Ein digitaler Workflow sichert bei der Bayerischen Verwaltungsschule (BVS) eine einfache, übersichtliche und schnelle Bearbeitung der jährlich 66.000 Eingangsrechnungen. Skonti werden nun besser genutzt, Mahnungen vermieden und gleichzeitig die Papierflut eingedämmt.
Die Bayerische Verwaltungsschule (BVS) ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts gleichzeitig ein innovatives Dienstleistungsunternehmen für Aus- und Fortbildung. Kernaufgabe sind praxisnahe Qualifizierungsmaßnahmen für den öffentlichen Dienst in ganz Bayern. In verschiedenen Standorten sind 190 Mitarbeiter beschäftigt, dazu eine Vielzahl von Dozentinnen und Dozenten. Die BVS legt nicht nur bei ihrem breiten Bildungsangebot Wert auf hohes Qualitätsniveau, sondern auch in der Verwaltung. Neben dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV ist dort seit Januar 2018 DocuWare im Einsatz.
Bei jährlich rund 66.000 eingehenden Rechnungen und ihrer gesetzlich festgelegten Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren war die Papierflut in der Münchner Geschäftsstelle kaum noch zu bewältigen. Neben einer Lösung für das Platzproblem suchte man aber auch nach einer Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu verbessern und zu digitalisieren, beispielsweise bei der früher sehr aufwändigen Rechnungsprüfung mit 4-Augen-Prinzip. In Absprache mit der IT-Abteilung fiel die Entscheidung für DocuWare recht schnell. Funktionalität und einfache Bedienung des Systems gefielen den Verantwortlichen am besten, hinzu kam die Fachkompetenz des DocuWare-Partners applabs.
Zeit fürs Wesentliche
Die Finanzbuchhaltung hat heute eine genaue Übersicht über alle Rechnungen, die im Haus und in den Bildungszentren unterwegs sind, und kann genau nachvollziehen, wo und in welchem Status sie sich gerade befinden. Gibt es Verzögerungen, wird die Rechnung markiert. So kann gezielt nachgehakt werden. Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, ist der Prüfvorgang jetzt schnell erledigt – Skonti werden besser genützt und Mahnungen gehören der Vergangenheit an. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter in den Abteilungen nun selbst Zugriff auf ihre Rechnungen haben, die sie beispielsweise für eine Budgetplanung benötigen. Dank der Volltextsuche genügen ein paar Mausklicks. Auch das entlastet die Buchhaltung, die so mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben hat. Den größten Vorteil zieht die Bayerische Verwaltungsschule aber aus der Arbeitserleichterung bei der früher so zeitaufwändigen Rechnungsprüfung, welche allen Abteilungen zugutekommt. Vor allem hier ist der Arbeitsablauf deutlich einfacher und transparenter geworden.
Anja Maier, Stv. Fachbereichsleiterin Finanzen, ist begeistert, dass der Buchungsalltag heute deutlich einfacher ist: „Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, kommt es heute vor, dass eine Rechnung, die morgens per Mail eintrifft, noch am gleichen Tag bezahlt wird.“
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