Fast 8.000 Eingangsrechnungen erreichten die Gemeinnützige Wohnungs- und Siedlungsgesellschaft mbH (GWSG) im Jahr 2013 in Papierform. Die Bearbeitungszeiten dauerten gerade in Spitzenzeiten wie dem Jahresende immer länger und Skontofristen konnten nicht eingehalten werden. Außerdem gingen Rechnungen aufgrund von Falschablagen häufig verloren. Die Verantwortlichen entschieden sich für die Einführung eines DMS.
Die Wahl fiel auf DocuWare – vor allem aufgrund des modularen Aufbaus und der vollen Integrationsfähigkeit der Software in die branchenspezifische ERP-Lösung iX-Haus. Aufgrund der hohen Priorität entschieden die Verantwortlichen, mit der Digitalisierung im Rechnungseingang zu beginnen.
Bereits in der ersten Projektphase konnten zahlreiche konkrete Verbesserungen realisiert werden. Eingangsrechnungen werden im Posteingang mit Hilfe des Hochleistungsscanner HP Digital Sender Flow 8500 fn1 zentral erfasst, verschlagwortet und archiviert. Die Vorklassifizierung erfolgt über den von DocuWare entwickelten Intelligent Indexing Service, die Ablage anschließend automatisiert anhand der identifizierten Begriffe und ein Dokumenten-Workflow beschleunigt den Prüfprozess. Auch die gesamte Eingangspost wird inzwischen schon beim Eintreffen digitalisiert. Was die Anwender besonders schätzen: Sie können archivierte Dokumente jederzeit aus iX-Haus aufrufen, ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung dazu verlassen müssen.
Nach 18-monatigem Produktivbetrieb war das digitale Archiv auf rund 50.000, zum Teil mehrseitige Dokumente angewachsen. Die getätigten Investitionen hatten sich bereits in diesem Zeitraum amortisiert.
Den vollständigen Bericht lesen Sie in C.ebra – Zeitschrift für effiziente Beschaffung rund um Büro und Arbeitsplatz.
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