teils stundenlangem Suchen nach Unterlagen beschäftigt, sondern haben mehr Zeit für ihre anspruchsvollen Aufgaben in Finanzverwaltung und Vertrieb. Sowohl in der Zentrale als auch in allen Standorten kann jetzt jeder Berechtigte schnell auf die Informationen zugreifen, die er für seine Arbeit braucht, und auch bei Kundenanfragen ist eine sofortige und präzise Auskunft möglich.
Den ausführlichen Bericht finden Sie auf IT-Mittelstand.
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